データクレンジングとは
『データクレンジング』という言葉に聞き覚えがない人も多いのではないでしょうか？まずはデータクレンジングの意味と、その役割について確認しましょう。
データベースの整理をおこなうこと
データクレンジングとは、一言で言えば蓄積したデータの整理を行うことです。
取引の履歴や顧客とのやりとり、売上管理など、業務において毎日膨大な量のデータが蓄積されています。
これを放置しておくと、必要なデータを探しにくくなったり、サーバーが重くなったりするでしょう。そうならないためには、データクレンジングを定期的に行う必要があるのです。
古いデータの削除や更新を実施
蓄積されていたデータの中でも、特に古いデータは利用機会が少なくなってきて閲覧する機会がなくなります。そういったデータの削除、それと更新が主な役割です。
古いデータの中でも必要なデータは、現在使用しているソフトの規格に合わなくなっている場合があります。そのようなデータを今の規格に合わせて更新したり、整理するのもデータクレンジングの重要な役割です。
データクレンジングが必要な理由
データクレンジングをしなくても業務をする上で重大な支障には至らないことも多く、必要ないと考えるサーバー担当者もいるかもしれません。しかし、データクレンジングを行うことで、業務上でさまざまなメリットが表面化されます。
無駄な時間や費用を削減し生産性が上がる
データベースが重くなってくると、通信や処理速度が遅くなります。また、データベースから必要なデータを検索する時にも時間がかかったり、ファイル名が重複していると両方が検出されてしまうといったケースも考えられるでしょう。
そうなると無駄な時間が発生してしまいますし、頻繁にデータを運用するようなビジネスモデルでは使いにくくなります。そのような無駄を極力省き、生産性を上げるためにもデータクレンジングは必要です。
データを活用しやすくなる
データクレンジングを行えば、データが活用しやすくなります。データが軽くなって抽出しやすくなれば、顧客や取引先からの問い合わせにすぐに対応することが可能です。
さらに、人的ミスが発生する可能性を抑えるのにも役立つでしょう。例えば営業メールを送るとき、重複したデータが残っていて同じ企業に送ってしまったり、すでに連絡先を変えた相手に連絡を取ろうとしてしまったりなどがなくなります。
システムの運用コストを削減する
データが多くなれば、そのデータを許容するだけのストレージが必要になります。システム管理を外部委託する場合にも、データ量が多いとその分費用を取られる可能性があるため、整理されていないデータや無駄なデータを放置しておくのは、いたずらにコストを発生させる原因です。
データを整理して適切に管理すれば、データベースや管理費用が小さくて済むので、システムの運用コストそのものを削減することが可能です。
データクレンジングの相場
データクレンジングを外部サービスに委託して行う場合、どの程度の費用がかかるかを詳しく解説していきます。
基本料とデータ量に応じた従量課金
データクレンジングでかかる金額は『基本料金＋データ件数×1件当たりの単価』としているところが多いようです。データ量が多ければそれだけ費用は大きくなります。
例えば基本料金3万円、1件当たりの単価が2円でデータ件数が10万件なら、合計金額はおよそ23万円となります。データ量が大きく影響することを覚えておきましょう。
数万円〜数十万円と幅が大きい
先述したように、基本はデータ量に応じた従量課金となるため、データが小さければ数万円程度、大きくなれば数十万円となることも珍しくはありません。
また、クラウドアプリを利用して自社で行うという方法もあります。その場合は、自社の従業員がある程度操作をしなければなりませんが、費用を大きく抑えることもできるでしょう。
すべて外注するのか、それともある程度は企業のリソースを割くのかでも料金は大きく変わります。
見積りを取得して検討がおすすめ
1社で選ぶのではなく、複数の事業者から見積りを取ることもポイントです。データ量が多いほど、1件当たりの単価も重要になります。
データソージングを行うにあたり、データ1件あたりの単価が2円のA社と3円のB社に10万件分のデータを発注するとしたら、単純計算でA社の方が10万円も安くなります。
その他にも、個人名を性別に分離する、データの表記ミスチェックや現在の企業情報が正しいか調査してくれるような事業者もありますので、どこまでやってくれるのかも確認すると良いでしょう。
まとめ
データソージングを行うことでデータを引き出しやすくなると共に、サーバー自体が軽くなります。データの検索や引き出すための待機時間もなくなるので無駄な時間のロスにつながるでしょう。重複連絡や変更前の住所に連絡するといったミスもなくなります。
データソージングは定期的に実施しておかないと、いざ行う時に莫大な費用や時間がかかる可能性があります。業者に頼む場合は、相見積りを取るなどして作業内容と金額を比較すると良いでしょう。