フローチャート作りのコツとは
フローチャートは見るだけであれば分かりやすい特徴がある一方で、初めてフローチャートを作るとなると、どのように作成すれば良いのか分からず苦労するものです。
ここではフローチャート作りのコツについて説明します。
時系列や文字数に気を付ける
フローチャートは、情報をわかり易く並べることで作業を効率化させるものです。読み手にも配慮して、時系列に沿って分かりやすく作成しましょう。ポイントを絞ってシンプルに作成することが大切です。
また、余計な文字を入れずに書くことも大切なポイントです。助詞を多用すると読み手の負担が増えてしまいます。不要な文字は省略して、最低限の表記でフローチャートの内容が理解できるよう気を付けましょう。
ワードでのフローチャートの作り方
マクロソフトの文章作成ソフトである『ワード』でもフローチャートを作成できます。ここでは、ワードを使ったフローチャートの作り方について、図形の追加やテキストの挿入などの機能とともに解説します。
図形の追加
フローチャートを作る際、図形を多用して時系列化することで全体の流れが分かりやすくなります。ワードには『SmartArt』と『図形』が用意されており、SmartArtはグラフィック的な要素を兼ね備えた画像が、図形はシンプルな図が用意されています。
これらの機能を活用することで簡単にフローチャートを作成できるのです。ワードにおいては、以下の手順で図形の追加が可能です。
- ワードの『挿入』をクリック
- 『SmartArt』か『図形』をクリック
- 表示された中から適切な図形を選択しクリック
- ページの中に表示された図形を必要な場所に移動
テキストの追加
SmartArtのグラフィックの中にあるテキスト部分をクリックして文字入力することで、テキストを追加することができます。
図形の中にテキストを追加する際は、カーソルをオブジェクトに合わせてダブルクリックすれば入力できるようになります。
使用する文字のフォントも自在にカスタマイズできるので、簡単にフローチャートを作成できるのです。
線の追加と全体の書式設定
図形と図形の間を線でつなぐとフローチャートを時系列順に描くことができます。
線を描くには、まず『挿入』をクリックします。次に『図形』をクリックして効果的な線を選択すれば、好きな場所に線を追加できるのです。
SmartArt、図形いずれも右クリックすると書式設定ができます。色やフォントなど、さまざまな項目をカスタマイズできるので、全体のデザインを整えましょう。
エクセルでの作り方
マイクロソフト社のエクセルは、スプレッドシートの作成や表計算ができる便利なツールとして主にビジネスの場で使われています。エクセルを活用すれば簡単にフローチャートを作成できるのです。
ここでは、エクセルを使ったフローチャートの作り方を解説します。
グリッドやレイアウトの設定
エクセルでチャートを作る場合、表の枠線を『グリッド』として使えます。そのためセルの形を事前に調整しておくと、作業が進めやすくなるのでおすすめです。
『Ctrl』＋『A』のショートカットキーでセル全体を選択して、すべての列の幅と行の高さを同じ値に設定しておきましょう。このようにしてグリッドを正方形に設定すると、図形を配置しやすくなります。
枠線にあわせて図形を配置するためには、『書式』タブにある『配置』をクリックします。表示されるメニューの中から『枠線に合わせる』を選択してください。
この設定をしておくだけで、枠線が『グリッド』として機能し、自動的に図形が枠線に吸い付くように動くので、枠線に沿って配置するのが簡単になります。
図形やテキストの追加
エクセルで図形を追加する手順も、基本的にワードと同じ操作で、以下のとおりです。
- 『挿入』をクリック
- 『SmartArt』か『図形』をクリック
- 表示された中から適切な図形を選択しクリック
- ページの中に表示された図形を必要な場所に移動
図形にテキストを入力するには、図形を右クリック後に『テキストの編集』を選択してください。カーソルが点滅し、図形の中にテキストを入力できるようになります。
線の追加と全体の書式設定
線を追加する場合も、基本的にワードと同じ操作方法です。『挿入』タブから『図形』をクリックし、適切な直線の種類を選んで追加します。
図形の色や、線の太さなどの書式設定は、図形を右クリックすると表示される『図形の書式設定』から自由にカスタマイズできます。これらの機能を活用して全体のデザインを調整し、見やすいフローチャートを作成しましょう。
パワーポイントでの作り方
マイクロソフト社のパワーポイントは、ビジネスの場などでプレゼンテーションの資料作りに活用されるツールです。パワーポイントにも、図形を挿入する機能があるので、それをうまく活用することで簡単にフローチャートを作成できるのです。
パワーポイントなら、作ったフローチャートをそのままプレゼンテーションでスライドとして示すこともできます。ここからは、パワーポイントを使ったフローチャートの作り方を解説します。
図形の追加
『挿入』タブから『図形』を選択し、パワーポイントの画面上に必要な図形を追加しましょう。図形の一覧の中に『フローチャート』という項目があり、フローチャート作成に役立つ図形も用意されています。
フローチャートは、様々な図形を使い分けて作成するのが基本です。分岐やループなど、工程の意味に応じて決まった図形を用いることがルールですから、適切な図形を選択することで、視覚的にも伝わりやすく表現できます。
テキストの追加
オブジェクトにカーソルを合わせてダブルクリックすることで、図形の中にテキストを追加することができます。ツールボックスが表示されるのでその中から好きなフォントを選択し、テキストをカスタマイズすることも可能です。
図形内のテキストは大きすぎても小さすぎても分かりにくいものです。見やすいフローチャートを作成するためにはテキストの大きさは大切なポイントです。図形とのバランスを確認しながら、見やすい大きさのテキストを選択するようにしましょう。
線の追加と全体の書式設定
『挿入』タブの『図形』を選択すると、追加する線を選ぶことができます。フローチャート全体のバランスを見ながら最適な線を選び、ページ上でクリックとドラッグをして追加しましょう。
図形やテキストなどの該当箇所にカーソルをあてて右クリックすると、全体の書式を設定することができます。見やすいフローチャートは全体のバランスが重要です。全体を何度も確認しながら書式を設定し、見やすいフローチャートを作りましょう。
まとめ
作成が難しく見えるフローチャートも、ワードやエクセル、パワーポイントといった身近なツールを使うことで簡単に作成できます。
ビジネスの場ではプレゼンテーションする機会もあり、フローチャートの作成が求められる場面も多いでしょう。これらのツールを使いこなして、分かりやすいフローチャートを作るよう心がけてください。