要件定義は成果物を共有することが大事。成功のためのポイント

新たなシステムやコンテンツを開発する際に欠かすことのできない『要件定義』ですが、成果物を共有することが、プロジェクトにおいて大切な要素となります。プロジェクトを成功させるための成果物を作成する要点について紹介していきます。

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要件定義の重要性

スマートフォンやインターネットの普及に合わせ、IT関係のビジネスも多様化しています。そんな状況にも対応し得るシステムを構築するために必要なのが『要件定義』です。

近年、頻繁に耳にするようになった要件定義ですが、具体的にどのような効果があるのでしょうか?まずは、その役割と重要性に迫ります。

そもそも要件定義とは

そもそも要件定義とはどのようなものなのでしょうか?

要件定義とは、IT導入プロジェクトに際して、新規のシステムやコンテンツを開発するときに、実装すべき機能や必要な性能について明確化していく『作業』のことを表しています。

新たなプロジェクトを開始する際、初めに行う工程であるため、今後の活動において基盤となる作業といえるでしょう。

要件定義では、顧客との話し合いを重ねることで潜在的なニーズを引き出していきます。ニーズを満たすシステムを検討し、どの程度まで実現可能かを図るのも要件定義の役割です。

要件定義はプロジェクトの鍵となる

基本的に、新規のシステムを構築する際のプロジェクトは『要件定義→設計→製造→テスト』という一連の工程により構成されています。プロジェクトの基盤となる要件定義は、一連の流れを左右する重要な要素だとされています。

そのため、要件定義にしっかりと時間を費やすことは非常に大切です。昨今、開発期間が短縮される傾向があり、時間を確保することが難しくなっていますが、この工程にはしっかりと時間を確保するのが理想的です。

成果物を共有する目的

新しいコンテンツを生み出すときに、要件定義が重要な役割を果たすことについて紹介してきましたが、『できあがったものを共有する』というのも目的の一つです。

要件定義における成果物は『要件定義書』になるのですが、要件定義書を作成するときには知っておきたいポイントがあります。どのような点に注意すればよいのか、具体的にみていきましょう。

要件定義書にはフォーマットがない

要件定義書を作成しクライアントとの共有を行う際に注意したいのが『フォーマットがない』という点です。

要件定義書には、決まっている形式がありません。そのため、参加しているプロジェクトや関わる企業によって、全体の仕様が違う場合があります。

あくまでも共有するために作成しているものなので、フォーマットがなくとも、関わる人が分かりやすいように作り上げる必要があります。

クライアントとイメージをすり合わせる

要件定義書を作成する目的は『イメージを共有する』ことです。要件定義の段階でシステムの全貌を検討し、あらかじめクライアントとの合意を得ることで、完成後のトラブルを防ぐ効果があります。

イメージの共有を行う際に気をつけたいのが、システムの仕様や詳細もしっかりと明記することです。設計工程において必要となる機能や作業に関しても、先方にわかりやすく伝え、プロジェクトの全貌を共有しましょう。

成果物に必要な項目

いくつかのポイントについて触れてきましたが、より詳細に、成果物に組み込んでいきたい内容についてまとめていきます。どれか一つが抜けてしまうだけで成り立たなくなるため、見落とさないように項目を作成できるようにしましょう。

目的や目標を定めた概要

要件定義書に記載したい項目の一つに『目的や目標を定めた概要』が挙げられます。この概要には、システムを開発するに至った背景も一緒に記載しておきたいです。

実際に作業が進んでいくにつれ、なぜこのシステムを開発するに至ったのかが不明瞭になってしまうケースがあります。そうなると、本来の目的から徐々に外れていってしまう可能性があるので危険です。

明確な目標と目的を記載することで、所謂『ゴール』に向かってまっすぐ進めるようにしておく効果があります。

業務フローで業務要件をまとめる

ゴールが定まったら次に検討するのが『業務要件』です。プロジェクトを進めるにあたり、具体的にどのような流れ(フロー)で作業を行うのかを明確にします。

この工程では、業務内容についての詳細な内容まで明記することが大切です。さらに、各々の作業を分担しておくと効率が上がります。

現状の作業の流れを書き出したあと、システム稼動後の流れについて検討します。二つのフローを明記しておくことで、稼動前後の作業内容を比較できるため変化を可視化できます。

必要な機能を決める機能要件

システム化することが決まった範囲に対して、『機能要件』を記入することも大切です。機能要件とは、『ユーザーがどのように使うのか』や『システムが何を管理・処理するのか』ということを指しています。

システムにどのような機能を盛り込むかは、ユーザーが実際に使うことを想定して決定していきます。注意しなくてはいけないのが、なんでも盛り込めばよいというわけではないということです。実現できる範囲をしっかりと想定し、確実に必要な機能のみを実装することに着手しましょう。

システムの裏側を決める非機能要件

システムに実装したい機能が定まったら、『非機能要件』についてもまとめていきます。これは、システムの品質や性能などのユーザーが直接使う機能ではない、システムの裏側を指しています。

非機能要件を明記することにより、クライアント側と受注側の認識が食い違ったまま作業が進むことを避けられます。品質や性能に関することも詳しく明記することで、トラブルを未然に防ぎましょう。

成果物を作成する際のポイント

要件定義書に記載したい項目について具体的に見てきましたが、作成段階では、全体を通して知っておきたいいくつかのポイントがあります。成果物をよりよいものにするためにも、押さえておきたいポイントについてチェックしていきましょう。

階層構造でまとめる

相手に文章をわかりやすく伝えたいときには、文章構造をきれいにする必要があります。そんなときに意識したいのが『階層構造』で文章をまとめるということです。

例えば、見出しを作ってそれぞれに詳細なトピックを作成するなど、方法はたくさんあります。一つの文章にして仕上げるのではなく、アウトラインをきれいに整えて、全体像が分かりやすくなるように工夫しましょう。

専門用語を使わない

よい成果物に仕上がったと言うための条件の一つに『誰が読んでも内容を理解できる』というものが挙げられます。

システムを使用するユーザーの中には、専門知識を持っていない人が多いでしょう。それでも理解できるように『専門用語を使わない』という配慮が欠かせません。

要件定義書は、発注者側と受注者側、両方の成果物と判断することもできます。どちらか一方しか理解できない成果物は、決してよいものだとは言えません。誰が読んでも理解できるように配慮して、質の高い成果物を作成しましょう。

まとめ

IT関連のビジネスにおいて欠かすことができない要件定義では、プロジェクトを成功させるためにクオリティーの高い成果物を作成する必要があります。フォーマットがないため、しっかりとイメージを共有するためには、いくつもの工夫を凝らす必要があります。

紹介してきたようなポイントに配慮することで、プロジェクトの基盤をしっかり固め、両者が満足できる新たなシステムを作り上げていきましょう。

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