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フリーランスの交通費は経費になる?経費処理の注意点まとめ

フリーランスとして働いていても、クライアントとの打ち合わせや取材などで様々な場所に赴くことがあります。このような場合の交通費は経費として計上できるのでしょうか。フリーランスの経費や経費処理について、ポイントを整理してみましょう。

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交通費は経費になる?

フリーランスが車や電車で移動した場合などについて、その費用は経費として計上できるのでしょうか。フリーランスの交通費の扱いについて考察します。

業務に関わる交通費は経費計上できる

業務上必要な交通費は、『旅費交通費』という勘定科目で経費として計上できます。

経費とは、『業務を遂行する上で必要なコスト』です。経費を多く計上するほど課税所得を軽減できるため、経費管理は適切に行う必要があります。以下で、交通費として計上できるものの例を確認しましょう。

  • 電車代
  • バス代
  • タクシー代
  • 駐車場代
  • ガソリン代
  • 有料道路代

ただし、フリーランスの場合はプライベートと仕事の線引きが曖昧になることがあります。税務署から問い合わせがあってもすぐに対応できるよう、経費の証拠となる記録やデータ、書類などはきちんと揃えておかねばなりません。

立替えた場合の仕訳方法

クライアントとの業務契約上のとりきめから『交通費は報酬と合算して後払い』というケースは珍しくありません。その場合、こちらでまず交通費を支払う(立替える)ことになるでしょう。

このような場合、記帳処理は次のように行います。立替えた交通費を5000円、報酬を10万円と仮定して見てみましょう。

立て替えた時の仕訳方法は以下のとおりです。

勘定科目(借方) 金額 勘定科目(貸方) 金額
旅費交通費 5000 現金 5000

勘定科目には、一旦通常通りの『旅費交通費』を使います。さらにこの後、クライアントから報酬と併せて交通費が入金された場合は、以下のとおり処理しましょう。

勘定科目(借方) 金額 勘定科目(貸方) 金額
普通預金 105000 売上 105000

帳簿上では、旅費交通費の5000円は売上の5000円に相殺されて『0』になります。そのため、課税対象となる『利益』部分については、全く影響が出ないのです。

交通費の経費管理のコツ

確定申告時に交通費を費用として計上するには、それが『事業に必要だった』と証明する書類が必要です。適切に交通費を管理するには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

領収書をとっておく

領収書は、使った経費の金額や目的を証明するものです。仕事で交通費を支払った場合は、領収書をとっておくことで、その事実を証明するのが一般的です。

タクシーならドライバーに頼めば領収書を書いてくれますし、バスや電車も同様です。ただし、電車の場合は自動発券機での領収書を発行する会社がある一方、窓口でしか受け付けないという会社もあります。

利用する交通会社によって対応は異なるため、さまざまなケースを想定して柔軟に対応できるようにしておくことをおすすめします。

領収書がない場合は出金伝票

交通費を証明する領収書がもらえなかった場合は、『出金伝票』で代用可能です。

出金伝票とは、支出が発生したことを証明する書類で、自身で詳細を記入して支払を証明します。交通費の出金伝票を作成するなら、交通機関名と日付、経路、料金、さらには使用目的などを記載しておきましょう。

ただし注意しておきたいのが、出金伝票は証明書としての効力が弱いという点です。作成者が支払者本人である出金伝票は、証憑書類としての優先順位は低くなります。税務調査が入った場合などを考えると、交通費の証明を出金伝票に頼りすぎるのは好ましくないでしょう。

Suicaの履歴で代替できる

Suicaなど、交通系の電子マネーの場合は、利用履歴が領収書の代わりとなります。履歴は駅の券売機で印刷できるので、さほど手間はかかりません。

また、『モバイルSuica』を利用している場合は、会員サイトから利用履歴の確認やダウンロードができます。さらに連携している会計ソフトを使えば、履歴を直接取り込むことも可能です。

交通系の電子マネーを利用する時注意したいのは、プライベートと仕事用が混同しやすいという点です。なかにはチャージ金額をそのまま交通費として計上する人がいますが、これは適切な処理とは言えません。

利用履歴を確認し、仕事で使った分だけを経費として計上しましょう。

受け取った交通費に関する疑問

クライアントから交通費を受け取った場合、想定より少ないと感じることがあるかもしれません。フリーランスが疑問を抱きやすいポイントについて考察します。

交通費は源泉徴収の対象?

原則として、交通費も源泉徴収の対象となります。

源泉徴収とは、源泉徴収義務のある会社などが報酬を支払う際、あらかじめ所得税分を天引きする制度です。対象となる支払については、『10.21%』の所得税が源泉徴収されます。

ただし、クライアント側が航空券や乗車券を準備した場合は、源泉徴収の対象外です。このケースでは交通費の支払をクライアントが直接行っているため、源泉徴収が不要となります。

交通費の消費税はどうする?

交通費でかかった消費税についても、クライアントに請求できます。

ただし、電車賃やタクシー代など、多くの交通費はすでに消費税が内包されている『内税』です。そのため、消費税について考慮する必要はなく、立て替えた交通費分がそのまま振り込まれていれば問題はありません。

請求書作成時の注意点

請求書で交通費を求める際、消費税を加算すると『過剰請求』になります。前述のとおり交通費のほとんどは内税のため、消費税は記載しないよう注意しましょう。

どうしても消費税分を記載したい場合は、支払い額ではなく、『支払額÷1.10』で算出した金税抜き額を記載します。これに消費税額を併記すれば、合計金額は実際の交通費と一致するはずです。

まとめ

仕事上必要な交通費は、経費としての計上が可能です。フリーランスの場合は、プライベート分と混同しないよう、十分注意して取り扱ってください。

ただし、経費として交通費を計上する際は、領収書や出金伝票も併せて保管しておかなければなりません。確定申告時に慌てずに済むよう、日ごとや月ごとにまとめておくことをおすすめします。

交通費を適切に計上できれば、節税効果がアップします。フリーランスとして働くうえで経費の管理は重要なので、正しい方法を把握しておきましょう。

柴沼 直美 [監修]

大学を卒業後、日本生命保険に入社。保険営業に従事したのち渡米。米国アリゾナ州、Thunderbird School of Global ManagementにてMBAを修得。帰国後、外資系証券会社、投資顧問会社にてアナリスト、日本株ファンドマネジャーを経験。出産・母親の介護を機に退職。経験を交えて介護における行政サービスの利用・施設選び・成年後見人制度・相続・年金手続きまでアドバイス可能。子育てにおいては、小5でわが子の英検2級合格実現を支援。TOEICや英検の授業も展開しており、子どもの教育に関して留学準備から資金調達まで対応。2017年6月より2018年5月まで日本FP協会広報スタッフ

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