納期短縮を依頼されて断る場合どうする?断る際のポイントや例を紹介

クライアントからの依頼は、できるだけ断りたくないものです。しかし、現実的に対応できないという状況も少なくありません。そのような場合にはどう断るべきなのでしょうか。断る際のポイントやテクニックなど、具体例を挙げながら解説します。

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依頼を断る際のポイント

納期短縮を断る際には、どのような対応が理想的なのでしょうか。対応方法のポイントを解説します。

できないことの言い換え

クライアントからの依頼を穏便に断るには、『できない』ということをはっきり提示することが重要です。しかし、『できない』という直接的な言い方では、クライアントに良い印象を与えません。

表現方法には気をつける必要があります。『依頼を受けられるかどうか検討したが、クオリティー維持の保証ができないため納期短縮はできかねる』といった内容を盛り込むと良いでしょう。

曖昧な返事はしない

角が立たないように断ろうとすると、回りくどい言い回しになってしまいます。曖昧な返事では、できるのかどうかが相手に伝わりにくくなります。

間違った解釈をされてしまうと、取り返しのつかない事態を招く恐れがあります。希望に添えないということをはっきりと明記するようにしましょう。

断りメールの例

角を立てず、『できない』という意思を明確に伝えるためのメールの書き方を紹介します。

断りメールの構成

相手に対して失礼なメールにならないためには、いくつか手順を踏んで書くようにすると効果的です。

  • 打診や依頼・お誘いをしてくれたことに対するお礼を述べる
  • 要望に応えらえるかどうか十分に検討をおこなったことを伝える
  • 丁寧に、そして明確に、お断りすることを伝える
  • 断る理由を簡潔に明記し、あわせて代替案を提案
  • 今回は応じられないが、今後も良いお付き合いを続けたいという意思を示す

断りメールの例

以下は、今後も良好な関係を続けていきたい相手に対する断りのメールの例です。

株式会社 ○○○○

製造部 ○○○○ 様

○○○○納期短縮の件

拝啓 ○○の候、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお慶び申し上げます。

平素は、格別のお引き立てを賜り深く感謝いたします。

さて、ご依頼いただきましたご注文の件ですが、納期短縮は大変困難な状況であり、当初の納期日までお待ちいただきますようお願い申し上げます。

弊社としましても、貴社のご要望に添えるように様々な手段を検討いたしましたが、 ○○の手配ができないため、 当初の納期厳守が精一杯の状況です。

誠に不本意ではありますが、何とぞご理解いただきますようお願い申し上げます。

取り急ぎ、納期短縮の件のお返事まで。

敬具

強い表現を用いた断りメールの例

以下は「これを機に今後は関係を断っても構わない」という相手に対するメールの例です。

少々冷たい印象を与える可能性がありますが、条件の見合わない仕事や、契約を継続する意思のない相手には明確な態度を示しましょう。

株式会社 ○○○○

製造部 ○○○○ 様

○○○納期短縮に関しての回答

拝啓 ○○の候、貴社におかれましては益々ご隆昌のこととお慶び申し上げます。

さて、ご相談いただきましたご注文の納期短縮の件ですが、弊社として何とかご要望にお応えすべく検討いたしましたが、これ以上の納期短縮はお約束できないとの結論に至りましたことをご回答申し上げます。

貴社よりの納期短縮のご依頼があり、様々な納期短縮手段を検討いたしましたが、弊社○○工場は、現状でフル稼働中でありまして、これ以上の納期短縮は物理的に不可能な状況にあります。

たとえ、貴社よりのご依頼であっても、弊社は品質保証の観点から品質を犠牲にしての生産はいたしかねますことを、何卒ご理解いただきたく存じます。

取り急ぎ、納期短縮の件ご回答まで申し上げます。

敬具

断りのテクニックについて知ろう

断り方にもテクニックが存在します。断る際には、相手を気遣う気持ちが不可欠です。状況に応じて使い分け、上手な断り方をマスターしましょう。

クッション法

たった一言加えるだけで、表現がソフトになる魔法の言葉が『クッション言葉』です。

例としては、次のようになります。伝えたい内容の前にクッション言葉を用います。

  • 誠に申し訳ありませんが(対応できません)
  • 折角のお申し出なのですが(欠席させていただきます)
  • 誠に勝手ながら(その日はお休みをいただきます)

断り方も一歩間違うと強い表現になり、相手に不快感を与えかねません。メールは文字だけのやりとりなので、感情が伝わりにくいものです。例のように、伝えたいことの前に『クッション言葉』を使うだけで、ソフトで丁寧な印象になります。

サンドイッチ法

『クッション法』をさらに進化させたテクニックが『サンドイッチ法』です。断る内容を、『クッション言葉』や他の言葉で挟み込みみます。

  • 『褒め言葉』+『断り言葉』+『褒め言葉』
  • 『クッション言葉』+『断り言葉』+『譲歩』

というように、前後を断り言葉以外のものにすることで、相手の断られたという印象を和らげることができます。譲歩では、「代わりにこれはどうですか?」という次に繋がるような提案を入れるとよいでしょう。

まとめ

納期短縮の依頼に応じられない場合、クライアントには早めに断りの連絡を入れる必要があります。曖昧な返事はせず、『できない』ということを明確に伝えるのがポイントです。

断りメールの例もあるので、状況によって言葉を変えながら活用してみるといいでしょう。また、上手に断るためのテクニックも存在します。

相手の気持ちを気遣いながら、角が立たない断り方を身に付けてクライアントと良い関係を築いていきましょう。

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