受注書を知ろう
受注書とは、発注者（依頼人）から注文を受けたことを受注者（請負人）が承諾した書類を指します。
発注者からの注文内容をもとに、受注者が注文を受領したと明記することで、両者間での契約の取り交わしを証明することができます。
依頼内容を正確に遂行するためには、どのような項目が必要になるでしょうか。受注書を記載するにあたってのポイントや各書面の役割をご紹介します。
受注書とは
受注書とは『発注者からの注文内容に受注者が承諾し、注文を引き受ける』ことを指す書類です。そのため、受注者が受注書を発行します。
注文内容については、注文を依頼する側と、注文を請け負う側の間で交わされた内容が記されており、両者間での注文内容の相違を防ぐことが目的です。
受注者は、受注書を発注者に送付したのちに、内容にそって納品を行います。
発注書との違い
発注書は、受注書とは対となる『請負人に注文を依頼する』ことを指した書類です。発注書は依頼者が作成します。
発注者が依頼にあたっての注文内容・商品名・個数・金額・納期等を記載した書面であり、受注者がその注文内容に相違がないことを確認し受注書を発行したのちに、発注者は受注者から納品がされるのを待ちます。
発注書が注文を依頼する側から発行されることに対し、受注書は注文を受ける側から発行されることがポイントです。
注文請書との違い
注文請書は、受注書と同じく『依頼を承諾した』という意味に加えて、『注文を受領した』という意味があります。注文請書は、基本的には受注書と同じような意味で使われます。注文を受けた側が『注文を承りました』という事実を証明する書面となります。
『受注書』は、商品売買のみの注文に対して主に用いられますが、『注文請負書・請書』は注文内容に作業や業務が生じる場合に使用します。
この場合に用いられる『作業や業務』とは、有形・無形を問わないこともポイントです。有形は建設業務や工事の請負などを指し、無形には清掃業務や機械保守などの役務が含まれます。
ただし、『注文請書』と『受注書』は根本の意味合いが似ていることから、会社や職場によっては注文請書が受注書の役割を兼ねる場合もあります。また、注文の依頼人が発注書と同時に注文請書を発行するなど、使われ方がさまざまです。
請負契約などでは受注書ではなく注文請書が一般的です。
榎本希
受注書とはサービスや物品を顧客に提供する前に送付する書類で、顧客が発注書を送付した後に発送します。
発注書とは顧客がサービスや物品を受注者に対して依頼する際に発送する書類です。
注文請書は受注書と同じ意味で使われるシーンが多いです。
請負契約の場面で使われることが多いでしょう。
必要項目と受注書の書き方
受注書は、発注者と受注者との間で注文内容に相違がないかを確認するための書類です。双方の行き違いなく納品するためには、どのような項目を受注書に記載すべきか理解しましょう。
受注書に必ず記載すべき項目は大きく2点挙げられます。
- 発注者・受注者に関する内容
- 商品の納期・金額などに関する内容
発注者や受注者に関する項目
受注書は、誰が誰に対しての依頼であるかを正確に記すことが大切です。そのため、まずは発注者・受注者に関する項目として下記を記します。
- 宛先
- 受注書の発行者名
宛先には、注文の依頼人の氏名または住所・氏名を記載します。注文先が法人の場合には、法人名を記します。
受注書の発行者名には、注文の請負人の氏名または住所・氏名と連絡先を記し、受注者が法人の場合は、宛先と同様に法人名と連絡先を明記しましょう。
日付や金額に関する項目
必須項目の2点目は、注文内容についての確認項目です。
- 注文依頼日
- 納品先(住所)
- 納品日、納期
- 商品名または、サービスの内容
- 単価
- 数量
- 金額(小計金額、消費税、合計金額)
上記の具体的な項目を記載することで、発注者・受注者の間で注文内容に相違がないかを確認することができます。
榎本希
書類の目的は注文内容に相違ないことを確認することになりますので、注文者・受注者の情報と注文内容(商品の名称や個数や金額など)は必須項目となります。
注文日、書類の発送日、納品日など日付に関する項目についても同様に必須項目となります。
注文者が見てわかりやすいように記載することが大切です。
その他の項目と書き方
発注者・受注者情報および商品の個数や金額などについては、受注書を発行する上での必須項目です。
以下の項目は、必須項目を記した後、受注書をより丁寧に仕上げ商品の特記事項がある場合に記載します。
挨拶文や担当者名
書面内に、発注者へ依頼に対しての御礼文を添えることもできます。長文は入りきらないため、以下のような短文が使用されます。
- ご注文ありがとうございます。下記の通りに確かに受注致しました。
- ご注文いただき、誠にありがとうございます。
- 平素より格別のご高配を賜り御礼申し上げます。
また、発注者・受注者を問わず、法人の場合には複数の部署や担当者をまたがっている場合があるため、担当者名や責任者名(または印鑑)を記しておくと、確認工数の削減につながります。
備考や特記事項
注文内容や商品に注意点がある場合には、特記事項や備考欄を設けることも可能です。備考欄・特記事項ともに、記載内容に指定はありませんが、以下のような内容で用いられます。
- 商品の送付がメーカーから直送の場合
- 商品が一定数単位での販売の場合に、入り数を記す場合
- 複数商品の注文があり、各商品の納期が異なる場合
発注者側へ必ず周知しておきたいことは、備考欄を設けるだけでなく太字で記載したり、☆印などの記号を使用し、目立たせることで確認漏れを防ぐことができます。
榎本希
ビジネスマナーとして簡単な挨拶文を記載すると良いでしょう。
また、担当者名が分かっている場合には担当者名も記載します。
その他特に注文者に事前に伝えておくべ事項がある場合(例えば一部の商品は納品日が異なる場合など)には分かりやすいように記載をしましょう。
知っておきたいポイント
受注書の発行後にも、いくつかのポイントがあります。
受注書は依頼を受け承諾したことを証明する大切な書面であることから、法人の場合には各社で記載ルールや保存期間が設けられている場合があります。
印鑑について
印鑑については、受注側の担当者もしくは、受注部門の責任者の印を押す場合があります。
ただし捺印は、受注書に必須ということはありません。使用シーンは、個人間の取り交わしよりも、主に会社や法人の場合に使用されることが多く、捺印が必要であってもシャチハタ可など、ルールはさまざまです。
印鑑に限らず、会社内で受注書を記入する際には、各社でのルールに従いましょう。
収入印紙について
受注書が『課税文書』である場合には、収入印紙を受注書に貼る必要があります。
収入印紙は、商品売買のみの場合には原則的に不要ですが、依頼内容に業務や作業が含まれる場合には、収入印紙が必要となります。また、業務や作業が発生する場合には、有形・無形を問わず、注意が必要です。
印紙税額・納税額は、契約金額によって変動するため一律に定められているものではありません。依頼内容に作業・業務が発生し収入印紙が必要な場合は、国税庁のホームページを確認しましょう。
出典：注文書に収入印紙は不要？必要なケースと印紙の金額をわかりやすく解説！ | MakeLeaps
保存期間について
受注書は、契約の有無を証明する大切な書類であり、確定申告時にも使用することから大切に保管しなければなりません。
保存期間は、個人の場合で事業年度の確定申告の提出期限から7年間と定められています。また、会社・法人の場合には10年間の保存義務があるため、なくさずに保管しましょう。
榎本希
受注書に押す印鑑は企業であれば社印と代表者名の横には代表者印を捺印するのが一般的です。
個人事業主の場合には代表者の印鑑を捺印します。
印紙については課税文書に該当する請負契約などの場合には金額に応じた印紙が必要です。
書類関係は基本的には個人の場合には7年間、法人の場合には10年間の保管義務があるので年度ごとにまとめて保管しておくようにしましょう。
まとめ
受注書は、発注者からの注文内容について受領・承諾したことを示す受注者が発行する書面です。
発注書・受注書をもとに、注文内容に相違がないかを双方が確認し、業務に取り掛かり納品までを行う大切な書面であることから、必須項目に誤りがないよう記載しましょう。
また、受注書は個人間で取り交わされる他にも、会社や法人で使用されることも多く、必須項目以外にも捺印方法や保存期間など細かなルールが設けられていることもあるので注意しましょう。