フリーランスの秘書とは?仕事内容やなり方など詳しく解説

『秘書』の仕事は、企業の総務部の中に秘書課があるなど、組織の中で行う業務というイメージが強いです。しかし最近では専門職のアウトソーシング化が進み、フリーランスの秘書が増えています。フリーランスの秘書の仕事内容や、なり方などについて紹介します。

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フリーランス秘書の仕事内容は?

クライアントにとって、社員として秘書を雇うのではなく、あえてフリーランスの秘書と契約するのにはメリットがあります。

まず挙げられるのがコストの削減です。社員のように残業代や保険料・退職金などを払う必要がなく、行った業務に報酬を払うだけでよい点が選ばれている理由です。また遠方に住む、自分の求める高いスキルを持った人材と契約できる点もメリットです。

それでは『フリーランス秘書』の具体的な仕事内容を見てみましょう。会社に所属する秘書とフリーランスの秘書との違いや、収入についても解説します。

秘書の仕事は多種多様

『秘書の仕事』は、自分が就く社長や上司の庶務業務を行います。どのような業界の会社であるのか、また、どの役職に就くかなどによって、細かい仕事内容は違いますが、就く上司が支障なく業務を遂行できるよう、アシストするのが役目です。

具体的には、『電話・来客時の対応』『スケジュール管理・調整』『メールや文書の作成・管理』『会議の手配』『贈答や冠婚葬祭に関する業務』『職場環境の整備』などが挙げられます。

仕事の形態としては、1人の上司を1人の秘書がサポートする場合と、秘書課・秘書室などのグループで業務を行う場合があります。

会社勤務の秘書とフリーランス秘書の違い

フリーランスの秘書の特徴は、『在宅でもできる』という点です。欧米では、1990年代頃からバーチャルアシスタントとして、フリーランスの秘書が認知されています。

会社勤務の秘書は、会社に属し、社員として秘書を行う場合は、社長や上司のそばで仕事を行う必要があり、勤務時間の拘束もあります。

しかしフリーランスの場合は在宅でできる秘書の求人もあるので、そのような仕事を選び、請け負った仕事さえこなせば、決まった時間の拘束もありません。

フリーランス秘書の中でも特に経験を積んだ処理能力の高い人なら、複数の会社の秘書業務を行うことも可能です。

向いている人の特徴と求められるスキル

少し特殊な『フリーランスの秘書』という仕事には、どのような人が向いているのでしょうか?また求められるスキルには、どのようなものがあるでしょうか?

サポート役に徹することができる人

『フリーランスの秘書』は、承認欲求が強い人であったり、出しゃばってしまうタイプの人は向いていないでしょう。

適しているのは、サポート役に徹することができる人・上手に上司を立てられる人です。上司の後ろに控え、上司が最大限に能力を発揮できるよう、アシストできる人が向いているでしょう。

高い情報処理能力とビジネスマナー

担当する、業界や、企業の規模、環境などによって必要なものが異なるため、秘書に求められるスキルは多くあります。

多くの、秘書の業務の場合は、高い事務処理能力・情報処理能力のほかに、人と接する機会も多いため、接遇スキルや洗練されたビジネスマナーなどが特に必要です。また、会社によっては、語学力を求められる場合もあります。

フリーランス秘書になるには?

それではフリーランスの秘書になるには、どのような方法があるのか、具体的に見てみましょう。

未経験の場合は雑務から

秘書の経験がない場合、フリーランスの秘書になるのは難しいのでしょうか?

フリーランスの秘書の仕事には、即戦力を求めるもの以外にも、いろいろなタイプの仕事があるので、自分のスキルに合った仕事を選べば大丈夫です。まずはじめは雑務から始め、文書作成やメール・電話対応といった簡単な業務、マニュアル化された仕事を選ぶようにしましょう。

徐々に業務の幅を広げる

雑務やシステム化された仕事をこなし、経験を積むことで、徐々にフリーランス秘書としてのスキルアップが図れます。受注先との信頼関係も築けると、人脈も増え、仕事の幅が広がることにも繋がります。

専門性を活かして信頼される秘書に

高い事務・情報処理能力や、洗練されたビジネスマナーは、秘書に求められる基本的なスキルです。しかしそれに加え、専門性があれば、よりクライアントとの信頼関係が強まります。

具体的な例としては、プレゼンの資料を分かりやすく伝えられるデザイナースキルや、TwitterやFacebookなど、Webマーケティングスキルを活かして行うSNS更新、対談やインタビューなどを行った際の録音データをテキスト化するライタースキルなどです。

秘書業務プラス専門分野のスキルを持つことにより、クライアントにとって、より価値の高い仕事を提供することができるのです。

仕事の探し方と営業のしかた

次に、フリーランス秘書の仕事の探し方について見てみましょう。どのような方法があるのか、またどのように自分をアピールすれば効果的でしょうか。

知人や友人のコネクションを活用する

知人や友人のコネクションから、クライアントを紹介してもらうのも、ひとつの方法です。そこで紹介してもらった仕事を、丁寧にこなすことで、信頼が得られ、良い評価や評判に繋がります。

高い時給を払う価値があると認められると、次の仕事も得やすく、時給も上がっていきます。

クラウドソーシングサービスを利用する

近年、クラウドソーシングサービスを利用し、仕事をする人が増えていますが、フリーランス秘書の求人もあります。秘書の経験がなくても、一般常識があれば始められるものから、経験や高度なスキルが求められるものまで幅広くあるので、自分に合ったものを選ぶとよいでしょう。

自分のスキルを可視化して顧客にアピール

フリーランス秘書の仕事をする上で大切なのは、まず自分が何をできるかを明確にすることです。自分の能力以上の仕事を引き受けてしまうと、不十分な出来の仕上がりになり、クライアントとの信頼関係を壊してしまう可能性もあるので注意が必要です。

また、仕事を得るために、自分のスキルや能力をアピールすることも重要です。ホームページやブログを作成し、自分ができること・得意とすることや他者からのレビュー、付き合いのあるクライアントや過去に行った仕事の事例などを紹介してみましょう。

まとめ

フリーランス秘書は、自宅で業務を行えることが最大の特徴です。会社に社員として勤務するよりも、時間の制限も少なく、スキルや能力の高い人なら、1社だけではなく複数の会社と契約し、業務をこなすことも可能です。

フリーランス秘書の業務は多岐にわたるので、秘書の仕事が未経験の場合でも、雑務や電話・メール応対など簡単な仕事を選べば、始めることができます。クラウドソーシングサービス以外にも、知人や友人のコネクションから、仕事を紹介してもらう方法もあります。

大切なことは、自分の能力やスキルを見極め、自分にできる仕事を選ぶこと、そして能力やスキルを自身のホームページやブログを作成して公開し、クライアントにアピールすることです。自分のできることをしっかりと誠実にアピールすることで、他の候補者よりも注目され、仕事も見つけやすくなるでしょう。

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