労務管理とは。フリーランスも知っておきたい労務管理のポイント

従業員を抱える企業だけでなく、個人で働く人にとっても労務管理の重要度は増しています。フリーランスは時間やお金、健康などに関し、より適切な自己管理が必要です。労務管理について理解を深められるよう、様々な角度から解説します。

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労務管理とは

労務管理は企業が従業員を適切に雇用し、従業員に能力を最大限に発揮してもらうことで企業への貢献度を高めるためのシステムです。

企業における労務管理

労務管理は人事管理と同じようなイメージで語られることが少なくありません。互いに密接な関係を持ちますが、実際にはそれぞれ企業内において異なった役割を持つ部門です。

人事管理は人材の採用や雇用・解雇の手続き、人事異動や評価など、企業内におけるヒトの動きと評価に関わる業務を主に行います。採用や異動に関しては、人事部が決定権を持つ場合と経営者や各部門の責任者が決定権を持つ場合があります。

一方で労務管理は給与の計算や勤務時間・休暇の管理、社会保険の手続きなど、ヒトの動きや評価に直接関係のない業務を主に行います。労務管理は企業の総務部門が兼務していることも多いです。また行政に関する手続きを行うことがあるため、労務管理士を採用している企業もあります。

一時期は人事管理や労務管理をアウトソーシングする動きが盛んでした。しかし経営戦略に必要なデータが外部に置かれることで業務のスピーディーな進行の妨げになることから、最近では企業内で労務管理するケースが多くなっています。

労務管理の必要性

労務管理をきちんと行うことにより、以下のような効果が期待されます。

  • 働きやすい環境ができることで、従業員のやる気を引き出し、生産性が高まる
  • 人材が集まりやすくなり、人材の流出も防げる
  • 労働法などの違反による企業の信頼度の低下をおさえ、訴えられるリスクを回避できる
  • 労災やパワハラ対策などの安全管理、福利厚生、労組対策などによって労働者の権利を守る

日本における労務管理

以前の日本では、人事管理部門が管理職や事務職を管理し、労務管理部門が労働者を管理していました。しかし現在では両者を合わせて人事労務管理と呼ばれる部門が多くの企業内で設けられています。

少子高齢化が今後もさらに加速することが予想される日本において、企業の労働力確保は大きな課題です。優秀な人材を獲得し、長期にわたって力を発揮してもらうための労務管理の役割は、これからますます大きくなっていくでしょう。

榎本希

労務管理の内容は多岐にわたり、企業においては労働者の募集から採用・人事の配置・異動・教育訓練・人事考査・昇級・昇進・賃金や労働時間の管理・退職に至るまでの一連の流れを管理する者です。

それにより、生産性の向上や利益の向上、商品開発による社会への還元などの企業目標を達成することに繋がります。

フリーランスも労務管理は必要

フリーランスも、仕事をする以上は労務管理の対象となり得ます。しかしフリーランスは組織に属さない立場なので、企業が従業員に対して行う労務管理とは異なる点がいくつかあることに注意しましょう。

フリーランスは労働基準法の規制対象外

労働基準法は労働者を守るための法律であり、労働基準法における労働者とは『事業又は事務所に使用される者で、賃金を支払われる者』とされています。フリーランスは労働者としての条件を満たしていないため、労働基準法のもとでは労働者ではないことになります。

労働基準法により、労働者は労働時間や最低賃金、法定休業などの規制が適用されますが、フリーランスはこれらの規制対象外なので全てが自己責任です。

自分にとって無理のない働き方ができるよう、自己管理としての労務管理をしていく必要があります。

雇用保険の補償を受けられない

会社員などの労働者であれば毎月の給料から雇用保険料を納めており、失業中でも雇用保険から失業給付を受け取れます。

しかしフリーランスには雇用保険のような失業中の補償が受けられません。自主的な労務管理として、急に仕事がなくなった場合の対策を、自らとっておくことが重要です。

知識や備えを十分に

フリーランスの中には法律の知識や取引先との交渉力が乏しい人も多く、不利な要望を押し通されるケースが発生することがあります。

不利益な契約の押し付けや契約内容の一方的な変更、報酬支払いの遅延、予告なしの契約打ち切りなどが例として挙げられます。こうしたトラブルには全て自己責任で対応しなければなりません。

フリーランスには会社員と比べ、組織に属さない点で自由に働けるメリットがあることは確かです。一方で後ろ盾がない分、リスクやデメリットには一人で向き合う必要があります。

個人の働き方が多様化し、政府もフリーランスの支援を強化する方向で動いていますが、独立して働くことに対する知識や備えを十分に用意して行動に移しましょう。

榎本希

フリーランスは時間や場所に縛られずに自由度の高い働き方であるというメリットがある反面、労働法の適用がない・時間や健康管理も自己責任というデメリットもあります。

そのため、オーバーワークにならないよう、自分自身で仕事の量や時間を管理する必要があります。

労働法の適用がないため、病気などで休養が必要になった場合にも傷病手当などの補償はなく無収入になってしまいます。そのため、体調管理についてもフリーランスでは重要になってきます。

フリーランスの労務管理の基本

フリーランスの労務管理は自分自身の管理です。企業の労務管理同様、フリーランスの労務管理も労働時間や報酬、健康管理などが対象となります。それぞれの内容が企業で働く従業員と大きく異なるので注意しましょう。

労働時間の管理

会社員の場合、労働時間は企業側に管理されています。決められた時間の中で与えられた仕事をこなし、その対価として給料を得る仕組みです。つまり会社員は時間をお金に換えていることになります。

もちろん給料には能力や結果が反映される側面もありますが、大前提として企業が定めた労働時間を守らなければ最低限の給料も保証されない可能性があります。

一方でフリーランスは労働時間に決まりがありません。どれだけ仕事をするかは全て自分で決められます。1日12時間働く日もあれば、全く仕事をしない日があっても特に問題はありません。労働時間とプライベートの時間に境界を設ける必要がないとも言えます。

フリーランスが得る報酬と労働時間は直接的な関係がありません。会社員は給料を得るかわりに企業に対して時間を提供していますが、フリーランスが報酬を得るかわりに取引相手に対して提供するものは、主に商品やサービスです。

報酬管理

会社員は基本的に毎月一定額の給料を企業から受け取り、保険や税金など自身に関わるお金の処理は、基本的に会社がしてくれます。仕事中に発生する経費も会社負担で、退職金の積み立ても会社の労務管理で行われます。

しかしフリーランスはこれらを全て自分で負担しなければいけません。仕事で得た収入をもとに、経費や保険、退職金などの管理を行う必要があります。つまり会社員が企業から受け取れる給料とフリーランスが仕事を通して得る収入は、実質的に決してイコールではないのです。

フリーランスが得たばかりの収入額は、何も手をつけていない真っ白な状態です。ここから最低でも経費と保険料を差し引いた額が、会社員が受け取る手取り給と同じ意味合いの収入になります。

ひと月にどれだけの報酬を得ればフリーランスとして理想の生活ができるのか、しっかりと計算しながら報酬の管理を行っていくことが重要です。

健康管理

会社員であれば体調不良で休んでも有給などで給料を保証されますが、フリーランスは休めば仕事ができなくなり、その分だけ収入が減ります。企業が従業員に対して義務付けられている年1回の定期健康診断も、フリーランスは自分で受けに行く必要があります。

また会社員の場合は自分が仕事を休んでも、企業としての活動が止まることはほとんどないでしょう。しかしフリーランスが仕事を休めばクライアントとの取引が止まることになり、信用を失うことにもなりかねません。

このような理由により、フリーランスにとって自分の健康管理はとても重要です。フリーランスは一人で黙々とデスクワークなどに励む場合が多く、生活のリズムや食生活が乱れやすいので注意が必要です。

まずは日々の過ごし方を見直し、改善すべき点は改善し、健康診断も自発的に受けに行くようにしましょう。

榎本希

フリーランスの労務管理は概ね3つに分けられます。

それぞれ箇条書きでまとめると下記のようになります。

《労働時間》

・仕事をする時間

・仕事をする日

・休憩時間の取り方

・休暇

《報酬管理》

・契約

・報酬の交渉

・経理

・確定申告等の税務関連

・収支の管理

《健康管理》

・健康診断

・ストレスチェック

・休養

・生活リズム

・ライフワークバランス

契約に関する管理

基本的に自分一人で全ての業務をこなす必要があるフリーランスにとって、契約に関する問題はとても重要です。

契約書は必ずしも必要ではない

日本の法律では書面での契約に限らず、口約束も原則として有効な契約になります。フリーランスの場合はわざわざ契約書を交わさずにクライアントとの仕事が始まることも多いですが、メールやチャットで内容の確認ができていれば特に問題がないこともあります。

長い間の付き合いでお互いにそれなりの信頼関係が築けていれば、面倒な契約書の取り交わしを省略してしまうこともあるでしょう。それでもやはり、基本的には全てのクライアントと契約書を交わすべきです。

なぜなら、いくら簡単なやり取りで契約として成り立つといっても、そのやり取りの中に必要なことが記載されておらず、後々トラブルになる可能性があるからです。

確認するポイント

契約書に盛り込むべき項目を確認しましょう。

依頼方式 委任契約と請負契約の2種類があります。例えば時給で報酬を得る場合は委任契約、物やサービスの納品ごとに報酬を得るなら請負契約です。
業務内容 請負契約の場合は物やサービスの出来上がり具合に言及し、納品可能な状態を詳しく示す必要があります。
報酬金額 時給や単価だけでなく、消費税や源泉徴収、振込手数料などお金に関する細かい部分にも言及しましょう。報酬の支払期限に関する記載も必要です。
契約期間 委任契約の場合は1日3時間労働など予定を記載し、請負契約の場合は納期などを明記します。
成果物の権利 出来上がった物やサービスの権利が誰に帰属するのかを明記します。
秘密保持契約 取引中に知った個人情報や企業秘密を双方とも漏らさないようにすることを明記します。

上記に加えて記名と押印、収入印紙の貼り付けまで完了すれば契約書として有効になります。

もし契約内容を破られたら

例えば契約書に記載されている業務を完了させたにもかかわらず、報酬がもらえなかった場合、委任契約と請負契約で請求可能かどうか判断が異なります。

委任契約の場合は契約通りに業務が行われていれば報酬の請求ができます。請負契約の場合は、成果物のクオリティーがクライアントの満足いくものでなければ、報酬の支払いが拒否される可能性があります。

請負契約の場合注文者は契約に不適合がある場合追完請求・代金減額請求ができます。追完請求に応じない場合は契約解除をされることもあります。報酬については既に完成しており可分である分については請求が可能です。

請負契約の際に納品物の質に関するトラブルは多々起こりうるので、契約の段階で双方が納得のいくレベルにまで内容を詰めるようにしましょう。

契約内容に関しクライアントと重大なトラブルが発生した時は、法律の専門家に相談するのも手です。弁護士や司法書士、行政書士などの多くが、随時無料相談を受け付けています。また実際に利用する場合は着手金や報酬などの費用が発生します。

榎本希

契約は「申込」と「承諾」で成立するため、契約書を作成していなくても契約自体は成立します。

しかし、後々のトラブルを防止するという点では契約書を作成しておいた方が良いでしょう。

もし契約書を作成しないような場合にはメールやチャットなどのやり取りをしっかり保存するようにし、どのような契約内容であるか(報酬・納期・業務内容・報酬の支払日や支払方法・成果物の品質・納品数など)をいつでも確認できるようにしておきましょう。

万が一、報酬が支払われない場合や契約の内容などでトラブルになった場合には専門家に相談するとよいでしょう。

自分と相手方との話し合いでは解決せず、相手方との交渉が必要な場合には弁護士に相談することになります。

税務に関する管理

会社員は給料から税金が天引きされますが、フリーランスは全ての税金を自分で処理する必要があります。

主な税金の種類

フリーランスが支払うべき主な税金は以下のとおりです。

所得税 収入から経費を差し引いた所得にかかる税です。1年間の所得が38万円以上になると納税の義務が生じます。
住民税 所得税の確定申告をした場合は住民税の確定申告は原則不要です。
国民健康保険 保険料や支払い方法は自治体により異なります。
国民年金 年収などの条件により免除や猶予の制度があります。
個人事業税 年間所得が290万円を超えると課税されます。税率は業種ごとに異なります。
消費税 年間の売上高が1000万円を超えると納税義務が発生します。

申告はきちんとしよう

フリーランスの納税額は確定申告で決定します。会社員の場合は原則として確定申告をする必要はありませんが、個人で仕事をして収入を得ているフリーランスにとって、確定申告は避けて通れません。

確定申告は総収入から経費を差し引いた所得金額が基準となります。所得金額が38万円以下の場合は全ての人を対象とした基礎控除により納税義務が発生せず、確定申告をする必要がありません。

令和2年度申告分から基礎控除は48万円に引き上げられました。

クライアントから源泉徴収されている場合は、所得税を事前に差し引かれていることになるので、還付の対象になる可能性があります。所得が少なくても源泉徴収分が返ってくる可能性があるので確定申告したほうがよいでしょう。

申告しないとどうなるか

確定申告をすべき状況であるにもかかわらず申告をしないということは、国民の義務である納税をしないということになります。

申告期間を過ぎた場合は納税額の5~20%が加算税として課され、故意によるものだと判断されれば重加算税として40%を追徴されます。さらに延滞税も課されるのでデメリットしかありません。

また確定申告をしなければ収入証明が発行されないので、保育所などへの入所申請や、銀行への融資申請ができなくなります。

榎本希

フリーランスになった場合には日頃の経理から確定申告まで自分で行う必要があります。

経費の扱いなどの知識も必要になります。

また、青色申告を利用する場合には複式簿記での記帳の必要もあるため簿記の知識もあった方がスムーズです。

最近は会計ソフトなどで簡単に経理ができるので会計ソフトを導入するのも手です。

その他、国民健康保険や国民年金、住民税の納付なども自分で行う必要があります。

フリーランスとして活動を始めた最初は経理面など分からない部分も多い場合があるので、その際には税務署や税理士などの専門家に相談するとよいでしょう。

覚えておくべきポイント

フリーランスとして働く上で、特に労務に関しておさえておくべきことを解説します。

関係する法律を理解すること

仕事上の立場が弱くなりがちなフリーランスを法律で保護しようという動きがあります。例えばクライアント側が優位的な地位を乱用し、フリーランスにとって不利な契約を結ばざるを得なかったような場合、独占禁止法違反として扱える可能性があるのです。

また原則として企業で働く労働者を保護する労働法も、フリーランスに適用できる可能性があります。労働法が適用できるケースは委任契約に限りません。請負契約でも契約の内容や作業状況によっては労働法で守られる場合があります。

情報管理を徹底

労務管理で注意すべき点の一つに、情報管理の徹底が挙げられます。フリーランスは外部の企業秘密や個人情報、金融情報などを取り扱う機会が増えるため、自分自身だけでなく取り引き先の安全も考慮して情報管理を徹底しなければいけません。

個人利用の端末であっても情報管理には当然気を付けるべきですが、クライアントとデータなどのやり取りを行う以上は、セキュリティー対策に力を入れる必要があります。

労務管理のサービスを上手に利用

フリーランスにとって、労働者としての自己管理作業である労務管理の徹底はとても大切です。しかし日々の業務に追われて、企業の労務管理部門のような仕事を平行して行うことは大変です。

そんな忙しいフリーランスに役立つ、さまざまな労務管理サービスが存在しています。うまくアウトソーシングできれば、より自分の業務に集中できるでしょう。

榎本希

フリーランスの業種にもよりますが覚えておいた方が良い法律関係や知識を箇条書きでまとめると下記のようになります。

・民法(特に契約関係)

・著作権

・国民健康保険法

・国民年金法

・税法

・簿記

・NDA(秘密保持契約)

・下請法

・独占禁止法

すべての法律について熟知するのは難しいですが、自分にとって必要な法律や知識の概要は頭に入れておくと良いでしょう。

何らかのトラブルや疑問点があった場合に調べてみても分からない際は、トラブルが大きくなる前に専門家に相談すると良いでしょう。

労務管理システムなどのサービス利用が便利

個人でも無料で便利に使える労務管理サービスを3つ紹介します。

タスク管理

フリーランスとしての仕事の質と生産性を高めるために、タスク管理が重要です。

フリーランスのタスク管理ツールとしておすすめのサービスが『Trello』(トレロ)です。Web画面のボードで付箋を利用でき、付箋ごとに担当者や優先度などのログを記録できるため、個人のタスクのみならず、プロジェクト管理ツールとしても役立ちます。

直感的に扱える使い勝手の良さも魅力のひとつです。『Trello』なら多くの仕事を効率的に片付けることが可能となるでしょう。無料版では容量が制限されますが、個人でのタスク管理なら十分使えます。

Trello

時間管理

委任契約では業務時間が報酬に直結する契約内容であることも多く、実際に作業した時間管理ができると便利です。作業時間管理サービスとしておすすめのツールが『Toggl』(トグル)です。

シンプルな使い方ができ、スタートとストップのボタンだけで作業時間のログが記録されます。時給設定により報酬の算出も簡単です。アプリ版もあるので状況に合わせて利用でき、一人なら無料版でもほとんど問題なく使えます。

Toggl - Free Time Tracking Software

スケジュール管理

案件を複数取り扱う場合はスケジュール管理も大切です。Googleが提供する『Googleカレンダー』が使いやすくて便利です。

アラート機能で作業忘れを防いだり、Googleタスクなど他のGoogleサービスと連携して利用できたりと、スケジュール管理に必要な要素が豊富に用意されています。

Web版だけでなくモバイル端末用のアプリ版もあり、ネット環境さえ整っていれば多くの機能を無料で利用できます。

Google カレンダー

榎本希

労務管理の一部をアウトソーシングなどで委託する方法もありますが、利益が上がらないうちはコストをなるべく抑えるためにも無料で使える労務管理システムを利用してみると良いでしょう。

ツールは様々なものがあるので、無料で利用できるものからまずは利用してみて自分にとって使いやすいものを選ぶとよいでしょう。

まとめ

フリーランスは基本的に一人で全てのことを行う必要があるため、企業の会社員以上に労務管理が重要です。業務に支障をきたさない範囲で自己管理に気を配り、便利なサービスも利用しながら効率よく仕事に取り組めるようにしましょう。

榎本希 [監修]

医療機関・医大の研究室にて長年勤務をした後、行政書士試験を受験。医療系許認可をメインに扱う行政書士として、行政書士のぞみ事務所を開業。再生医療関係の許認可・診療所開設・医療広告ガイドラインに基づく医療広告のチェック等の他、任意後見・契約書作成・起業支援を扱う。

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