会社における総務とは
そもそも会社において総務がどのような仕事をするのかというと、その会社の全社員を1つにまとめて会社全体がレベルアップするよう促すということがメインです。
具体的な仕事内容はたくさんあるので一口には言えませんが、会社にとって必要かつ総務以外の部署では担わない業務はほとんど総務が担当します。
総務は会社にとって必要不可欠な業務
会社にとって総務はなくてはならない存在です。基本的に社員が会社で快適に仕事をするために必要なことは全て行うと言っても過言ではありません。
備品の購入や経費精算、契約書関連の管理など、その仕事内容は広範囲にわたります。そのため、細やかな気配りができることをはじめ、物事を柔軟な思考でとらえて臨機応変な行動ができるということは必須です。
さらに社員とのコミュニケーションもこまめにとっていくことも大切な仕事の1つなので、人から信頼される人間性も兼ね備えている必要があります。
総務に求められるスキルとは
それでは具体的に総務にはどのようなスキルが求められているのか、ここからは総務の仕事をするうえで求められる主なスキルを紹介していきます。
正確で迅速な事務処理能力
まず欠かせないスキルの1つは、正確かつ迅速に事務処理ができるということです。正確さだけでも時間がかかってしまえば毎日残業続きになってしまいますし、逆に迅速さだけでも細かなミスが目立っていれば信頼感は薄れていってしまいます。
総務が行う事務処理は内容も量も多岐にわたるため、正確さと迅速さのどちらが欠けていても成り立たないということは、頭に入れておきましょう。
コミュニケーション能力
コミュニケーション能力があるということも総務の仕事をするうえでは欠かせません。なぜなら外部からの電話対応や受けた問い合わせを担当部署に取り次ぐときなど、人とのコミュニケーションは必ず必要になってくるからです。
そのほか社員から備品の発注依頼や書類の作成を依頼されるときも、無愛想な対応をしてしまったり、話しかけにくい雰囲気を出してしまうのはNGです。社員が気持ちよく働ける環境を作るということも大切な仕事になります。
臨機応変な対応力
総務の仕事をしていくうえでは、物事に対して臨機応変に対応していく力も求められます。何か問題が起こったときにあたふたして立ち止まってしまうのではなく、色んな角度から問題に対処して積極的に行動に移せるスキルが必要です。
フリーランスの総務として働こう
それでは実際に総務の仕事をフリーランスとして請け負う際、そもそも需要があるのか、どのようなスキルを身につければいいのか、報酬や働き方はどのような形態になるのかを解説していきます。
フリーランスの総務事務は需要がある？
フリーランスの総務職を募集している企業は、主に中小企業や個人事業主が多くなります。なぜなら大企業だとあえてフリーランスにこだわらなくても、正社員として入社可能な財力も仕事もそろっていることがほとんどだからです。
一方、中小企業や個人事業主の場合は事務の仕事量自体が少ないため、月に数時間だけフリーランスを雇ったほうが、人件費の削減にも繋がります。そのため、フリーランスとして総務の仕事をする際は、事業規模が小さい会社が狙い目ということは覚えておいてください。
簿記とofficeソフトは習得を
フリーランスの総務としての仕事内容は、主に問い合わせ対応をはじめ、資料作成やネットのリサーチが主になるので、基本的に特別な資格などは必要ありません。しかし持っていたら仕事で活かせる資格は、簿記とofficeソフトです。
簿記は3級を所持していれば、十分仕事に活かすことができます。しかし3級は持っていても実務経験がないと、採用時に即戦力がないと思われてしまう可能性が出てくるので、たとえ資格がなくても数年総務の仕事をしていた経験があったほうが、即戦力として重宝される可能性は高いと言えます。
さらにプラスアルファで社会保険労務士の資格があれば、従業員の入退職や昇給時の社会保険の手続きも可能になってくるので、仕事の幅が広がるので活用しておきたいところです。
もう1つはWord、Excel、PowerPointなどofficeソフトを使いこなせると、大きな強みになります。フリーランスだと何社も掛け持ちして仕事を行ったり、リモートで仕事を行うことが多いため、これらのofficeソフトを習得できていれば、効率よく仕事をすることが可能です。
報酬は働き方によって幅がある
報酬や働き方は人それぞれなので一概には言えませんが、手取りの年収が100万円未満のお小遣い程度で働いている人もいれば、500万円以上などフリーランス一本で暮らしていけるほど稼いでいる人もいます。在宅で行う場合は通勤時間はなくなるので、その分仕事をする時間に費やせばそれだけ稼ぐということも可能です。
仕事はどのように見つけるのか
それではここからは、実際にどのようにフリーランスの総務の仕事を見つけていくのか、その探し方を紹介していきます。自分に合った見つけ方で仕事を獲得していきましょう。
人脈を活かそう
一番効率的なのは、人脈を活用していく方法です。クライアントになりそうな人がいるビジネス関連の交流会やセミナーなどに積極的に出席して、人脈を増やしていって仕事獲得まで繋げていきましょう。交流会などに行けば人材を求めている社長に会う機会もあるはずです。そこで社長に自分の価値をアピールしていきましょう。
営業力が重要
仕事を獲得するためには、受け身の状態ではうまくいきません。営業力も重要です。
これは総務のことに限らずフリーランスとして仕事をしていくうえでも肝要なことですが、自分にどれだけの付加価値を与えて商品として、クライアント先に売り込めるかということが、仕事を獲得するカギになります。そのためには常にSNSなどを使って自己発信をしたり、クライアントが喜びそうなスキルを習得していきましょう。
フリーランスとしての働き方
ここからはフリーランスという働き方には、どのようなメリットやデメリットがあるのか解説していきます。フリーランスという性質を熟知して仕事をしていってくださいね。
フリーランスのメリット
フリーランスのメリットとしては、時間や場所に縛られることがないということが挙げられます。
会社に属している場合は、定時に決まった場所に出社しないと評価に悪影響を及ぼしてしまいますが、フリーランスの場合は仕事まで期日内にしっかりとこなしていれば、何時にどこで始めても自由です。またそのようなスタイルで仕事をしていくと、余裕もできて視野がどんどん広がるというメリットもあります。
フリーランスのデメリット
一方フリーランスのデメリットとしては収入の不安定や、もしもの時に代役を立てることができないことがあげられます。会社に属していないため時間や場所からは自由ですが、それも伴い収入の不安定さを目立ちます。ある日突然契約を終了させられるということも、十分に考えられます。
また自分が病気やケガで仕事ができなくなったとき、誰も代わりがいないということもデメリットです。会社に属していれば他の社員が代打として行うことも、フリーランスとして請け負っている場合は全て自己責任になります。それらを踏まえたうえで仕事をしていきましょう。
まとめ
以上、ここまでフリーランスとして総務の仕事をするうえでの準備や仕事の探し方をはじめ、フリーランスとして働くことによるメリットやデメリットなど幅広く紹介していきました。
フリーランスで仕事を獲得していくには、自分の積極性と行動力が重要になってきます。メリットやデメリットなども考慮したうえで、自分に合った仕事の仕方を見つけていってくださいね。