プロジェクトのスケジュール管理は不可欠
プロジェクトを進めるにあたり、事前にスケジュールを立ててプロジェクトの進捗状況に合わせながら柔軟に管理することは不可欠です。
スケジュールを適切に管理することは、プロジェクトの成否にも深く関わってきます。ここでは、スケジュール管理の目的やその効果、さらに管理方法を選ぶ際のポイントについてみていきましょう。
スケジュール管理の目的
スケジュールを管理する目的は、プロジェクトに関わる全員が認識を共有し、効率的に作業を進めて計画通りにプロジェクトを完成させることです。
大規模なシステム開発や大型機械の製造などの複雑なプロジェクトを円滑に進めるには、適切なスケジュールを作成して管理することが重要になります。
適切なスケジュール管理の効果
適切なスケジュール管理を行うことで、プロジェクトの進捗状況を正確に把握できるようになります。
プロジェクトが滞っている場合に、どの段階で何が原因となっているのかを確認することが可能になり、早急な対応につながります。スタッフ全員が状況を共有することで、プロジェクトを円滑に進めることができるのです。
運用しやすい管理方法を選ぶことが重要
スケジュールを管理する方法はいくつかありますが、できる限り使いやすく運用しやすい方法を選ぶことが重要です。
管理方法が複雑だと、使いこなすことに時間を取られてしまい、プロジェクトの進行に影響を与えます。分かりやすく運用しやすいスケジュール管理の方法を選ぶことが、プロジェクトの成否に大きく関わってくるのです。
適切なツール選びのコツ
スケジュール管理に使えるツールはいくつもありますが、プロジェクトの規模や内容、予算に合った適切なものを選ぶことが大切になります。
選んだツールが使いにくければ、プロジェクトの完成が遅れることにもなりかねません。ツール選びは、プロジェクトの成功に関わるほどの重要事項なのです。ここでは、適切なスケジュール管理ツール選びのコツを紹介します。
機能
プロジェクトには多くのメンバーが関わることから、スケジュール管理ツールはできる限り使いやすく、見やすい機能を備えていることは必須と言えます。
メンバーの中には、ツールを使うことが苦手な人もいるかもしれません。複雑で使いにくいものはできるだけ避けるようにして、必要な機能を備えた分かりやすいツールを選ぶとよいでしょう。
コスト
スケジュール管理ツールの運用に際し、あまりにもコストがかかるものを導入するのは避けたほうがいいでしょう。
プロジェクトには予算があるので、節約できる部分はできるだけお金をかけず、本当に必要なところにお金をかけることが大切です。今は、無料でも十分優れた機能を搭載したツールがたくさんあります。
まずは無料のツールでコストを抑え、必要なら有料のツールを検討してみる、という順番がおすすめです。
利用シーンに合ったインターフェイス
スケジュール管理ツールのインターフェイスは、プロジェクトの内容や関わる人によって適切なものを選ぶようにしましょう。
複雑なタスクが多いプロジェクトであれば、タスク管理やスケジュール調整がしやすいものを選ぶことをおすすめします。スタッフに在宅ワークの人が多ければ、チャット機能やメッセージ機能に優れたものが必要でしょう。
プロジェクトの特徴に合わせて、適切なインターフェイスのツールを選択するよう心がけましょう。
スプレッドシートを活用する方法もおすすめ
有料・無料を含めたさまざまなスケジュール管理ツールがある中で、どれを導入すべきか迷うこともあるでしょう。一度導入したツールから別のものに乗り換える作業は手間がかかりますから、できれば避けたいものです。
ツール選びに困っている方に、『スプレッドシート』を使って管理するという方法を紹介します。Googleが提供しているスプレッドシートは、操作がExcelとほとんど同じで使いやすく、工夫次第でスケジュール管理ツールとして活用することができるのです。
ここでは、スプレッドシートの魅力をいくつか紹介します。
ネット環境があれば無料で利用可能
Googleのスプレッドシートは、無料で利用することができます。クラウド型のサービスなので、インターネットにつながる環境さえあれば、パソコンやスマホ、タブレットなどで作業できるので非常に便利です。
同じスプレッドシートを複数のユーザーが同時に開いて作業することも可能なので、多くの人が関わるプロジェクトに向いているツールと言えます。
ガントチャートを作成できる
プロジェクトの進捗状況が一目でわかる『ガントチャート』も、スプレッドシートで作成できます。
Googleスプレッドシートのアドオン（ソフトに追加できる拡張機能）である『ProjectSheet planning』を使えば、ワンクリックでスケジュール管理シートを作成でき、進捗状況を色で管理できるのでおすすめです。
作業内容や注意事項、締め切りなどを入力することで、全体のプロジェクトの中で現在どの作業がどの程度進んでいるのか、一目で分かるようになります。
無料で使えるおすすめ管理ツール紹介
無料でも、スケジュール管理ツールとして機能が豊富なものが多くあります。ここでは、無料で使えるおすすめのツールをいくつか紹介しましょう。
タスク管理にも役立つ Jooto
『Jooto』は、シンプルで直感的な操作ができる点が魅力のスケジュール管理ツールです。基本的な機能なら、4人まで無料で利用できます。
ホワイトボードに付箋を貼り付けるようなイメージで操作できるので、自分のタスクやプロジェクトの進捗状況を手軽に管理できます。
ガントチャート機能も搭載しており、Googleカレンダーとも連携しているので、納期を意識しながらタスク管理ができるツールです。
エクセル出力に対応 Brabio!
最大5人まで無料で使えるスケジュール管理ツール『Brabio!』は、ガントチャートを作るのに適したツールです。
シンプルかつ使いやすいインターフェイスなので、初心者向きのツールとも言えます。Excelシートで一括出力する機能が搭載されているので、社内での進捗状況の報告などにも使いやすいです。
スマホでも使いやすい Redmine
『Redmine』は、全ての機能を無料で利用できるエンジニア向けのスケジュール管理ツールです。ガントチャートやカレンダー、ロードマップなどを簡単に表示できるので、システム開発でのプロジェクトの進捗管理に役立ちます。
スマホでも操作しやすいインターフェイスで、アプリ版も利用可能です。オープンソース型のツールとして、世界中で利用されています。
まとめ
適切なスケジュール管理をすることで、困難なプロジェクトでも進捗状況の確認が容易になり、スムーズに作業を進めることができます。
プロジェクトの性質や関わる人数、タスクの種類などに応じて、適切なツールを選択するようにしましょう。この記事を参考にして、最適なスケジュール管理ツールを探してみてください。
