フローチャートはテンプレートを活用しよう。流れやポイントのまとめ

フローチャートの作成は、テンプレートを利用することで効率的に行えます。開発設計や業務計画など、用途にあったテンプレートを用いてフローチャートの作成を行いましょう。作成する流れやポイントも、あわせて解説します。

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フローチャート作りの流れ

まずは、フローチャートを作成するための流れについて解説します。目的やタスクの設定など、やるべきことを順序立てて確認していきましょう。

目的やタスクの設定

まずは、フローチャートを作成する目的をしっかりと設定しましょう。この時に重要なのは『範囲を策定すること』です。

ソフトウェア開発などでは特にそうですが、開発が終わり、クライアントに渡した後でもバージョンアップへの対応や機能の要望などがあるかもしれません。すると次々に作業が膨らんでしまい、いつまでも開発を終わらせることができないのです。

どこで終わらせるかのゴールをまずははっきりさせて、フローチャートへ落とし込んでいきましょう。

目的と範囲が決まったら、そのためにどんな作業が必要かタスクの設定を行います。タスクを考える際には、まずは順序や時系列は一旦無視して、必要な作業を全て挙げてみましょう。

タスク整理と作図

タスクを列挙し終えたら、それらの整理を行っていきます。時系列順に並べていきながら、細分化すべきタスクや重複したタスクがないかを確認していきましょう。

例えば『動作確認をする』というタスクであれば、ソフトのインストール・実際に起動する・チェックリストに沿って動作確認をするといったように、タスクを細分化する必要があります。

時系列順に並べ終わったら、実際にフローチャートに落とし込んでいきましょう。

作成の際のポイント

フローチャートを作成するポイントについて解説します。分かりやすいフローチャートになるように、次のことに気を付けましょう。

時系列

フローチャートを作る際に注意すべき1点目は『時系列』です。フローチャートを上から下に向かって処理していく際に、時系列が逆行したり、重なったりしないようにすることが大切になります。

フローチャートを読むとき、多くの人はじっくり読み込む時間がありません。読み込みに時間がかかるようであればフローチャートである意味がなくなってしまいます。

矢印は必ず時系列に沿って、過去から未来へ、前から次へと流れを揃えましょう。一目で直感的に流れを把握できるのが、良いフローチャートです。

文字数

フローチャートに記載する文字は、基本的には助詞や助動詞を入れず、簡潔な表現にしましょう。見やすさを優先し、フローチャートの確認に時間をかけさせないためです。

文字数を増やすと、読むのに時間がかかるだけでなく、その分テキストボックスを大きくしなければなりません。フローチャートのデザインが崩れてしまう可能性があります。

『動作を確認する』であれば『動作確認』といった具合に、なるべく文字数を抑えていくことがポイントです。

テンプレートを活用しよう

フローチャートは、決められた記号や矢印をルールに則って使い、見やすいように全体的な配置を調整していく必要があります。初心者が一から作成しようとすると、時間がかかってしまうでしょう。

そこで、用途ごとにテンプレートを活用することで、作業を効率化してフローチャートの完成度を高めることができます。

Microsoft Office Visio

Microsoftの製品で『Microsoft Office Visio』というものがあります。これは、図面や設計図を作成したり、他のデータとリンクさせたりできるソフトです。複雑なフローチャートを作ることにも長けています。

Microsoft Office Visioには、フローチャートのテンプレートが多く用意されている他、フローチャート作成に必要な図形も多く揃っています。

Microsoft Office Visioを起動した際にフローチャートのカテゴリがあるので、適切なものを選択してフローチャートを効率的に作成していきましょう。1カ月間は無料で利用可能です。

Microsoft Office Visio

Lucidchart

『Lucidchart』は、ブラウザ上でさまざまな図面を描けるプラットフォームです。ドラッグ&ドロップの簡単な操作で、初心者でも楽に図面が作成できます。

豊富なテンプレートが用意してあるのも特徴です。フローチャートのテンプレートもありますので、目的やタスクに合わせて選びましょう。

また、OfficeソフトのWord・Excel・PowerPointで使えるテンプレートも豊富に用意されているので、Officeソフトで作成したい場合はそちらを使ってみてください。

Lucidchart

Edraw

『Edraw』は、個人や法人、教育機関などさまざまなユーザーが利用することを想定したサービスです。組織図やネットワークチャート、マインドマップをはじめとした豊富な図面が作成できます。

無料で利用できるテンプレートが揃っていて、Officeソフトでも利用できるテンプレートもあります。作成したデータはOfficeソフトへエクスポートすることも可能です。Windows・Mac・Linuxそれぞれのバージョンにも対応しています。

Edraw

フローチャートの作成ツール

フローチャートを作成するのに利用できるOfficeソフトを紹介します。

Officeソフトでは、フローチャートの作成はもちろん、ソフト同士でデータを移動したりエクスポートしたりすることも可能なので、ぜひ利用してみてください。

Word

Wordは、Microsoft Officeの代表的な機能の一つです。その用途は主に文章の作成ですが、Wordの中には『図形』や『吹き出し』といった機能もあり、フローチャートを作成することもできます。

『挿入』タブから『SmartArt』または『図形』を選択することでフローチャートに必要な図形を作れます。図形の色やカラーリングも自由に行えますし、図形の中や外側に文章を書くことも可能です。

文章ソフトながら、フローチャートの作成手順はとても簡単で、用途に応じたテンプレートも豊富に用意されています。

Excel

Excelは本来は表に記載されたデータを計算したり整理したりするためのソフトですが、図形や矢印などのフローチャート作成に必要な素材を追加することもできます。フローチャートのテンプレートを使って作成することがおすすめです。

Excelを利用する場合、まずはフローチャート作成前にページレイアウトを設定して範囲を決めておきましょう。Excelはフローチャート作成支援ツールなどもあるので、それらを使ってカスタマイズすることでさらにフローチャートを作りやすくすることも可能です。

PowerPoint

PowerPointは、通称『パワポ』の愛称で親しまれています。会議資料やセミナーなどで利用する、文字と画像やグラフの入った見栄えの良いスライド作成できるツールです。

基本的な操作方法はWordと似ています。ソフトを起動し『挿入』タブから『図形を挿入』を選び、図形や吹き出しを配置します。フロー図の作成、テキストなどを入れていき、図形の大きさやカラーリング、全体的な配置を整えれば完成です。

こちらもテンプレートがありますので、利用することでボックスの位置調整などの手間がある程度省けて、効率的にフローチャートが作成できるでしょう。

まとめ

フローチャートには決められたルールや作成手順があり、図形同士の位置の調整やカラーリング、フォントなどのデザインセンスもある程度問われる作業です。一から作るとなると、時間もかかってしまいます。

そこで、テンプレートを使う方法がおすすめです。OfficeソフトやLucidchart、Edrawには豊富なテンプレートが用意されていて、フローチャートの作成を手助けしてくれます。

WordやExcel、PowerPointには元々テンプレートが用意されていますので、まずはテンプレートの中から自分のイメージに合ったものを選んでみると良いでしょう。

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