ビジネスマナーにそった名刺交換の基本は?順番についても解説

初めて会う相手と名刺を交換する際のビジネスマナーをご存知でしょうか。ビジネスの場では名刺を交換する機会が多くあるため、交換のマナーを知っておくことは大切です。名刺交換の順番などのマナーをしっかり押さえておきましょう。

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名刺交換におけるビジネスマナーの基本

名刺交換は取引相手と会う最初の場面であり、ビジネス関係のスタートとなります。大切な機会ですので、準備もしっかりしておきましょう。

まずは名刺の準備から

交換にあたって名刺を忘れたり、切らしたりしていることは失礼に当たります。会社のデスク、鞄やスーツにも常に予備の名刺を用意しておきましょう。名刺を作るときも切らさないように多めに作っておくことが大切です。

名刺交換の前は名刺入れにある名刺をチェックしておき、きれいな状態で、汚れたり折れたりしていないものを渡しましょう。また、ポケットなどから直接名刺を出すのはNGです。必ず名刺入れから出しましょう。

受け取り方の基本

名刺の受け渡しは、まず目下の者が差し出して目上の者が受け取ります。先方も名刺を差し出して、お互い名刺を差し出すかたちになることもあります。

また、先方が先に差し出してきた際、こちらから差し出すのにもたついて、なかなか受け取らないでいるのも失礼です。すぐに自分の名刺を差し出せるようにしておきましょう。

名刺を受け取るときは基本的に、両手で受け取ります。先方もこちらも名刺を差し出している場合は、左手で受け取り、その後右手を添えます。両手で受け取るかたちになったら『頂戴します。よろしくお願いいたします』などと述べます。

受け取る際の行動として、以下はNGとなりますので注意が必要です。

  • 先方の名刺の会社ロゴや名前の上に指を置く
  • 先方の名刺に、見えるところでメモを書き込む

先方の名前に読み方が書いておらず迷ってしまった場合は、名刺を受け取った時点で確認しておきましょう。

渡し方の基本

名刺を渡す際はもたつかないように、名刺入れはあらかじめ取り出しておきましょう。また訪問している方から先に、つまり営業している側からされる側へ、先に名刺を差し出してください。

名刺交換は先方もこちらも立って、間にテーブルを挟まないかたちで行います。先方の側に移動して以下のように渡しましょう。

  • 名刺入れから名刺を出して、表を上にし、両手で胸の高さに持つ
  • 軽くお辞儀をしながら、先方に両手で差し出す
  • 相手の目を見ながら、自分の会社名、部署、肩書き、フルネームをはっきりした声で名乗り挨拶する

先方も名刺を差し出している場合は、右手で名刺を差し出し、左手で先方の名刺を受け取ります。

知っておきたいポイント

他にも心得ておくべきポイントがあるので、押さえておきましょう。

交換した後は

受け取った名刺は、名刺入れの上に乗せて持ち、椅子に座ったあと、テーブルに置きます。自分から見て左側に、先方の座っている順に並べましょう。

先方の名刺が1枚だけであれば、直接テーブルの上に置かず、名刺入れの上に置きます。複数枚であれば、先方の一番目上の方の名刺を名刺入れの上に乗せます。枚数が多いときはすべてテーブルの上でもいいでしょう。

資料などでテーブルに名刺を置いておく余地がなければ、軽く一礼して名刺入れにしまっても問題ありません。

もし忘れた場合は

冒頭でふれたように、名刺を切らしているようではダメですが、実際にはそういった場面もあるでしょう。その際は、『申し訳ございません、いま名刺を切らしてしおりまして』などと、きちんとしたお詫びをします。

先方の名刺を受け取る際には、こちらの名刺代わりに自分の会社名、部署、肩書き、フルネームをはっきりした声で名乗りましょう。次に会う機会には、再度お詫びとともに、必ず名刺を渡すようにしてください。

順番について

名刺を渡す順番は『目下の会社から先に』というのがマナーです。また、こちらが複数名で訪問している場合は、その中の『一番目上の者から』渡していきます。

目上の会社というのは、お願い(営業)される側やお金を払う側、目下の会社というのはお願い(営業)をする側やお金を受け取る側のことです。

1対1での交換の場合

1対1で名刺交換する場合はシンプルです。営業をする側、つまりお金をいただく側が先に名刺を渡し、営業される側、つまりお金を払う側が後に名刺を渡します。つまり、まず営業マンから営業先へ名刺を渡すのがマナーです。

複数人での交換の場合

複数人での名刺交換の順番について考えてみましょう。営業先のA社のA部長とA課長、営業に来たB社のB部長とその部下のあなたがいた場合を例に考えます。

複数人で名刺交換は、先述の『目下の会社から先』『上司から先』というルールを思い出しましょう。このケースで名刺を渡す順番は以下のとおりです。

  1. B部長からA部長へ渡し、名刺交換する
  2. 自分からA部長へ渡し、名刺交換する
  3. B部長からA課長へ渡し、名刺交換する
  4. 自分からA課長へ渡し、名刺交換する

まとめ

名刺交換のビジネスマナーでは、渡し方だけでなく交換する順番も重要な意味を持ちます。顔合わせの最初である名刺交換は、ビジネスにおける第一印象を決める大事な場面です。

先方を敬う、目上を立てるという基本にのっとって、悪印象を与えないよう、マナーをしっかり押さえておくことが必要です。名刺のチェックを怠らないようにして、失礼のないよう備えましょう。

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