G Suiteの基礎知識
大企業だけでなく、個人や個人事業主も導入している『G suite』ですが、今さら聞けないG Suiteの基礎知識について説明していきます。
読み方や用語など、基礎からきちんと知ることで、効果性や活用法をマスターしていきましょう。
G Suiteとは？
『G suite』は『ジースイート』と発音する、Googleが提供しているサブスクリプション型の共有サービスです。
旧名は『Google Apps for Work』といって、Googleが提供する、カレンダーやメールなどのサービスアプリケーションを、まとめて利用できるビジネス用のグループソフトウェアです。
無償サービスのGmailやGoogleドライブはもちろん、Googleが提供しているあらゆるサービスを、ドメイン内のユーザーだけで利用できます。
有償で導入すれば『@gmail.com』の＠以降の箇所も、任意で決められます。
G Suiteでできること
G suiteは、Googleが提供しているあらゆるサービスを『共有』できるため、『Googleカレンダー』でほかのユーザーと予定を調整したり、会議スケジュールを『招待機能』で設定し、一斉メールを送ったりするなどの作業も簡単にできるようになります。
『Googleドキュメント』を使えば、一つのファイルを複数人で閲覧したり、権限のある人間だけで編集したりと、組織におけるルーティンワークが劇的に軽減されるのが特徴の一つです。
独自ドメインを設定する方法
G suiteを導入する最初のステップは、サービスの利用申込です。G suiteが提供している『Basic・Business・Enterprise』の3種類のエディションから、自社で必要なプランを選択します。
会社名と人数を選択する画面に必要事項を入れ、国を選択し、管理者のメールアドレスとして、自分が普段利用しているメールアドレスを入力します。
ここまで設定すれば、あとは画面の指示に沿ってドメインが設定できるため、非常に簡単です。
ドメインとは？
ドメインとは、メールアドレスの持ち主や、WEBサイトの場所を示す『住所』と考えて差し支えありません。特に、メールアドレスの場合は『＠gmail.com』の『＠以降の文字列』を指します。
たとえば、メールサーバは『ABSCE＠gmail.com』宛のメールを受け取ったら、『gmail.com』という住所の『ABSCE』さんにメールを届ける、という指示を受け取ると覚えておくと、仕組みがわかりやすくなるでしょう。
購入時にドメインを設定
実際にG Suiteで『独自ドメイン』を設定する方法をみていきましょう。すでにドメインを所有しているか、これから新しく購入するかを選択します。通常は、すでに使用しているメールやURLがあるため、『使用できるドメインがある』を選択します。
ドメイン名を入力→確認後の『ドメイン管理者の設定』の画面で、姓名などの必要事項を入力し、アカウントの設定に移ります。
IDとパスワードを設定し、ロボットでないことが確認されると『管理者用のアカウント』が作成されます。
この『独自ドメインの管理者アカウント』は非常に大切なので、失念しないよう留意しましょう。
管理者アカウントからメールを移行
『管理者アカウント』が取得できたら、そのアカウントを使ってG Suiteにログインしてみましょう。
本人確認とプライバシーポリシーにチェックを入れ、ログインを完了させると、G Suiteのドメイン設定画面に移ります。
メニューから『ドメインの確認とメールの設定』を選択し、G Suiteの管理コンソールへログインできるようになれば、G Suiteへのメール移行は完了です。
別のドメインに移行する場合
現在のプライマリドメインを使いたくない場合、もしくは使えない場合は、別のドメインに移行させましょう。
G Suiteにログイン後、管理コンソールでプライマリドメインを変更します。次のログイン時に新しいドメイン名でのメールが届けば大丈夫です。
ただし、試用アカウントのプライマリドメインは移行できないため、注意しましょう。
セカンダリドメインとして追加する
セカンダリドメインを追加する場合は、管理コンソールに追加します。オプションの選択を求められるので、『ドメインエイリアス』のオプションは選択せずに『別のドメインを追加』を選択します。
確認時にプライマリドメインとセカンダリドメインがあれば、問題ありません。
各種設定を行う
管理コンソールから、『ドメイン』にアクセスします。表示がない場合は、画面下部の『その他の設定』からアクセスします
『ドメインの追加と削除』から、『プライマリに設定』で、プライマリドメインを変更できますし、『ユーザー名の変更』から名前も変更できます。
ユーザーの古いアドレスは『メールエイリアス』となるため、各ドメインがGoogleサーバーを経由する設定をしておけば、新旧両方のアドレスでメールを受け取ることも可能です。
元のドメインを削除する
管理コンソールのホームページから『ドメイン』にアクセスし、『ドメインの追加と削除』をクリックします。
完全に消えたことを確認するために、別の端末からもアクセスし、消えていれば作業は完了です。
どれも非常に簡単な作業ではあるため、必ず確認作業を怠らないようにしましょう。
まとめ
G suiteは専門用語が多いですが、覚えてしまえば非常に操作性が高く、作業の効果性も実感しやすくなるでしょう。
ドメインの初期設定や、ドメインの移行方法を知って、Googleが提供する、カレンダーやメールなどのサービスアプリケーションをまとめて利用し、グループソフトウェアを使いこなせるようになりましょう。
