G Suiteとは?今さら聞けない基礎知識と導入事例を紹介

情報漏洩問題が企業イメージや株価を左右する時代、企業が多く導入していることでも知られる『Gsuite』にはどのようなメリットがあるでしょう。共有やクラウドサービスについて理解を深め、ぜひ導入の参考にしてみてはいかがでしょうか?

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G Suiteとは?

『G Suite(ジースイート)』は、旧名を『Google Apps for Work』といい、Googleが提供する、カレンダーやメールなどのサービスアプリケーションを、まとめて利用できるビジネス用のグループソフトウェアです。

個人向けとしても有効な『Gmail』や『Googleカレンダー』にビジネス向け機能を追加し、企業や組織向けのグループウェアであるG Suiteの基本から活用事例までお伝えしていきます。

Googleが提供するグループウェア

『G Suite』を一言で表現すると『グループウェア』です。提供されているのは、無料でも使える『Gmail・Google カレンダー・Google+・Google ドキュメント・Google スプレッドシート』などのサービスです。

G Suiteは、こうした無料のサービスを必要な機能を包括して提供するグループウェアです。Googleの特徴である『シンプルさ』『使いやすさ』『デザイン性の高いインターフェース』で、組織の生産性向上効果を促進します。

ドメイン内だけで共有可能

ビジネスにおいて、オンラインで情報を共有する実務作業は、情報漏洩など『セキュリティ』が気になるところです。G Suiteの特徴は、管理者が組織内のユーザーによる情報の共有方法を設定できる点にあります。

それらは各サービスのみならず、ドライブに保存されているコンテンツに対しても有効で、通常は『共有設定』をかけると、フォルダ内のファイルも共有されてしまいます。

しかし、G Suiteなら『共有オプション』を設定することで、ドメイン外のユーザーへのアクセス許可・不許可や、ユーザーによる外部メンバーの追加やメールの受信なども細かく指定できるため、ケアレスミスによる情報漏洩から機密を守れます。

G Suiteの特徴

『G Suite』は、インターネット経由で提供されるサービスを使った、クラウド型グループウェアです。これらを使って可能になるのは、組織におけるコラボレーション基盤となります。

G Suiteには機能だけでなく、クラウド型グループウェアとして『初期導入が安い』というメリットがあげられます。

物理的なサーバーなどのインフラを準備する必要がないため、すでに組織内にインターネット環境があれば『短期間で導入できる(カットオーバー)』も大きな魅力の一つです。

さらに、システム運用をするのはGoogleです。社内に、サーバー保守やセキュリティパッチ適用をする部署・人員も不要なので、『運用コストの削減』も望めるでしょう。

それ以外にもたくさんある『G Suite』のメリットについて紹介していきます。

状況に関わらず利用可能

インターネットを使ったクラウド型サービス最大の利点は、『ネット環境さえあれば、どこからでもアクセスが可能』という点でしょう。

移動中でも、取引先からでも、ネット回線さえあれば、いつでも自由にアクセスが可能です。当然閲覧だけでなく、データ作成や編集機能もできるので、顧客にデータを提出したり、業務日報作成のために帰社したりする必要もなくなるでしょう。

場合によっては通勤の必要すらなくなるため、育児や介護による勤務時間削減などの『働き方改革』を提唱する企業にとっては、導入メリットを最も感じられるポイントでしょう。

アップデートの必要がない

『アップデート作業』は、時間も手間もかかります。かといって、放置しているとウイルスの危険にさらされる可能性があります。

Gmailが世界中で認知されたきっかけの一つが『アップデート不要』の機能でした。新機能が追加されると、自動的にバージョンがアップされるので、ユーザーがインストール作業をしなくても、常に最新バージョンを利用できる画期的なサービスなのです。

当然G Suiteでも、Gmailはもちろん、それ以外のサービスや構成アプリのデータやソフトまで、ユーザーは常に最新版のバージョンを使えます。もちろん、ユーザーによるアップデート作業も必要ありません。

セキュリティが高い

クラウドにデータを置くことで、非常に不安になるのが『セキュリティ』の問題です。「オンラインで情報を見られたらどうしよう」「カード情報が盗まれてしまったら」と、セキュリティに携わる人の心配は尽きません。

そのような不安があったとしても、一般企業がクラウドベンダーと同レベルセキュリティを保持することは、技術的にも費用的にも困難です。

仮に、同等程度の安全性を保てたとしても、それを管理するデータセンターを物理的に管理するためには、気の遠くなるようなコストがかかります。

しかしG Suiteなら、セキュリティ対策に定評のあるGoogle社が徹底対応しているため、最低限のコストで高い安全性を保つことが可能なのです。

基本的なサービスの機能

企業で作業をする前に、『Gmail』や『Googleカレンダー』というサービスを個人で利用していた人も多いでしょう。これらは『Googleアカウント』を作成すれば、無償で利用できるサービスです。

無償で提供されている機能に、企業がわざわざお金を払って利用するメリットは『G Suite の管理者機能』です。

新聞やテレビニュースで問題になる『情報漏洩問題』の原因にあげられるのが、『社員が、会社の顧客情報などを、個人のGoogleドライブで保存していた』という点です。

社員が自分の情報を間違って公開してしまうのも大変な事件ですが、これが会社の顧客情報などであれば、会社の信用失墜はまぬがれません。

しかし、企業が導入しているG Suiteを利用して、コラボレーション基盤を正しく構築しておけば、このような事件の発生リスクは限りなくゼロに近づけられます。

企業レベルでは、個人利用の無償サービスより高度な管理機能が要求されるため、それに応える形で、企業が有償でG Suiteを導入しているのです。

Gmail

無償版のGmailドメインは基本的に『@gmail.com』だけとなっています。独自ドメインを取得できなくはないのですが、複雑な設定と管理が必要になります。

しかしG Suiteは、『企業導入が前提』です。独自ドメインも管理者コンソールでの一括管理だけなので、非常に簡単といえるでしょう。

個人利用で使い慣れたGmailを、ビジネス用のメールで使えるので、新たに覚えることもなく、無制限メーリングリストの作成ができるのも魅力です。

フォルダ容量は30GB程あり、Googleの強力なフィルタが迷惑メールをしっかりブロックしてくれるのも、頼もしい限りです。

Googleドライブ

データの損失は、企業にとって取り返しのつかない大きな問題です。G Suiteが提供している三つのエディション『Basic・Business・Enterprise』のうち、BusinessとEnterpriseは容量が無制限なので、必要に応じたストレージを常に確保できます。

しかし、大量のデータを保村しただけでは、必要なデータを見つけるのが困難です。Googleドライブではユーザーにとって必要と思われるファイルを、GoogleのAI機能を利用してリアルタイムで予測し、表示・提示してくれます。

今まで書類探しにかかっていた時間や労力も削減できるため、有償ならではの画期的サービスといえるでしょう。

Googleカレンダー

どれだけ有能な仕事をしても、それを一元管理する『時間軸』がなければ意味がありません。G SuiteのGoogleカレンダーは、すべてのGoogleサービスと連携しているため、作業計画や進行、予定の共有など、組織全体での予定管理を可能にします。

基本機能は無償のサービスと同じなので、スマートフォン・タブレット・パソコンのみならず、ファブレットやフィーチャーフォンなどの端末からも操作が可能です。

会議予約などの予定管理だけでなく、アラーム設定など、個人のスケジュール管理にももちろん使えるので、高いリマインド機能も活用できるでしょう。

その他のサービスの機能

企業や組織はもちろん、現代では個人が使用したり所有したりするデータ量は、増加の一途をたどっています。

ストレージコストと同じく、それを共有する業務も広く展開されているため、無償版にはないG suiteの高度な機能が求められています。

組織のコラボレーションを、安全かつ迅速に構築する、有償版の機能を見ていきましょう。

Googleハングアウト

無償サービスにもある『Googleハングアウト』は、昔の電話に代わる、音声やビデオ通話のサービスです。

G Suiteではただ通話ができるだけでなく、カレンダーやメールから会議に参加できる機能を有しています。リマインド機能からすぐに通話ができるため、リアルタイムでコミュニケーションをスムーズにとれるのが特徴です。

さらにGoogleアカウントやプラグインに関係なく、外部ユーザーを会議に招待できるので、環境にこだわる必要もなく、双方が高い生産性が発揮できるのもうれしいポイントでしょう。

Googleコンタクト

『ビジネスツール』として、カレンダー・スケジュール・電話帳をアナログで使っている人もいるでしょう。『Googleコンタクト』は電話帳に匹敵する機能で、クライアントの連絡先のバックアップはもちろん、あらゆる端末で同期できる『アドレス帳』です。

オートコンプリート(自動で候補をピックアップ)機能も搭載されており、連絡先を失念しがちな人にはありがたいサービスです。

当然、GmailやGoogleカレンダーと連携しているため、連絡先グループ作成で一斉メールの送信も簡単に行えます。

Googleドキュメント

昔のデスクトップパソコンやワープロでは、電源が抜けてしまったり、停電になったりすると、すべての作成データが保存されずに消えてしまうトラブルがよくありました。

しかし、保存機能は年々進化し、保存ボタンを押さなくても作成途中のファイルが保存されるサービスも多くなりましたが、『Googleドライブ』はパソコンにファイルを保存する感覚で、すべてのデータがクラウドに保存されます。

画像やPDFはもちろん、WordやExcelなども瞬時に保存共有されるため、離れた場所でも同時作業が可能です。あらかじめ設定した権限のユーザーしか閲覧できず、権限を制限しておけば、他の人は編集もできないため、勝手にデータをいじられる恐れもありません。

Googleサイト

WEBサイト制作は、HTMLCSSJavaScriptなどのと専門知識を有した人にしかできませんでしたが、『Googleサイト』は知識がなくても、簡単にWEBサイトが作成できるサービスです。

豊富に用意されたテンプレートから好きなデザインを選び、あとはそれをカスタマイズしてサイトを作成していくだけです。共有権限があれば、同時に複数ユーザーで作業することも可能なため効率よく作業ができます。

ポータルサイトや情報共有用のサイトはもちろん、部署内の情報管理サイトなど、ありとあらゆるサイトの構築ができる、非常に便利なサービスといえるでしょう。

利用料金は?

無償のサービスと違い、G Suiteは有償ですが、料金体系は非常にシンプルです。各エディションで利用できるサービスは違ってきますが、『何に対して、いくらかかるのか』を知りたい人にとって、有用な金額を解説していきます。

高額なプランを選べばよいという訳ではなく、目的にあったプランを選択することが大切なので、機能と金額の違いを見ていきましょう。

料金はタイプ別に3種類

G Suiteの料金プランは3種類に分かれており、それぞれ『Basic・Business・Enterprise』というエディションで、年間契約と月契約の支払い方法が設定されています。

三つのエディションの大きな違いは、容量です。Basicプランは容量が30GBと制限されているのに対し、他の二つは無制限のため、容量を多く使う予定がある場合は、BusinessかEnterpriseプランを選択しましょう。

年間契約の場合

『月契約』は、その『利用月』に対して月額金額が請求されます。『年契約』も同様にその『利用年』に対して請求されますが、登録やアカウント追加から1年以内に解約した場合、解約時に残月数分の料金が請求されるため、契約開始月と解約月に留意しましょう。

2019年4月2日に料金が改定され『Basicの月契約と年間契約は同料金』で発表されています。これにより、年間契約と月契約は支払い方法だけの違いとなっています。

BusinessとEnterpriseでの費用の違い

BusinessとEnterpriseは、ともに容量無制限サービスがついており、Basicプランにはない『Cloud search(横断的なデータ検索)』や『Vault(監査機能)』が使えることがメリットです。

『さらに強力な監査機能』はEnterpriseプランのみなので、用途や目的にあったプランを選びましょう。

費用を安く抑えたい場合は、アカウント単位でのライセンス購入も可能です。Googleドライブの追加容量や、Vaultなどの機能は、必要に応じて追加しましょう。

G Suiteは個人事業主でも使うべき?

『G Suite』は大企業や組織が導入するイメージが先行していますが、もちろん個人での利用も可能です。利用料金も等しいため、大企業と同じサービスを個人事業主でも使用できます。

無償で使えるGoogleサービスが展開されている中、有償のG Suiteを個人事業主が導入するメリットを紹介していきます。

G Suiteは個人利用も可能

「G Suiteは個人でも契約できるの?」という疑問を持っている人もいるかもしれませんが、サイト契約に個人・法人などの制限や、契約ユーザー数の下限も設定されていないため、1ユーザーの『個人』でも問題なく契約できます。

個人や個人事業主であっても、事業が拡大して従業員が増えた場合や、契約数を増やす必要がでたときでも、面倒な手続きも必要なく契約ユーザーを追加できるため、事業拡大計画がある個人事業主なら、導入しておいて損はないといえるでしょう。

個人で利用するメリット

G Suiteはクラウドで使えるツールなので、複数ユーザーで同時に作業ができるのがメリットです。

下請け会社や、個人とやりとりするときも、非常に安全に円滑に作業ができる上、パソコン・スマホ・タブレットなど、端末を選ばないのもうれしいポイントです。

『管理機能』を利用して、顧客の個人情報も安全に管理できるため、導入することで従業員のセキュリティ意識も高まるのではないでしょうか。

個人利用ならBasicがおすすめ

Googleでは、契約者の事業規模に応じ『Basic・Business・Enterprise』の3種類の『エディション』が用意されています。Basic→Business→Enterpriseの順に、機能が拡張され、料金も高額になっています。

デザインなど重たいファイルを多数扱う業種なら、容量無制限の『Business』がおすすめですが、そうでない個人や個人事業主なら、費用の安い『Basic』で十分といえるでしょう。

G Suiteの導入例

スタートアップ企業から、数千人単位の大企業まで、広く活用されているG Suiteですが、近年メジャーになった理由の一つに、大企業による導入事例の公表が挙げられます。

世界的企業のGoogleが提供するサービスの連携や、高いセキュリティ機能をどのように活用しているのか、企業の導入例を紹介していきます。

情報伝達を統一した富士フイルム

『情報伝達経路がバラバラ』という課題を抱えていた富士フイルムは、G Suite導入によって、コミュニケーションの質や生産性を向上させました。

事業領域の多様化と、それに伴う組織再編により、6製品以上ものコミュニケーションツールが社内で使用されていたため、情報の伝達に非常に苦慮していた同社は、他社ツールの契約完了と同時に、G Suiteを導入しました。

結果、情報伝達経路が整理され、イノベーションを追求する会社として、さらに大きな発展を遂げています。

働き方改革を目指すビッグローブ

2017年5月にG Suite導入を決定したビッグローブは、最も利用頻度が高いメールに、強力な迷惑メールフィルターをかけ、メールの仕分け作業の手間を軽減させました。セキュリティ面でも、メール経由のウイルス感染を激減させることに成功しました。

Googleカレンダーを必須化することで日程調整工数を減らし、二つのビルと複数フロアに分散していたため非効率だった会議の時間調整なども『招待機能』を使って、劇的に効率化させています。

セキュリティを強化する帝国ホテル

1999年に全社でメールの利用を開始し、約17年もの間、オンプレミスで運用してきた帝国ホテルですが、メールアプライアンスの販売中止によるサポート終了で、2016年にG Suiteを導入しました。

企業の情報漏洩問題に、約550名ものセキュリティ専門が監視するGoogleで『世界最高水準のセキュリティ』を実現させました。強固な情報漏洩防止サポートは、顧客の情報とともに、帝国ホテルの信用を守ることに成功しています。

まとめ

G Suiteは大企業のみならず、個人や個人事業主まで、多くの企業や組織に導入されています。大規模な情報処理能力やセキュリティ面でも、その効果性は広く実証されています。

無償サービスでは得られない、有償サービスの無制限容量やクラウドサービスを会社に導入し、ぜひ企業の発展に役立ててみてはいかがでしょうか?

Offers」は、時代の変化や環境にあわせてスキルを磨きたい、そんな人にぴったりのサービスです。

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