Microsoft Flowの活用法5選。タスク自動化で作業を効率化しよう

Microsoft Flowは数多くのアプリやWEB上のサービスと連携できるため、幅広く活用できるシステムです。あらゆるタスクを自動化し、さらに作業の効率化を図りませんか?さまざまな使い方の中から、特におすすめの活用方法を五つ紹介します。

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Microsoft Flowの使い方

すべて手作業で行う業務は、多くが同じことを繰り返すルーティンワークに大幅な時間を取られます。この作業を自動化し、時間をより有効に使えるようにするのが『Microsoft Flow』です。

タスクを自動化させる

Microsoft Flowはいわゆる『タスク自動化ツール』です。

かつては作業の自動化は、プログラミングなどの専門知識を持ったエンジニアにしかできない領域でしたが、Microsoft Flowを使えば非エンジニアであっても簡単にフローが作成できます。

使い方は簡単で、必要な処理を画面上で選択していくだけです。すべてアプリ内で処理が完了するため、効率的に業務を遂行できます。

また、人為的ミスが起こらず、チェックや修正に時間を取られることもなくなるでしょう。

さまざまなアプリを連携

Microsoft Flowの強みは、Microsoft製品だけではなく、あらゆるWEB上のサービスやアプリと『連携』できることです。

たとえばGoogleが提供するGoogleスプレッドシートやGoogleカレンダー、TwitterやFacebookなどのSNSと連携も可能です。

2019年現在、連携できるサービスやアプリの数は合計で200を超えます。自分の使い勝手がよいように、さまざまな機能を連携させた独自のマルチステップフローを作成できるのです。

仕事で便利な活用方法

多くの人が利用するフローは『テンプレート』が用意されているため、少しアレンジするだけで簡単に活用できます。

WEBサービスやアプリの連携で作業効率をグンと向上させるMicrosoft Flowでは、実際にどのような使い方ができるのでしょうか?

メールを受信したらブラウザに表示

連携を行っていない場合、重要な取引先からのメールが届いているかどうかメールソフトを開いて都度確認する必要があります。いちいち確認する時間ももったいなければ、メールの有無が気になって業務に集中できないのも煩わしいことです。

Microsoft Flowをメールソフトと連携させておけば、「メールを受信したらスマホに通知する」というように、自分の望む『アクションを設定』できます。

通知するだけではなく、さまざまな条件の設定が可能です。たとえば、重要な取引先からのメールのみを通知するようにしたり、添付ファイルの有無で設定したりできるうえ、通知メッセージも好きなように編集できます。

カレンダーに予定を自動で追加

たとえばカレンダーにある予定を誰かと共有したいとき、『Googleカレンダー』と『Office 365 Outlook』など、お互いに違うサービスを使っていると登録の手間がかかります。

しかし、片方にイベントが追加されたら指定カレンダーに予定を追加するとフローを作成しておけば、面倒な作業を省くことができるでしょう。

二者間のやりとりだけではなく、個人的に連携させておいても便利です。たとえば『Insightly』でスケジュール管理していれば、Insightlyにイベントが追加された時点でOffice 365カレンダーへ反映させることが可能です。

DropboxとOne driveを共有

データを管理するのに複数のクラウドサービスを利用している人も少なくないでしょう。なかでも『Dropbox』と『One drive』は有名なサービスで、数多くの利用者がいます。

この二つを同期させるように設定しておけば、変更があったときに自動的にファイルを共有できます。フローの作成手順は、両方のサービスにログインして動作を選択していくだけです。

この場合も条件設定が可能で、同期される側の特定のファイルにコピーするなどの細かい指定ができます。

データ収集に便利な活用方法

マーケティングにおいて重要なのは、情報をいかに素早く正確に収集し、次のビジネスに利用できるかという点にあるでしょう。特に、ビジネスで役立つ『データ収集』に使えるフローについて紹介します。

SNSから特定のワードを収集

たとえば、誰かが自分の企業についてTwitter上でつぶやいたとします。さっそく情報収集しなければいけませんが、いつ入ってくるとも知れない膨大な情報に常にアンテナを張り、分析するのは大変な作業です。

Microsoft Flowでフローを作成しておけば、スプレッドシートへの情報追加が自動的に行えます。また、特定のワードを含むツイートを抽出してデータベース化することも可能です。

データから潜在顧客見つけ出す

上記のような方法で集めた情報を利用し、『Salesforce』や『Dynamics 365』と連携すれば、潜在顧客を自動的に割り出すことができるでしょう。

また、『Microsoft Forms』や『Typeform』を利用してアンケートの収集を行っていけば、自動的に潜在顧客情報を管理することが可能です。

まとめ

Microsoft Flowを利用すれば、あらゆるフローが簡単なステップで作成でき、今まで時間を取られていたタスクを自動的に完了させられます。

特に使いたいのはメール通知、スケジュール管理、ファイル管理などの機能です。データ収集を日常的に行っているのであれば、データ収集機能も利用したいところです。

Microsoft Flowと使用しているアプリを連携させ、面倒なタスクを自動化しましょう。

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