ビジネスマナーにそったメールのポイントは?基本やケース別のまとめ

メールは便利なコミュニケーションツールですが、ビジネスで使う以上はビジネスマナーにそった使い方が求められます。基本的なビジネスメールのマナーや知っておきたいポイント、失敗の少ないケース別の書き方について解説します。

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ビジネスメールを送る前に

家族や友人とメールをやり取りするのとは違い、ビジネスメールにはさまざまなマナーが求められています。ビジネスメールを送る前に確認すべきポイントについて解説します。

電話や対面でなくて良いか考える

メールは便利なツールですが、必ずしも最適な連絡手段とは限りません。場合によっては電話や対面の方がスムーズに伝わることもあります。

例えば緊急の用件をメールで送っても、相手がメールを見ていなければ伝わりません。この場合は電話をかける方が、相手も自分もより速く意思の疎通が図れるでしょう。

また、取引先にお詫びをするときはメールよりも電話、電話よりも対面の方が誠意が通じることもあります。TPOに応じてツールを使い分けることが必要です。

相手の読みやすさを考える

メールを送る場合は、相手の読みやすさを考えなくてはなりません。特に多忙な相手であれば、一日に何十通ものメールが届くことがあるため、相手の時間を奪わないように読みやすいメールを送る必要があります。

例えば、件名だけで内容が分かるようなメールにしておけば、相手はメールの重要度をすぐに把握でき、返信の優先順位をつけやすくなります。

また、メール本文は必要なことのみを簡潔に書くことが基本です。手紙とは違うので、時候の挨拶や長い前置きは必要ありません。何よりも相手の読みやすさを優先して考えましょう。

メールのビジネスマナー

ビジネスメールの書き方にはさまざまなマナーがあります。マナーに則していないと相手に失礼な印象を与えることになりますので、しっかりと理解することが大切です。

件名

前述のとおり、メールは件名だけで内容が分かるよう工夫することが必要です。「お疲れ様です」のような件名を付けてしまうと、相手にメールの重要度が伝わらないため、その他多くのメールに埋もれてしまう可能性があります。

具体的には以下のポイントを押さえておくと、わかりやすくなるでしょう。

  • 内容の要約を記載する(例:○○ミーティングのお知らせ)
  • 日付を記載する(例:○月○日の打ち合わせ場所について)
  • プロジェクト名を記載する(例:○○プロジェクトの納期の件)

宛名

ビジネスメールはマナーとして一行目に宛名を記載します。基本的には相手の会社、部署、役職、氏名(敬称)の順に書きます。

この際、会社名や氏名を間違えると失礼に当たるので、送信前によく確認することが必要です。

また「御中」や「各位」も宛名に使われることがあります。「御中」は団体向け、「各位」は複数の相手に同じメールを送るときに使う敬称です。正しく使い分けましょう。

本文

本文は分かりやすく簡潔に書くことが基本です。そのため、冒頭の挨拶文も社内向けであれば「お疲れ様です」、取引先向けであれば「お世話になっております」だけで十分でしょう。

メールの文章は長くなると非常に読みづらくなります。適度に改行を入れる、必要に応じて箇条書きにするなど、読みやすくするための工夫が必要です。

本文の最後には結びの挨拶を入れます。「よろしくお願いいたします」がよく使われます。冒頭の挨拶同様、簡潔に締めくくることが重要です。

知っておきたいポイント

ビジネスメールの書き方以外にも、知っておきたいポイントがいくつかあります。直接的なマナーではありませんが、知らないと失礼にあたることもあるため、しっかりと押さえておきましょう。

BCCやCCについて

メールには宛先以外に『BCC』と『CC』があります。BCCは『Blind Carbon Copy』の略、CCは『Carbon Copy』の略で、どちらも複数の宛先へメールを一斉送信するときに使うものです。

BCCとCCは、メールを受け取った相手に他の受信者を知られても良いかどうかによって使い分けます。BCCに記載したアドレスは他の受信者には見えませんが、CCの場合は見えてしまいます。

例えば、自社製品のユーザーにアンケートメールを一斉送信する場合、アドレスをCCにしてしまっては、受信したユーザーに送った先のメールアドレスがすべて見えてしまいます。この場合はBCCを使うのが正解です。

場合によっては個人情報の漏洩や、取引先の信用を失うことにもなりかねないため、BCCとCCは慎重に使い分ける必要があります。

容量について

メールにはファイルを添付することができますが、ファイルの容量(サイズ)にも気をつけなくてはなりません。

相手のメールサーバーによってはメールの容量に制限を設けている場合があります。この場合、制限を超えた容量のメールは受信することができないため、容量の大きいファイルを送ったときは、相手が受け取れたかどうかを確認すると間違いがありません。

また、容量の大きいファイルを送る場合は、ファイルの圧縮や分割、クラウドサービスを使うなど相手のメールサーバーを圧迫しない気遣いも必要です。

ケース別のポイント

仕事をしていく上で、さまざまなメールのやり取りが発生します。よく使われるケース別にポイントを解説します。

返信メールのポイント

メールは双方向のコミュニケーションツールです。相手からメールをもらったら返信をするのがマナーです。

こちらからメールを送信するときと同じく、返信の際も相手に敬意を払い、簡潔で分かりやすい文面にすることが大切です。

また、メール返信するときは件名に「Re:」が付きますが、件名は必要に応じて変更しても問題ありません。ただし、相手の文章を引用する場合は、内容を変更することはマナー違反になるため注意しましょう。

お礼やお詫びメールのポイント

相手との関係を良好に保つためには、お礼やお詫びがきちんとできることが求められます。礼儀としては電話や対面の方がよいのですが、メールでも十分気持ちを伝えることが可能です。

仕事や食事などに対するお礼メールのポイントは、相手に時間を割いてもらったことに対して感謝することです。その際、ちょっとした感想や今後のお付き合いについて触れておくと丁寧でしょう。

また、お詫びメールを送る際は、ミスをしたことについて謝罪をするとともに、再発防止の決意を表すことで、誠意を伝えることができます。

依頼や催促メールのポイント

相手に何か依頼をするときは、依頼の内容を簡潔に分かりやすく伝えることがポイントです。その際、お礼メールと同様に相手の時間を割いてもらうことに感謝をすることが重要です。

逆に相手に催促をする場合は、ストレートに伝えすぎると相手の気分を害する場合があります。こちらの気持ちをぐっと抑え、相手の気持ちを思いやった、やんわりとした内容にすることがポイントです。

まとめ

メールは文章を送るだけの便利なツールですが、ビジネスメールの場合は使い方を誤ると相手に不快感を与えたり、信用を失ったりすることにもつながります。

簡潔で分かりやすく、それでいて相手に失礼のない文章が書けるよう、ビジネスメールのマナーをしっかりと理解しておきましょう。

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