G Suiteの使い方を理解しよう。作業を効率化する活用方法を紹介

G Suiteの使い方はシンプルながら多岐にわたります。すでに導入している人も、これから導入を考えている人も、まだ知らない使い方があるかもしれません。上手なG Suiteの活用方法を知って、作業効率をアップさせましょう!

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G Suiteでできること

組織で利用してこそ真価を発揮するG Suiteは、具体的にどんな機能を備えているのでしょうか。ビジネスにおけるG Suiteの利用方法を確認しましょう。

作業の最適化

G SuiteのアプリはすべてWEB上で利用します。パソコンに入っているソフトで作業したものは、相手に見せるためにアップロードしたりメールで送ったりといった手間がかかりますが、G Suiteはその過程のすべてを省くことができます。

さらに、ブラウザ上で作業と共有が完結するため、社外にいても在宅勤務であっても、インターネット環境さえあればいつでもアクセスできるのです。事務作業のためだけに移動する時間が短縮できるでしょう。

各種アプリの利用

G SuiteはGoogleのアプリケーションを包括的に使えるグループウェアです。たとえば、下記のような機能が利用できます。

  • Gmail
  • Googleコンタクト
  • Googleカレンダー
  • Googleハングアウト
  • Googleドライブ
  • Googleドキュメント
  • Google+

Googleコンタクトは連絡先が共有でき、GmailやGoogleカレンダーなどと連携できます。Googleカレンダーはスケジュールを共有し、リマインド機能も付いています。GoogleハングアウトやGoogle+は社内コミュニケーションに便利です。

一部の機能は無料アカウントでも利用できますが、G Suiteとはやや異なる点がいくつかあります。たとえば、Gmailでは独自ドメインが利用でき、Googleドライブの保存容量は30GB~無制限まで利用できるようになります。

G Suiteの主な使い方

G Suiteの特徴は作業を最適化し、あらゆる情報を共有できる点です。G Suiteを導入するとどんな作業に役立つのでしょうか。組織で考えられる利用方法の具体例を紹介します。

スケジュールを共有

G Suiteの中でスケジュール管理に使えるアプリは主に次の四つです。

  • Googleスプレッドシート
  • Googleカレンダー
  • Google Keep
  • Googleハングアウト

進捗状況や作業予定はスプレッドシートを利用してガントチャートを作成するとよいでしょう。Googleカレンダーに設定したスケジュールは、特定のメンバーで共有できます。

Google KeepはTo doリストをチームの全員が確認できるようになります。Googleハングアウトは手軽にチャットや通話ができるため、離れた場所にいても円滑なコミュニケーションが可能です。

ペーパレス化

G Suiteの機能をフル活用すれば、これまで紙に印刷してきたあらゆる処理をブラウザ上で完結させられます。

たとえば、アンケートなどはGoogleフォームを利用できます。また、共有すべき情報はGoogleグループを利用すれば、いちいち紙の回覧を回す必要がありません。同じく資料などもGoogleドライブで共有できるため、コスト削減にもつながるでしょう。

また、紙で入手した資料もpdf化してドライブに保存すれば全員で共有できます。保管スペースも取らず、紛失の恐れがない点もメリットの一つです。

複数人で行う作業の効率化

G Suiteを使えば、複数のメンバーで情報を共有できるため、効率的に作業を進められます。チームのメンバーはGoogleグループを利用してグループを作り、資料の共有・編集ができるのです。

また、Googleグループのメンバーにメールの一斉送信もできるため、スムーズに連絡できるようになるでしょう。

より便利な使い方も紹介

先に述べたような機能だけでも、G Suiteは非常に使い勝手のよいグループウェアであるといえます。しかし、使い方次第でG Suiteはさらに利便性を高められるのです。

アプリケーション連携

G Suiteは組織内の業務におけるさまざまな面で有用ですが、ほかのアプリケーションと連携させることで、より利便性が増します。

たとえば、既存のワークフローシステムと連携させれば、これまで申請から決裁までに要した時間やコストの削減も可能です。

チャットツールのSlackと連携させれば、Googleアプリを利用してSlack上で資料を作成したり、ファイルを共有したりすることができます。

Googleサイトで情報の共有

WEBサイトを作ろうとすると、エンジニアを雇うか外注する必要があります。依頼するとなるとそれなりの費用がかかるでしょう。

Googleサイトを使えば、プログラムの知識がなくても簡易的なWEBサイトが作れます。会社全体で必要な情報を簡単に共有できるようになるでしょう。また、外部へ公開するWEBサイトの作成にも利用できます。

まとめ

アプリの一つ一つはとてもシンプルながら、G Suiteは使い方次第であらゆる面で作業の効率化を図れる優れたシステムです。特に情報の共有、作業の効率化、コスト削減の面でおおいに役立つことでしょう。

既存のアプリケーションと連携させるとさらに便利に使えます。もっとスムーズに仕事を進めたいのであれば、G Suiteを導入してみてはいかがでしょうか。

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