G Suiteの管理コントロールを賢く使おう。使い方や機能を解説

G Suiteの管理コンソールでは、数多くの機能が利用できます。G Suiteを導入するならば、あらゆる機能を使いこなして業務の効率化を図りましょう。管理コンソールの初期設定から主要機能まで解説します。

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G Suiteの管理コンソールを使おう

G Suiteの『管理者』としての権限を持っている場合、『管理コンソール』にログインすることで、さまざまな設定が行えるようになります。まずはログイン方法と、ログインできない場合の対応について確認しましょう。

ログイン方法

ログインには『管理者アカウント』が必要です。Gmail以外で設定したメールアドレスとパスワードを入力し、管理コンソールへログインしましょう。手順は下記のとおりです。

  1. https://admin.google.com/ を開く

  2. アカウントの追加をクリック
  3. 管理者アカウントのメールアドレスとパスワードを入力

管理コンソールでログインしてから1時間が経過すると、再びログインが求められます。これは、サービスを安全に保つための確認作業なので、再度同じようにログインしましょう。

ログインできないときは

ログインできない原因は次の3点が考えられます。

  • 入力したアドレスがGmailアドレスである
  • G Suiteアカウントが無効になっている
  • G Suiteアカウントが存在しない

管理者アカウントのメールアドレスは『@gmail.com』以外のアドレスです。確認の上、管理者のアドレスを使用しましょう。また、G suiteアカウントが無効・存在しない場合、正しいアドレスが見つからなければ新アカウントを登録します。

パスワードを忘れてしまった場合、ほかの管理者に再設定を依頼するか、新しいパスワードを設定する必要があります。アドレスを忘れた場合にも新しく設定し直しましょう。

管理コンソールから初期設定を行う

たとえば、スマホを新しくしたときには、普段どおり使う前に『初期設定』が必要ですよね。同じようにG Suiteを管理者として使うためには、初期設定を完了させる必要があります。

管理コンソールにログインできたら、『ドメイン所有権』と『MXレコードの設定』を行いましょう。

ドメイン所有権の確認

管理者アカウントとして登録したG suiteのドメインは、それを入力したのが本人であるとGoogleへ伝えないと管理者として認められません。ドメイン所有権を確認する設定ウィザードから手続きしましょう。

管理コンソールにログインすると、『ドメイン』の文字が表示されています。もし表示がなければ『その他の設定』をクリックしてドメインを表示させましょう。

ドメインをクリックすると、『ドメインの追加と削除』が見つけられるはずです。確認したいドメインを有効化し、『ドメイン レジストラまたはプロバイダを選択』から該当する項目を選択します。

次に、ドメインのホストごとに異なる設定をする必要があるため、手順に従い確認コードを取得し、G Suite設定ウィザードで確認をクリックしましょう。

MX レコードを設定する

MXレコードを設定すると、メールがG Suiteアカウントに正しく届くようになります。独自ドメインのメールがGmailを利用して送受信できるのです。

ドメインホスト用の手順が決まっている場合があるため、別窓で利用しているドメインホストにログインし、設定手順を確認しましょう。

もし、個別の設定手順がなければ、Google管理者マニュアルにある一般的なMXレコードの設定方法に従って設定する必要があります。

この場合も、利用中のドメインホストにログインし、MXレコードを更新しているセクションでMXレコードの削除と追加を行いましょう。G suiteのMXレコード値はマニュアルから確認できます。

管理コンソールでできること・主要機能

すべての権限を持つユーザーは、管理コンソールであらゆる機能が使用できます。そのなかでも、特に業務で便利に使える主要な機能について見ていきましょう。

管理コンソールの機能一覧

管理コンソールで利用できる機能は以下のとおりです。

  • 管理者権限の付与
  • ユーザー・グループ管理
  • 分析・監査
  • G Suiteへのデータ移行
  • Chrome・モバイル管理
  • セキュリティ関連の設定
  • 各種設定

『管理者権限の付与』と『ユーザー・グループ管理』については後で詳しく説明します。そのほか、Googleアナリティクスを利用した分析、また管理コンソールの使用状況を監査し、レポートを出すことも可能です。

また、ユーザーの連絡先やスケジュールのG Suiteへの移行や、Chrome端末を割り当てる部門の管理が可能です。会社で利用するモバイルの管理も、端末管理サーバーなしで管理できます。

ユーザーやグループの管理

組織内でG Suiteを使うには、管理者がアカウントを追加する必要があります。新しいユーザーの作成のほか、アカウントの停止や削除も管理者の権限が必要です。

また、登録されたユーザーをグループ別に管理することもできます。たとえば特定のメンバーでグループを作成し、そのメンバーだけに一括でメールを送信したり、得意先からのメールを共有したりすることが可能です。

管理者権限の付与

管理者は、ほかのメンバーに『管理者権限』を与えることもできます。設定されたメンバーは、管理者としてあらゆる設定と管理ができるようになるため、管理者が不在で業務が滞るという不都合を回避できるでしょう。

管理者権限は『役割』を割り当てることができ、必要な権限のみを与えることができます。管理者の役割は下記の5パターンにわけられます。

  • 特権管理者:すべての権限をもつ
  • グループ管理者:グループの作成・管理
  • ユーザー管理者:ユーザーの作成・削除・更新
  • ヘルプデスク管理者:パスワード設定権限等
  • サービス管理者:アプリケーションの管理等

まとめ

G Suiteを導入したら、まずはドメインの認証とMXレコードの設定の二つの初期設定を済ませてしまいましょう。

管理コンソールではあらゆる設定ができます。特にユーザーのグループ管理は上手く使えば業務を効率的にこなすことが可能です。複数の管理者に役目を割り当てて機能を使いこなすとよいでしょう。

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