ワークフローの基礎知識
会社の中で何かを決めて実行するときには、発案・申請・承認・処理といった一連の流れが必ず発生します。この流れが『ワークフロー』です。
ワークフローは常に決まった流れで行われるわけではありません。こうした複雑な処理を簡単にしてしまおうというのが『ワークフローシステム』なのです。
ワークフローとは？
発案する人、申請する人、実行する人が常に同じフロアにいれば、紙の申請書を回覧する方法でもすぐに決裁がもらえるかもしれません。ただ、実際の業務では同じフロアどころか、担当者の誰かが会社内にいないことも度々あるはずです。また、事案によって承認をもらう人数や担当者が異なることもありえます。
ワークフローシステム（以下、ワークフロー）は、こうした面倒な部分を一気に解決できる効率的なシステムといえます。流れの全てを電子化し、いつでも、どこからでも申請内容の確認と承認が行えるようになるのです。
G Suiteにワークフロー機能はある？
結論からいうと、G Suite自体にはワークフロー機能はありません。それでも、あらゆる面で活躍してくれるだけに、ワークフローもG Suiteのなかですませてしまいたいものです。
一つの方法としては、Googleスプレッドシートの活用が考えられます。ただし、コードを書く専門知識を必要とする上、複雑なワークフローに対応するのは難しいでしょう。
これらの問題を解決するには、ほかのワークフロー製品とG Suiteを連携させるのがベストな方法といえます。
ワークフローを導入するメリット
G Suiteユーザーのなかには、連携してまでワークフローが必要なのか疑問に思う人もいるかもしれません。では、ワークフローシステムを導入した場合に、どんなメリットが得られるのか考えていきましょう。
プロセスの可視化や意思決定の早さ
申請する事案によって、使う申請書が異なる場合があります。どこまで承認が必要なのかも異なってくるでしょう。業務に精通している人であれば特に問題ないかもしれませんが、全員がすぐに判断を下せるわけではありません。
ワークフローを導入していれば、どの申請書を使うべきか、次に誰の承認が必要なのかが明確に示されるため、判断に時間を取られずにすむのです。
また、申請書が現時点でどこにあるのかすぐに確認できます。紙の申請書のように、どこで停滞しているのかわからないという状況にはなりません。
外出や出張であってもパソコン上で確認が取れるため、素早い対応が可能になるでしょう。承認後は自動でパターン化されたルートに沿って回付され、メールなどで送付する手間も省けます。
コスト削減や業務の効率化
申請から決裁までのすべてがパソコン上で行われるため、ペーパーレスでワークフローが完了します。印刷しているときにかかった紙代やインク代、メールやFAXを使っているときにかかっていた通信費や郵送費も0円になるのです。
1～2枚であればたいした費用ではありませんが、会社中に回される申請書は数えきれないほどあるでしょう。年間で考えれば大きな『コスト削減』になるはずです。
もちろん申請データはすべてパソコン上で確認できます。プリントアウトした書類は保管スペースも取り、ときには紛失の恐れがありますが、システム上であればその心配もありません。
また、システム上で検索すればすぐに見つけられるため、過去のデータを利用したいときにも探す時間を短縮できるでしょう。
内部統制の強化や働き方改革
ワークフローのなかには、同じ建物内だけでなく、工場や支社、各店舗など離れた場所に常駐する人の承認が必要な場合もあるでしょう。その場合にも、どのルートで承認されていくかが可視化されているため、伝達ミスを防ぐことができます。さらに、重要な機密に関わる書類は、紙ベースで持ち歩くと非常に気を使うものです。システム上で承認された場合、いつどこで誰によって作成・承認されたか証跡で確認できるため、コンプライアンスを強化する意味でも役に立つでしょう。
また、申請や承認が社外からでもできるため、普段は在宅で仕事をしている人に、承認のためにわざわざ会社に出向いてもらう必要もなくなります。
G Suiteと連携できるワークフロー製品3選
ワークフローシステムを導入すれば、G Suiteの便利さはさらにパワーアップするはずです。ここでは、G Suiteと連携可能なおすすめのワークフローシステムを三つ紹介します。
直感で操作できるrakumo
G Suiteユーザーに最も選ばれているのが『rakumo』です。「この機能があれば完璧なのに！」というユーザーの願望にぴったりフィットするでしょう。
メールボックスのように、現在の承認待ちが何件あるのか確認できます。さらにワークフローにはコメントが付けられるため、社内コミュニケーションが円滑になるでしょう。
2週間の無料トライアルから試すことができ、満足したら見積もり依頼を提出した後に利用開始できます。
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交通費などの管理もできるStreamline
『Streamline』は、はじめからG Suiteと連携させることを想定して開発されました。会社で使っている紙のフォーマットをそのままワークフローシステムに取り入れられるので、新しい書式に四苦八苦することもありません。
ワークフローだけではなく、交通費や経費の精算・勤怠管理など「些細な業務だけど面倒だ」と感じる部分をカバーしてくれます。
幅広い機能が使えるZoho CRM
『Zoho CRM』では、細かく条件を設定することによって、より迅速な対応が可能になります。スピード感が重視される場面において、生産性を向上させるのに適したツールといえるでしょう。
単独で使っても便利なシステムですが、G Suiteと連携させて活用できます。顧客管理、営業支援、採用管理、データ分析などのZoho CRMの機能がG Suiteとシームレスで利用できるようになります。
CRMソフトウェア | 顧客関係管理システム - Zoho CRM
まとめ
ほかのワークフローシステムをG Suiteと連携させれば、G Suiteでワークフローを実現できます。
ワークフロー導入の魅力は、コスト削減・迅速な意思決定・コンプライアンス強化など、さまざまな点でメリットが得られることです。
G Suiteにワークフローを導入し、決裁までの流れを効率化して、スムーズに業務が遂行できるようにしましょう。
