Jootoの使い方について。Jootoでできることと便利な機能

Jooto(ジョートー)というタスク管理ツールをご存知でしょうか。直感的な操作性を備えた便利なツールです。Jootoの使い方について基本内容から解説していきます。便利な機能も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。

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Jootoで何ができるのか

はじめに、Jootoで何ができるのかを解説していきます。

効率的なタスク管理

従来のタスク管理アプリは、タスクの書き出し、一覧表示、完了処理の手順を踏みますが、Jootoではより効率的なタスク管理ができます。

従来のツールでもタスク管理は十分にできますが、優先順位をつけるなどの機能を持つものは少なくなっています。一方、Jootoでは『今日のTODO』『進行中』『許可待ち』など進行状況に応じたタスク管理が可能です。

一目でタスクの進捗がわかるため、業務の効率化につながり確認漏れが少なくなるでしょう。タスクの移動はドラッグとドロップで簡単に行えるなど、直感的な操作も魅力的です。

ちなみに、Jootoのような管理方法を『看板方式』といいます。1つの看板に付箋を貼っていくような構造であることから、このように名付けられています。

Jootoの基本の使い方

ここからはJootoの基本的な使い方を紹介します。アカウント作成から解説していきますので、参考にしてください。

アカウント作成

アカウントを作成するには公式サイトにアクセスして、必要事項の入力が必要です。『ユーザーID』『ディスプレイ名(任意)』『メールアドレス』『パスワード』を入力しましょう。

Googleアカウント、もしくはFacebookアカウントを持っていれば、登録がスムーズに行えます。また、組織としての作成も可能ですので、会社名や担当者名、部署名などを設定してタスクの共有もできます。

なお、スマホアプリも用意されていますが、アプリからの登録はできません。公式サイトでアカウントを作成してからアプリにログインする必要があります。

Jooto - タスク・プロジェクト管理ツールJooto(ジョートー)

タスク管理

アカウント登録後は自由にタスク管理が可能です。初期画面では、TODOリスト、進行中、完了の3つのリストが用意されています。項目は自由に変更が可能ですので、必要に応じてリストを追加しましょう。

リストを作成したらタスクを追加していきます。リスト内の『タスクを追加』を選択して、新たなタスクを作成しましょう。『タイトル』『説明(内容)』『開始日/締切日』『担当者』など、いくつかの入力項目がありますが、全てを埋める必要はありません。必要な箇所のみ記入しましょう。

その他、チェックリストの作成も可能です。タスクの進行や完了時に活用すると効果的でしょう。締切日の通知設定をすれば、余裕を持って業務に取り組めます。

自分のタスクを確認するには、ダッシュボードで『マイタスク』を選択しましょう。自分のタスクを一覧で表示することができます。

Jootoの便利な機能

Jootoの基本的な使い方を理解したら、より便利な機能も確認し、さらなる効率アップにつなげましょう。おすすめの便利機能を4つ紹介します。

アーカイブ機能で整理

『アーカイブ』はコンピュータ用語で、処理済みのデータなどを削除せずに保存しておくことなどを意味します。Jootoのアーカイブ機能も同様の意味で、終了したタスクを保存しておく機能です。

例えば、終了したタスクを完了リストに移動させると、タスクカードが増えていきます。そこで、アーカイブ機能を使うと上手く整理できるので便利です。

タスク編集画面で右下の『アーカイブ』を選択することで、そのタスクは非表示になります。非表示になると完了リスト内も見やすくなるでしょう。また、アーカイブされたタスクは『アーカイブ一覧』で確認できますので、いつでも復元や削除が可能です。

ガントチャートも便利

長期的なプロジェクトのタスク管理は『ガンチャート』が便利です。ガンチャートを活用すると、画面の左側にタスクを、中央から右側にかけてスケジュールを表示できます。

数カ月単位のプロジェクトや制作期間中は、その都度タスクの見直しが考えられます。ガンチャートを使うと、予定の急な移動や変更にも柔軟に対応することができるでしょう。

タスクの複製機能

毎週、毎月など定期的に行う業務の管理には、『タスクの複製機能』を活用しましょう。業務のたびに同じタスクを作成する手間を省くことができます。

一度完了リストに入ったタスクに対して『複製』を選択することで、タスクを再度アクティブにすることができます。

ただし、この場合はタスク内容が全て複製されますので、タイトルに日時を加えるなどの変更が必要です。繰り返し使うときは内容を加筆し、いつのタスクであるかが判別しやすいようにしてください。

フィルターで優先順位を明確に

繁忙期など業務量が多くなると、タスクカードも増えてきます。タスクが溢れたままでは、優先順位が管理できなくなるでしょう。

そのときは『フィルタータスク機能』を使うと効果的です。フィルタータスク機能は『自分のタスク』『優先度が高いタスク』などをカテゴライズすることで、見たいタスクだけを表示できます。

各リストの上部に『フィルタータスク』というアイコンがありますので、プルダウンされたメニューから必要なものを抽出しましょう。

まとめ

Jootoは看板方式でタスク管理ができる便利なツールです。管理のための様々な機能があり、業務の確認漏れを防ぐことに適しています。作成したタスクは、簡単に移動やアーカイブも可能です。

中長期的なタスク管理もできる便利な機能も備わっています。タスクが増えてきたらフィルター機能も効果的です。Jootoの便利な機能を使用することで、グループ全体の業務効率化に役立てましょう。

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