ナレッジ共有ツールとは
ナレッジ共有ツールとは、企業や個人が仕事を通じて得た知識やノウハウを幅広く共有するためのツールのことを言います。
知識やノウハウを有している人が退職した場合やシステムが予期せず停止した場合、積み上げてきたデータを失う危険があることは、会社にとって大きな損失です。
そのような事態を防止するナレッジ共有ツールの特徴や役割について、詳しく解説します。
新しいメンバーでも情報共有が簡単に
もし社内にナレッジ共有ツールがなければ、新しく入ってきたメンバーに対し、誰かが一から情報やノウハウを伝えなければなりません。しかし、人員の入れ替えが激しい場合や大量採用を行った場合には、指導に多大な労力が伴います。
あらかじめナレッジ共有ツールで大切な情報を共有していれば、指導に時間を割くことなくスムーズに情報を共有することができます。
ナレッジ共有ツールを活用すれば、新人指導業務を改善し、効率化できるのです。
ノウハウの蓄積をサポート
長年の会社業務を通じて得てきた知識やノウハウは、会社経営にとって貴重な財産です。しかしこの知識やノウハウを蓄積する手段がなければ、せっかくの財産が失われることになり兼ねません。
ナレッジ共有ツールでは、簡単にノウハウを保存し共有できるシステムが構築されています。会社の大切な財産である業務ノウハウの蓄積をサポートしてくれる、便利なツールなのです。
ナレッジ共有ツールの選び方
ナレッジを共有することは会社経営にとって大切ですが、ナレッジ共有ツールをどのように選んでよいのか分からないケースも考えられます。そもそもナレッジ共有という文化が社内になく、必要性を感じていないケースも見受けられます。
これからスムーズに社内に導入することができるように、ナレッジ共有ツールの選び方のヒントについて、いくつか紹介します。
操作感
ナレッジ共有ツール選びにおいて、ツールの操作感は見逃せないポイントです。特に大きな会社では世代を超えた幅広い年代が在籍し、その中にはツールに対し苦手意識を持っている人も少なからずいます。
知識やノウハウを持っている全ての人がストレスをできるだけ感じることなく、操作しやすいツールを選ぶことが大切です。操作感がよければ使用頻度が増えますし、結果としてたくさんのナレッジを共有できるのです。
フリーソフトや無料版も検討
初めて社内にナレッジ共有ツールを導入する場合は、最初から有料ツールを使うことに躊躇する会社もあります。
しかしナレッジ共有ツールには有料版だけでなく、フリーソフトや無料版もあります。無料版でも十分に使い勝手が良いツールも複数あるので、導入の際は様々なフリーソフトを比較してみるのもよいでしょう。
おすすめ共有ツール3選
インターネットでナレッジ共有ツールと検索すると、たくさんのサービスがあることがわかります。ここでは、機能的にも価格的にもおすすめのナレッジ共有ツールを3つ紹介します。
Stock
Stockの最大の特徴は、ドキュメントを簡単に作成することができる点です。ノート形式で知識やノウハウを管理することができるので、ツールの扱いに慣れていない人でも簡単に作成し閲覧できます。
無駄な機能や複雑な操作がないので分かりやすく、シンプルに設計されたおすすめのナレッジ共有ツールです。
Kibela
Kibelaは個人的なメモだけでなく、業務チームのドキュメントも作成できる機能を併せ持っています。Blog機能を活用することで個人的なノウハウが共有できるほか、ドキュメント作成用Wikiを活用し、チームの知識も共有できる優れたツールです。
個人のナレッジとチームのナレッジを効果的に蓄積できるので、ストレスなく情報共有できるツールです。
DocBase
コストパフォーマンスを重視するなら、DocBaseがおすすめです。一番安いプランでは1人当たり月額300円で利用できます。ユーザー1人1人に課金するのではなく、一定人数までは決まった料金体系なので、安心して導入できるでしょう。
検索機能も優れており、膨大な資料の中から必要なものを検索する際も、ストレスなく使うことができます。その使いやすさと価格帯から、人気の高いツールです。
まとめ
ナレッジ共有ツールは、その必要性を感じておらずいまだに導入していない会社がある一方で、知識やノウハウを会社の重要な資産と捉え、早い段階からナレッジ共有ツールを活用している会社もあります。
今後はこれまで以上に情報化社会となり、知識やノウハウの重要性は高くなることが予想されます。ぜひナレッジ共有ツールを導入して、社内に蓄積された知識やノウハウを効率よく活用しましょう。
