Google Driveの使い方とは。機能の紹介と便利な使い方

Google社が提供するオンラインストレージサービスであるGoogle Driveは、利便性の高い多くの機能を有しています。世界中の人が利用しているGoogle Driveには、どのような機能や使い方があるのでしょうか。

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Google Driveでできること

Google Driveは世界中で利用されているオンラインストレージサービスです。インターネット上に保存スペースを借りて、様々なデータを預けることができるとても便利なサービスです。

ここではGoogle Driveでできることを具体的にお伝えします。

オンライン上にデータを保存

Google Driveを利用することで、パソコンやスマホのデータを、端末の内部ではなくオンライン上に保存することができます。データをオンライン上に保存することには、幾つかの利点があるのです。

例えば、端末の保存容量の節約になります。写真や動画などの大きいデータを端末に保存していると、保存容量を圧迫するので、端末の動作が重くなったり、それ以上データを保存できなくなったりなどのトラブルの原因になります。

またデータの同期や共有のためにも役立ちます。一つのデータを編集するために複数の端末からアクセスできるようにしたり、チームのメンバー全員が一斉に一つのデータを閲覧できるようにしたりなどの便利な使い方ができるのです。

有料プランで保存容量アップ

Google Driveは、15GBまで無料のストレージサービスが利用できます。普段あまりパソコンを利用していない人にとっては十分な容量であると言えるでしょう。

Google Driveの有料サービスは、100GBから最大30TBのコースまで用意されています。さらにビジネス向けの有料プラン『G Suite』も用意されており、後述の月額料金を支払うことで容量無制限で利用することも可能です。

Google Driveの基本的な使い方

Google DriveはGoogleのアカウントを持っていれば誰でも利用できるサービスです。ここでは、Google Driveの基本的な使い方について解説します。

ファイル、フォルダのアップロード

Google Driveには、写真や画像、テキストや動画、音楽といったファイルをアップロードすることができます。あらゆる形式のファイルに対応しているので使いやすいのが特徴です。また、データをフォルダごとそのままアップロードすることもできます。

パソコンでは、まずブラウザからGoogle Driveにアクセスして自分のアカウントにログインします。『ファイルのアップロード』をクリックしたあとはアップロードしたいファイルやフォルダを選択して指定の場所にドラッグ&ドロップすればアップロードが完了します。

ファイル、フォルダのダウンロード

パソコンでファイルやフォルダをダウンロードする手順は、アップロードの手順とほぼ同じです。Google Driveにアクセスし、ダウンロードするファイルをクリックします。その後右クリックして『ダウンロード』をクリックすると、ダウンロードが開始されます。

ダウンロードもアップロード同様に、あらゆる形式のファイルに対応しています。ちなみに、Google Driveからデスクトップにファイルにドラッグしても、ダウンロードは開始されないので注意しましょう。

スマホで取った写真、動画も保存できる

Google Driveは、スマートフォンでも利用が可能です。スマートフォンの場合はGoogle Driveアプリを利用します。Androidのスマホであれば最初からインストールされていますが、iPhoneであればアプリをダウンロードする必要があります。

写真や動画をGoogle Driveに保存する場合は、アルバムなど写真や動画を管理しているアプリを開き、保存したい画像を選択してください。共有ボタンからGoogle Driveを選択すれば、データのアップロードが始まります。

Google Driveの便利な使い方

Google Driveはオンラインストレージ機能として様々なデータを保存するだけでなく、他にも多くの機能を有しています。Google Driveを使いこなせば、パソコンやスマホ上にある膨大なデータを便利に管理できるのです。

ここでは、パソコンやスマホで手軽に実践できる、Google Driveの便利な使い方を紹介します。

PCデータのバックアップ

画像や動画、テキストといったデータは、通常はそのデータを取り扱うパソコンにそのまま保存されます。

しかしパソコンは、ウィルス感染や思わぬ事故で破損するケースがあります。一度データを失ってしまうと復元することは困難なので、通常、重要なデータはバックアップを取っておくことが重要です。

オンラインのサーバー上にデータをアップロードして保存するGoogle Driveでは、独自のセキュリティーシステムにより厳重にデータが保管されます。ネット上にデータを保存することで、万が一パソコンが壊れても、データを失うリスクを回避できるのです。

書類などのスキャン

書類や請求書、領収書などの書類は、こまめに整理しなければいつの間にか膨大な量となり収拾がつかなくなります。Google Driveには、これらの書類をクラウド内に保存できるスキャン機能があるので積極的に活用しましょう。

スキャンを実行して、取り込みたい書類をスマホで撮影すると、自動的にPDFファイルとしてGoogle Driveにアップロードされます。膨大な書類をすっきりまとめて電子的に保存し、管理できるのです。

ファイルの検索

Google Driveに保存したデータは、検索機能を使って簡単に探し出せます。ファイル名、保存した日付など、様々な条件で検索可能です。

検索結果を並べ替えることや、フィルタを行ってデータを整理し分析することも可能です。条件を設定して自由に管理できるので、データの整理が楽になるでしょう。

WEB上にファイルを公開

Google Driveでは、ファイルの公開設定を変更することで、Web上に公開することもできます。

Web上に公開したファイルは誰でも閲覧できるので、ファイルのURLを任意のユーザーに送信するなどの方法で、ファイルを共有することが可能です。プレゼンの資料やスライドなど、大きな会議やセミナーなど様々な場面で活用できるでしょう。

ファイルを共有する方法

Google Driveに保存したデータは、クラウド上で共有することが可能です。共有されたデータは複数人がリアルタイムで編集することができ、離れた場所にいても同じ仕事を効率的に進めることが可能になります。

ここではGoogle Driveを活用してファイルを共有する方法について説明します。

ユーザーとの共有を設定

Google Driveにアクセスし、Googleアカウントでログインして共有したいファイルを選択しましょう。その状態で右クリックすると共有設定画面が開きます。

ユーザーとの共有方法は、特定のユーザーを招待する方法と、ファイルにアクセスできるURLを特定のユーザーに送信する2つの方法があります。いずれかの方法を選択して共有設定を行いましょう。

権限の設定

さらにGoogle Driveには、ファイル共有に招待したユーザーごとに異なる権限を与えることができる機能があります。権限は、閲覧とコメント、編集の3つです。

  • 閲覧:共有相手はファイルを閲覧できますが、ファイルに変更を加えたり、他のユーザーとファイルを共有したりすることはできません。
  • コメント:共有相手はコメントや提案を追加できますが、ファイルに変更を加えたり、他のユーザーとファイルを共有したりすることはできません。
  • 編集:共有相手はファイルの変更、提案の承認や拒否、他のユーザーとのファイルの共有を行えます。

出典:Google Drive ヘルプ|ファイルの共有を制限する

URLからファイルにアクセスしてくる人の権限を区別したい場合は、相手に与えたい権限を選択してリンクをコピーすれば、権限ごとのURLが発行されます。任意に権限を割り振ってファイルを共有することができるのです。

アクセス期間の制限

ファイル共有を設定する際、ユーザーごとに共有の有効期限を設定することができ、設定は1日単位で設定することが可能です。

1つのプロジェクトを社外のフリーランスなどと一緒に進める場合、いつまでもデータが閲覧できるのはセキュリティー面で危険ですので活用しましょう。便利な機能だからこそ、ファイルの管理はしっかりと行い、期間制限機能を活用しましょう。

Google Driveの注意点

あらゆる情報を管理し保存できるGoogle Driveは、非常に便利な機能を持っています。しかし、いくつかの注意点を押さえていないと大きな情報損失につながる恐れもあるのです。

ここでは、Google Driveを上手に活用する上で気をつけるべき注意点についてお伝えします。

保存容量の確認

Google Driveの無料の保存容量は15GBです。目安としては、音楽で7000曲前後、画像で2000枚ほど、4K動画で30分弱保存できる容量です。

今自分のアカウントの容量がどの程度残っているのか簡単に確認できますので、データを保存する際はいつも確認するようにしましょう。

保存容量を確認するには、Google Drive にアクセスするだけです。トップ画面の左下に『保存容量』として、現在の使用量が表示されています。

共有範囲をしっかりと確認

データの共有権限を付与する際は、共有範囲が間違ってないか必ず確認するようにしましょう。

共有すべき人に権限を付与してなければ、業務が滞る原因にもなります。逆に、付与すべきでない権限を与えてしまうことも避けるようにしましょう。

データの安全な管理はセキュリティー上、非常に大切なポイントです。共有範囲をしっかり確認しながら使いましょう。

まとめ

スケジュールや資料、スライドなど様々なデータは、あらゆる仕事やプロジェクトで利用されています。またプライベートでパソコンを利用する際も、写真や動画、テキストなどのデータが豊富にあり、分かりやすく管理して保存する作業は重要です。

Google Driveを活用すれば、その面倒な作業を効率的に行うことができ、さらにデータを安全に保管することが可能です。Google Driveを使いこなして、効率的に作業を進めましょう。

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