プロジェクト管理ツールのメリットとは。機能や選び方とともに紹介

様々な業務を効率よく進めるために、プロジェクト管理ツールを導入する企業が増えています。具体的には、どのようなツールを使用すればいいのでしょうか。プロジェクト管理ツールを使うメリットや、おすすめのツールをご紹介します。

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プロジェクト管理の必要性

進捗を管理する手段がない状態で、複雑なプロジェクトをスタートさせることは危険です。プロジェクトに遅延が発生し、思わぬ損害を被るかもしれません。プロジェクトを管理する必要性について、考えてみましょう。

プロジェクト管理の目的

プロジェクトを管理する目的は、品質・コスト・納期を守ることだけではありません。この3つを守ることは、仕事をする上で最低限必要です。

プロジェクト管理の目的は、クライアントが求めているものを、求められているタイミングで提供することにあります。

また、数字として表れる利益だけではなく、目に見えにくい成果も見極め、プロジェクトの価値をアップさせることも目的のひとつだと考えられるでしょう。

例えば、プロジェクトにかかわる人々の成長や、プロジェクトを完遂することで得られる実績など、金銭に換算しずらい面にもプロジェクトの目的を見つけられる場合があります。

プロジェクト管理の要素

ひとくちにプロジェクト管理といっても、様々な要素に分類することが可能です。例えば、以下のようなものがあります。

  • 統合管理‥プロジェクト全体の管理
  • コスト管理‥プロジェクト完遂に必要な予算全体の管理
  • リスク管理‥遂行中に発生しそうなリスクを明らかにし、プロジェクト遅延を防ぐ
  • 調達管理‥仕入れ先や委託先といった利害関係者の管理
  • 要員管理‥プロジェクトメンバーを効率的に活用しながら、タスクの振り分けを行う
  • スコープ管理‥プロジェクトの実行範囲を明らかにし計画を立てる
  • 品質管理‥製品の品質管理やクオリティを維持するために必要な検査などの管理
  • スケジュール管理‥計画変更を考慮しつつ、無理が出ないようにスケジュールを管理

利益率を上げるという目的も

プロジェクト管理を徹底すると、無駄な部分が見えやすくなるためコスト削減につながります。

綿密な管理をすることで問題のある部分が表面化しやすくなるでしょう。例えば、徹底的な要因管理を行うことで適材適所を考えやすくなり、結果的に業務時間の大幅な短縮につながるケースもあります。

厳しい予算内でクオリティの高い仕事を完遂させ、利益率をアップするためにもプロジェクト管理を徹底しましょう。

プロジェクト管理ツールに求められるのは

プロジェクトを計画通りに進め、作業効率をアップさせるために有効活用したいものがプロジェクト管理ツールです。

プロジェクト管理ツールは様々な機能を持っています。あまりにたくさんの機能があり過ぎて、どれが必要なのかいまいちわからないという状態に陥りがちです。

そんな時は、どんな機能があればプロジェクトを進めやすいのかという点に重点を置いて、検討することが重要です。プロジェクト管理ツールに求められるポイントをチェックしましょう。

進捗のわかりやすさ

各要素の進捗度を管理することができなければ、プロジェクトをマネジメントできているとはいえません。全体像の把握に時間がかかるようなツールは避けましょう。

ぱっと見ただけで、作業工程がどの程度進行しているのかがわかるようなツールを選ぶと、プロジェクト管理がしやすいです。

例えば、作業工程ごとの進み具合が明確にグラフ化されている、ガントチャートのような機能があるとわかりやすいでしょう。

使いやすさ

ユーザーインターフェースがわかりにくく、使いこなすために時間がかかるようなツールではプロジェクトの進行に支障をきたすことになってしまいます。

プロジェクトの規模にもよりますが、大きなプロジェクト程大勢の人が関わることが一般的です。誰でも簡単に使うことができるような、使いやすいプロジェクト管理ツールを選びましょう。

複雑な機能が付属しているものは避け、できるだけシンプルなものを選ぶこともひとつの方法です。

管理ツールが備える主な機能

プロジェクト管理ツールには、様々な機能が搭載されています。基本的な機能について理解を深めましょう。

チームや個人でのタスク管理

タスクが完了しているかどうかをチェックできる機能があると、プロジェクトメンバーそれぞれに割り振られている作業の進捗状況を管理することができます。

メンバー側はどの作業をどこまで終わらせればいいのか、自分のやるべきことを明確にすることができ、仕事を進めやすくなるでしょう。

また、遅れている作業がある場合は、人員の補充や交代などを検討する材料にすることもできます。

ガントチャート

ガントチャートはプロジェクトの進捗をチェックするために便利な表です。作業の開始日と終了日が明示されており、プロジェクトの全体的な進捗だけでなく、スケジュール管理や要員管理に利用することができます。

作業に必要な情報をメンバーで共有することができる機能が付いていると便利です。作業内容やメンバーを変更する際も、個別に連絡する必要がありません。

また、こまめにガントチャートを更新していくことで、作業の遅れを早い段階で発見することが可能になります。

モバイルでも可能

限られた端末だけでしかチェックすることができないツールを利用するよりも、スマホやiPadなどのモバイル機器での管理が可能なプロジェクト管理ツールを選ぶと便利です。

モバイルで更新した内容と、パソコンで更新した内容を共有することが可能なツールを利用すれば、どこで作業を終了させても、ツールに反映することが可能になります。

ただし、どこにいてもツールを使った管理が可能となると、不安な点がセキュリティ面です。セキュリティ機能も備えているツールを選ぶと、プロジェクト内容が他者に漏れることなく、安心して使用することができるでしょう。

管理ツール導入のメリット

業務の効率アップを視野に入れ、プロジェクト管理ツールを利用したいと考える人は多いでしょう。プロジェクト管理ツールを使用する、具体的なメリットはたくさんあります。代表的なものを見ていきましょう。

業務効率の向上

多くの人が関わっているプロジェクトや、作業工程がたくさんあるプロジェクトでは、進捗の管理が複雑になってしまいがちです。

日誌やホワイトボードを使って管理していると、作業計画に変更が生じた場合にスムーズな管理が難しくなることがあります。

プロジェクト管理ツールを導入すると、管理項目ごとに内容を変更したり、変更箇所を一度に反映させることが簡単です。

数多くの項目があっても管理が容易になるため、業務効率をアップさせることにつながります。

現状の共有

外部委託していた作業分が遅れてしまったり、製造工程に変更が生じた場合はスムーズにメンバーに作業内容の変更を伝える必要が出てきます。

場合によっては、前倒しで作業を進めなければ間に合わない、という状況に陥ることもあるでしょう。そんな時、管理ツールで現状を素早く共有することができれば便利です。

変更内容をメールで個別に指示する必要もなくなり、作業に集中できるようになります。

フォーマット統一

プロジェクトを進める上で、様々な場面でレポートを作成する必要性が出てきます。

取引先に仕様変更箇所を提出するような場合に、毎回違った書式で提出していては、内容の把握に余計な時間がかかってしまうでしょう。

プロジェクトごとに同じフォーマットでレポートを作成できる機能が付いている管理ツールを選ぶと、毎回決まった書式でレポートを作成することができます。

レポートを作成する側と受け取る側、双方にメリットがある機能です。

ツールを選ぶ際の比較ポイント

ツールを比較するポイントを押さえておくことで、よりプロジェクト内容にマッチするものを見つけることができます。プロジェクト管理ツール同士を比較する際のポイントをチェックしましょう。

クラウド型とインストール型

管理ツールは、大きく2種類に分けることができます。クラウド型とインストール型の2つです。管理データをクラウドで保存するか、パソコン内に保存するかの違いになります。

インターネットにつながる環境さえあれば、ブラウザを通してクラウド型の管理ツールを使うことは簡単です。多数のフリーランスの人々と仕事をしたいような時に活用するといいでしょう。

インストール型は自分のパソコンでデータを保存し、管理する形式です。インターネットサーバーを経由しないため、セキュリティ面で優れています。自社のみで完結するプロジェクトの場合は、使いやすいでしょう。

機能面の比較

どんなプロジェクト管理ツールが使いやすいかは、プロジェクトの内容や進め方に左右されます。大勢のメンバーのスケジュールを管理したい場合は、タスク管理だけでなく見やすいカレンダー機能などがあった方がいいでしょう。

反対に、プロジェクトの規模が小さい場合は、たくさんの機能があっても持て余してしまいます。タスク管理機能だけあれば事足りるという場合もあるのではないでしょうか。

メンバー間の情報共有に重きを置くのであれば、チャット機能やWikiを作成できる機能などが充実しているツールを選ぶ方法もあります。

操作性の比較

プロジェクト管理ツールを導入すると、ツールを使って毎日何かしらのアクションを行うことになる場合が多いです。操作がしやすいかどうかは、ストレスなく仕事を進める上で重要になります。

直感的に使うことができるインターフェースを備えているものを選ぶといいでしょう。

とはいっても、アプリケーションの操作性は、実際に使用してみないとわからない部分もあります。無料体験版を利用し、使い心地を試してみることがおすすめです。

対応言語やコスト

海外製のプロジェクト管理ツールでも、日本語の翻訳機能によって問題なく使える場合が多いです。しかし、細かい日本語のニュアンスが間違って翻訳されている場合があります。

プロジェクト管理ツールの扱いに慣れていない場合は、日本で制作されたアプリケーションを使った方がいいでしょう。使い方に迷った時のサポートなども、日本製のものの方が受けやすいです。

また、プロジェクト管理ツールには無償で提供されているものと、有料版の2種類があります。無料版は機能が制限されているものの、少人数で基本的な機能だけを使用する場合には問題なく使える場合も多いです。

まずは無料版で使い勝手を試してみるといいでしょう。

オープンソースのメリットとデメリット

オープンソースのアプリケーションは一般的なソフトとは違って、開発者以外でも修正や改良を加えて使うことができます。改良したデータを他のユーザーと共有することも可能です。

オープンソースのプロジェクト管理ツールには、どんなメリットやデメリットがあるのでしょうか。

無料で利用から修正まで可能

オープンソースのプロジェクト管理アプリケーションは、無償で配布されている点や自由に修正や改良を加えられる点がメリットです。改良したソフトを再配布することも許可されています。

良い点ばかりに感じられますが、オープンソースに対する十分な知識がない状態では、メリットを最大限に活かすことができない点がデメリットです。

サポートやセキュリティは不安

誰でも改良の手を加えられる点はメリットですが、便利な一方でセキュリティに対して不安な面もあります。例えば、悪意のある人でも改良できる点が不安です。

修正や改良が加えられた状態で配布されたソフトを使って、万が一重篤な問題が起きてもダウンロードした人の自己責任となります。

悪戯や犯罪が目的で開発されたアプリケーションを、うっかり使用してしまったということがないように注意しましょう。

おすすめのプロジェクト管理ツールは?

数あるプロジェクト管理ツールの中でも、多くの人々から利用されているおすすめのものをご紹介します。いずれも無料版の提供があるため、使い勝手を試すための基準として気軽に利用するといいでしょう。

タスク管理に強いWrike

Wrikeはクラウド型のプロジェクト管理ツールとして知られており、世界中で1万4000以上もの企業に採用された実績を持ちます。

わかりやすく可視化されたタスク管理で、全体の進捗を感覚的にとらえることが可能です。また、ワークフローやプロジェクト構造を、より使いやすい形にカスタマイズすることができるところも、魅力のひとつだといえます。

  • 商品名:Wrike
  • 価格:少人数向けは無料(ユーザー5名まで)、プロフェッショナル版は月$9.8
  • 公式HP

豊富な機器に対応可能なJooto

Jootoは法人・個人を問わず、1万社以上で採用されているクラウド型のプロジェクト管理ツールです。

初めてソフトに触れる人でも使いやすいタスク管理機能に定評があります。進行中のタスクと完了したタスクを一目でチェック可能です。

また、タスクに優先度を設定することができ、何からやるべきなのか把握しやすい点も使いやすさのポイントになっています。

  • 商品名:Jooto
  • 価格:フリープランは無料、スタンダードプランは1ユーザーあたり500円
  • 公式HP

Excelでガントチャートを使う方法

プロジェクト管理ツールを使用する前に、まずはガントチャートの作成から試してみたいという人もいるでしょう。

簡単なスケジュール表を作成するくらいなら、Excelの利用が便利です。Excelでガントチャートを使う方法をご紹介します。

フリーソフトやテンプレートが便利

Excelを使用して作られたガントチャートのテンプレートは、ネット上にたくさんあります。

Excelを使い慣れている人なら、配布されているものを元に、自分で簡単にカスタマイズすることができるでしょう。

ガントチャートのテンプレートは、窓の杜やVectorといったフリーソフトライブラリから、簡単に見つけられます。

グラフ機能を使えば自身でも作れる

全体のスケジュールを見渡せるものを作りたい場合、Excelのグラフ機能を使いましょう。グラフの基本的な作成方法がわかっていれば、決して難しい作業ではありません。

作業工程・開始日・必要日数・作業終了日・担当者などの表を作り、表を選択した状態で、『縦棒・横棒グラフの挿入』をクリックし、『積み上げ横棒』を選択します。

グラフの塗りつぶしのカラーの設定から、不要な部分の塗りつぶしを『なし』に変更してグラフとしての体裁を整えましょう。

横軸と縦軸の設定

横軸は日付が入るように設定し、補助目盛を追加して見やすく整えましょう。補助目盛は、横軸の上を右クリックすれば表示できます。

横軸や縦軸の書式や表示順は、グラフツールの『書式』から変更可能です。日付の表示設定を変えたい場合は、軸の書式設定で軸のオプションの最小値と最大値に、日付形式を入力しましょう。

例えば、グラフの始まりを2019年の2月19日からに設定したい場合、最小値に『2019/2/19』というように入力します。

まとめ

プロジェクト管理ツールには様々なものがあります。感覚的に使いやすいものや、プロジェクトの内容に合わせてカスタマイズできるようなものを選ぶと、作業効率がアップするでしょう。

また、1つのプロジェクトが終わったら、反省点を次回のプロジェクトに反映させることが大事です。改善点を見つけ出すことで、より良い仕事へと発展させていくことができるでしょう。

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