プロジェクト管理ツールを無料で使うなら。おすすめサービス紹介

プロジェクト管理にツールを使いたい人は、まずは無料のツールで使い勝手を試してみましょう。ここでは、おすすめの高機能なクラウド型の管理ツールを紹介しています。加えて、プロジェクト管理の目的やスプレッドシートの活用法についても紹介します。

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プロジェクト管理にツールを利用しよう

近年では便利なプロジェクト管理ツールが多数登場しており、プロジェクト管理にかかる手間や時間が抑えられるようになってきました。プロジェクト管理の概要とツールを導入するメリットを紹介します。

プロジェクト管理の目的

プロジェクト管理の目的の一つは、QCD(品質・コスト・納期)を適切に管理することです。これら三つのうち一つでも欠ければ、プロジェクトは成功とは言えないでしょう。

また、プロジェクト管理ではプロジェクト全体の無駄を探し出し、コントロールすることも求められます。

関わるメンバーや工程が多いほど、プロジェクトには無駄な工程が生じることが多くなります。この場合、プロジェクト管理を使って必要な工程を洗い出すことで、無駄が見えやすくなり、作業効率や利益率のアップに繋がります。

管理ツール導入のメリット

プロジェクト管理ツールを導入すると、『プロジェクトの進捗状況を可視化できる』というメリットがあります。

規模の大きなプロジェクトは、進捗状況がわからなくなったり、メンバー間での情報共有が困難になります。このような時、プロジェクト管理ツールを利用すれば、進捗状況や必要工程を可視化できます。これにより、メンバー全員が優先すべき作業や遅れが生じている工程を把握しやすくなるでしょう。

ミスの修正や不具合の発見も容易になるため、プロジェクトをスムーズに進行できるのです。

最適な管理ツールを選ぶポイント

一口にプロジェクト管理ツールと言っても、簡単なスケジュール管理だけのものから、高度な機能を持つものまでさまざまな種類があります。

過不足なく使いやすい管理ツールを選ぶには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

操作性とプロジェクトの内容との相性

まずチェックしたいのは、管理ツールの操作性と機能です。管理ツールは頻繁に開いたり編集したりする必要があるため、使いにくいものでは困ります。誰でも使えるよう、直感的に操作できるものがよいでしょう。

また、プロジェクト管理に必要な機能があるかどうかも重要です。

例えば、メンバー間のやりとりやフィードバックが頻繁に行われるなら、情報共有型のツールが好ましいと言えます。一方、複数のチームで動いたり各タスクを厳密に管理したりということがしたいなら、複雑な工数管理に特化したツールがベターです。

どんなに高性能な管理ツールでも、プロジェクト内容にそぐわないものは意味が無いと承知しておきましょう。

コストパフォーマンス

管理ツールを選ぶ際は、使える機能とコストを相対的に見るようにしましょう。

価格が安くても機能が不足しているなら、プロジェクト管理には不適切です。ツールの使い勝手が悪いばかりに、作業に時間がかかったりミスが多発したりすれば、結果として多くの無駄が生じます。

一方、有料でも欲しい機能がついていて使いやすいツールによって、プロジェクトがスムーズに進むのなら、コストパフォーマンスは高いと言えるでしょう。

近年は、さまざまな価格帯・機能の管理ツールが出ているので、コストと機能のバランスを見ながら選んでください。

無料版で機能を試してみよう

有料版の管理ツールの多くは、無料版を提供しています。有料版の購入に迷ったら、まずは無料版を使ってみるとよいでしょう。

無料版は、有料版の『お試し』のような位置づけです。使える機能は制限されますが、操作性やレイアウト、使いやすさを試すにはぴったりといえます。無料期間は1週間、1カ月などがあるので、使い比べてみてはいかがでしょうか。

また、少人数までなら完全無料で利用できるツールもありますので、次の項目から紹介します。

無料で使えるクラウド型の管理ツール

近年、プロジェクト管理者に『クラウド型』の管理ツールを選ぶ人が増えています。クラウド型の管理ツールのメリットとは何なのでしょうか。無料で使える管理ツールとあわせて見てみましょう。

クラウド型ツールの特徴とメリット

クラウド型の管理ツールは、オンライン経由で利用するのが特徴です。買い取りではないので、毎月決められた利用料を支払って利用します。

クラウド型のメリットは、環境さえ整っていれば、どんな端末でも利用できるという点です。必要があれば会社の外でも管理ツールを開けるので、いざという時に素早い対応ができます。

このほか、メンバー間でツールの共有ができる、常に最新バージョンを利用できる、というのもクラウド型ならではのメリットでしょう。

カンバン方式で管理 Trello

『Trello』は、2010年に『Fog Creek Software』によってリリースされたプロジェクト管理ツールです。特徴は、タスクの追加や変更が容易な『タスクカード』を使ってプロジェクトを管理することです。

カードを使ったプロジェクト管理は『カンバン方式』と呼ばれており、ワークフローに合せてカードを並べて提示することで、タスクの可視化が容易になります。

加えて、Trelloは機能がシンプルで、直感的に使えるのもメリットです。無料で使えるツールとしてはパフォーマンスが高く、通常規模のプロジェクトなら十分に対応できるでしょう。

Trello

ファイルの共有やWikiに対応 Backlog

『Backlog』は、2006年に商用版がリリースされたプロジェクト管理ツールです。特徴は、チーム内のタスク管理と情報共有に特化しているという点です。

プロジェクトに必要な資料や写真は個別に保存でき、管理者から権限を与えられたユーザーなら、誰でもファイルを共有できます。

また、有料プランならWikiも利用可能です。議事録やプロジェクト資料、仕様書といった有益な資料をWikiに保管すれば、必要な時にあちこちから探してくる必要がありません。

Backlog

ガントチャート作成が簡単 Brabio!

『Brabio!』は、『ブラビオ株式会社』によるプロジェクト管理ツールです。特徴は、ガントチャートの作成が容易で、初心者でも扱いやすいという点でしょう。編集も簡単なので、工程管理に無駄な時間を取られることがありません。

加えて、Brabio!のガントチャートには、工程表の共有に必要なタスクリンクやマイルストーンの設置、達成率の表示といった便利な機能もあります。

メンバー間のコミュニケーションツールも充実しているので、チーム全体での情報共有もスムーズです。

Brabio!

スプレッドシートの活用もおすすめ

無料でプロジェクト管理ツールを導入したい場合に、『スプレッドシート』を利用するという方法もあります。

スプレッドシートは、Google社が提供する無料の表計算ソフトです。Googleアカウントを持っていれば誰でも利用できるので、コストをかけずに導入できます。

スプレッドシートをプロジェクトの管理に利用した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。

メリットとエクセルとの違い

スプレッドシートを使ううえでのメリットは、いずれもエクセルには無いものです。つまり、スプレッドシートのメリットそのものがエクセルとの相違点であると言えるでしょう。

まず、スプレッドシートは、ネット環境さえ整っていれば端末を選ばずに利用できます。加えて、同時編集も可能なため、チームでのデータの編集・共有が容易です。

また、自動保存機能がついているのもスプレッドシートならではと言えます。保存前にPCが落ちても変更は維持されるため、データ損失のリスクは低くなるでしょう。

一方のエクセルには、これらの機能がありません。Web版ならスプレッドシートに近い使い方が可能ですが、有料のため、スプレッドシートの方がコストパフォーマンスは高いと言えます。

ガントチャート作成に便利

スプレッドシートでガントチャートを作成する方法は、三つあります。

まず、スプレッドシートにあるテンプレートを利用する方法です。シート内の『テンプレートギャラリー』でガントチャートを選択すれば、そのままスプレッドシートで利用できます。

次に、スプレッドシートの機能を拡張できる『アドオン機能』を利用する方法です。この中にある『Projectsheet Planning』が、ガントチャートを作成できるツールですが、始めは言語が英語に設定されているので、日本語設定にしてから使ってください。

最後は、シート内の関数を利用して自力で作る方法です。スプレッドシートの使い方はエクセルとほぼ同じなので、シンプルなガントチャートなら、さほど時間をかけずに作れるでしょう。

まとめ

管理ツールがあると、プロジェクト管理はより効率的かつ容易になります。

なるべくコストを抑えたい場合は、無料で提供されている管理ツールや、Googleスプレッドシートを利用するとよいでしょう。

どのツールを選ぶべきか迷った場合は、チームメンバーに相談することをおすすめします。管理ツールに必要と思われる機能をピックアップしてもらい、全員が使いやすいツールを選んでください。

そして、選んだツールが使いやすいと分かってから、有料版へのグレードアップを検討することで、無駄なコストをかけることを避けられます。

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