発注書をテンプレートを使って簡単作成。書き方のポイントを知ろう

発注書は記載すべき項目が定められており、正しい書式を基に作成する必要があります。取引の契約に関わる大事な文書なので、発注書を発行する意味をしっかりと理解しておきましょう。見た目のよい発注書が作成できるテンプレートも併せて紹介します。

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発注書の基礎知識

取引の際に発行される発注書について、関連する発注請書と併せて意味の理解を深めましょう。

発注書や注文書とは

発注書とは、取引において注文する際に発行する文書です。発注書は注文書とも呼ばれ、発注する内容は物品の販売だけでなく、作業や事務処理も発注の対象になります。

民法において、取引をはじめとする契約は、双方の意思表示の合致により成り立ちます。取引の場合、注文者における意思表示の根拠は発注書、発注先における意思表示の根拠は発注請書です。

つまり、発注書と発注請書が取り交わされることで、双方の意思表示が合致したとみなされ、法的な契約が成立することになります。

発注請書との違い

発注請書とは、発注を受けたことを証明する文書です。取引の内容を確認するだけなら、発注書の発行だけで済むという考え方もありますが、契約上のトラブルを考慮し、発注請書を発行するケースが多くなっています。

発注請書は、発注書と共に発注元が発行し、両方の文書を発注先に渡すこともあります。この場合のやり取りは、発注先が発注書と発注請書の内容を確認し、発注請書のみ署名捺印した後、発注元に返送するという流れです。

また、発注書と発注請書があれば契約が成立するため、契約書を別途作成する手間を省くために、発注請書を発行するケースもあります。

岩井和幸

発注書とは、発注者が商品・製品、サービスなどを発注することの意思表示を行う目的で作成される書類です。

実際には発注書を作成せず口頭で取引を進めることもあります。しかし発注書を作成せずにトラブルになったり、下請法違反とならないためにも、発注書は作成した方が良いと言えるでしょう。

発注書の書き方

発注書は注文の内容を確認するための大事な書類です。しっかりと書き方を身につけておきましょう。

発注書の項目

国税庁により、発注書に書くべき項目は決められています。発注書として有効とされるためには、以下の項目が最低限必要です。

  • 発注元の氏名または名称
  • 発注先の氏名または名称
  • 注文した年月日
  • 注文内容
  • 注文金額

これらの他に、納期の記載が必要になる場合もあります。納期の項目は必須ではありませんが、取引において重要な要素なので、発注先に確認を促す意味でもできるだけ記載しましょう。

発注元の項目には、発注先が確認や連絡をしやすいよう、住所や電話番号、メールアドレスなどの連絡先も追加で記載しておきましょう。

発注書の例文

基本的に、発注書は郵送やメールの添付書類として送付します。発注先にしっかりと目を通してもらうために、送付状やメール本文に送付内容を記載しましょう。発注書を添付するメール例文を紹介します。

---------------------------------------------------------

株式会社○○

営業部 ●●様

いつもお世話になっております。

株式会社△△の▲▲です。

この度はお見積をご送付いただき、誠にありがとうございます。

貴社に発注をお願いしたく、発注書を添付ファイルにてお送りいたします。

ファイルが開けないなどの不都合がございましたらご連絡ください。

--------------------

【添付ファイル】

××××発注書.pdf

××××発注請書.pdf

--------------------

内容にご承諾いただきましたら発注請書をプリントアウトしていただき、

捺印の上、弊社まで返送いただきますようお願い申し上げます。

ご不明な点、ご質問等ありましたら遠慮なくお申し付けください。

何卒よろしくお願い申し上げます。

▲▲

********************

株式会社△△

営業部

▲▲

住所

電話

携帯

e-mail

********************

---------------------------------------------------------

簡潔にわかりやすく、伝えたいことが明確な文章を心がけましょう。

発注書の訂正

発注書に記載ミスがあった場合は、訂正印を使わずに再発行しましょう。発注元でミスに気付いた場合は、気付いた時点で速やかに再送付しましょう。発注先から連絡を受けた場合でも同様です。

間違いが記載された元の発注書は、発注先で破棄してもらいましょう。発注先に発注請書を発行してもらえる場合は、発注請書で注文内容の確認ができるので、ミスの訂正も併せて確認できます。

岩井和幸

発注書に必要な記載事項としては書類作成者(発注元)の氏名や名称、発注年月日、発注内容、税込みの発注金額、発注書の交付を受ける事業者の氏名または名称です。

また、自社の管理上発注番号を記載しておくと、問い合わせを受けた場合にも対応しやすくなります。

発注書の訂正は訂正印を使わず、再発行し、元の発注書は発注先で破棄してもらいましょう。その際に発注請書をもらい、訂正内容の確認も忘れずに。

メールで発注する場合のポイント

郵送ではなくメールで発注する場合に注意すべきポイントを確認しましょう。

メールでの文の書き方

メールで発注する場合は、発注先にメールで発注してもよいか確認することが重要です。受注体制によっては、郵送での発注しか対応していないケースも考えられます。また、メールに気付かずに納品が滞る可能性もあるでしょう。

メールを読むだけで手配に必要な項目がわかるよう簡潔に記載しましょう。商品を発注する場合は、商品の型式や製品番号、数量、希望納期、納品場所が最低限必要で、要望があれば追加で書き添えておく必要があります。

また、担当者の電話番号も記載しておき、不明点があれば問い合わせを受けられるようにしておきましょう。

添付する場合の書き方

メールで発注する場合、件名を見るだけで内容が分かるように書くことが大切です。挨拶など内容が分かりにくい文言は避け、『〇〇の発注のご依頼』『発注のお願い』のように、数多く並んだメールの中でも見つけやすい件名を意識しましょう。

発注書をメールに添付する場合は、書き換えを防ぐためPDF形式で送りましょう。PC環境によってはファイルを開けない可能性があるので、『添付ファイルの内容が見られないといった不都合がありましたらご連絡ください』と一文書き添えておくと、スムーズにやり取りできます。

収入印紙について知っておこう

契約の成立を証明する文書には、収入印紙が必要です。発注書と収入印紙について理解を深めましょう。

収入印紙の有無

発注書は、単一では契約が成立する文書とされないため、原則として収入印紙を貼る必要はありません。しかし、発注請書が発行されない場合は、発注書に契約書としての効力を持たせるために、収入印紙を貼るケースがあります。

また、契約金額が1万円未満の場合は非課税となり、文書の種類に関わらず印紙を貼る必要はありません。

収入印紙の貼り忘れは、本来張るべき印紙代とその2倍の金額を足した罰則が科されるため、合計で印紙代の3倍にあたる金額をペナルティーとして徴収されます。不測の事態に備え、収入印紙の必要性があれば確実に貼るようにしましょう。

出典:印紙を貼り付けなかった場合の過怠税

電子書面の場合

印紙税は契約文書にかかる税金なので、文書をPDFファイル等の形式でメール送信した場合は、文書の種類に関わらず課税対象になりません。

メールに添付した電子データのコピーやプリントアウトしたものも、原本扱いにならず収入印紙を貼る必要はありません。

取引金額が大きくなると、金額に比例して印紙代も高額になります。節税の意味でも、発注書や発注請書は電子データで取り扱うようにしましょう。

収入印紙への割印

収入印紙には割印をする必要があります。この目的は印紙の再使用を防ぐことです。印紙と紙の両方にかかっていれば、印鑑だけでなく署名でも割印は有効です。

割印は代表者だけでなく、代理人やその他従業員でも行えます。使用する印鑑も社印や代表者印に限らず、通称や役職名のゴム印で割印できます。署名で割印する場合も同様です。

岩井和幸

基本的に発注書には収入印紙を貼る必要はないですが、発注請書には貼る必要があります。

ただし、発注請書の請負金額が1万円未満だったり、電子書面で交付する場合は収入印紙を貼る必要はないです。

ちなみに収入印紙の貼り忘れは印紙代の3倍の額が徴収されます。また、収入印紙を貼る際には再使用防止の割印が必要で、代表者以外の捺印や署名でも有効です。

無料テンプレート集を参考に簡単作成

発注書はテンプレートを利用することで簡単に作成できます。発注内容に適したものを選び、必要に応じて編集を加えるとよいでしょう。

テンプレートをダウンロードして使える便利なリンクを、利用ソフト別に紹介します。それぞれのファイルを開き、編集後にPDFファイルに変換し、発注書として利用しましょう。

ワード

ワードで編集可能な発注書のテンプレートを紹介します。文書の編集がしやすいため、文字の多い発注書の作成に向いています。

エクセル

エクセルで編集可能な発注書のテンプレートを紹介します。エクセルは表の作成や計算がしやすいため、注文内容の計算項目が多い発注書の作成に向いています。

PDF

PDFで編集可能な発注書のテンプレートを紹介します。発注書は最終的にPDFファイルで発行することが多いので、PDFファイルを直接編集することで、レイアウトを崩さずに仕上げられます。

まとめ

発注書は取引の契約に関係する大事な文書です。決められた書き方を守り、的確かつ簡潔にまとめることが重要です。発注先への送付も、メールで送る場合は注意すべきポイントに気をつけましょう。

ネット上には無料で利用できる発注書のテンプレートが数多くあるので、発注内容や利用環境に合わせて使いやすいものを選び、上手に活用しましょう。

岩井和幸 [監修]

某大手損保会社のサービスセンターに8年間勤務、在職中に行政書士の資格を取得。損害保険金の支払い調査などの業務を担当。その後、地元の不動産会社に転職。在職中に宅地建物取引士の資格を取得。賃貸物件の仲介、管理、リフォーム工事などを担当し10年間勤務する。昨年8月に行政書士として独立・開業する。現在は相続関係の相談や土地売買に関する許可申請など多岐にわたる業務を取り扱う。

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