受注管理の方法について知ろう
商品の注文を受けたら、注文を管理する必要があります。受注管理の方法にはどのようなものがあるのでしょうか？代表的な方法を紹介します。
管理台帳やシートによる自身での管理
最も手軽で費用もかからないのは、管理台帳やシートを使った方法です。既にある表計算ソフトやデータベースソフトを使えば、すぐに受注管理を開始できます。
専用のシートを作り、注文が入る都度、情報を入力していきます。
単に受注管理のための台帳として機能させることはもちろん、フォーマットの設定により、見積書や請求書をスピーディーに作成することも可能です。
受注件数が少ないうちは既存のソフトを利用しながら自分で入力することで、十分な管理ができます。
受注管理ソフトやアプリの利用
専用ソフトやアプリを導入して、受注管理をする方法もあります。受注に伴う一連の業務を管理するためのシステムなので、必要な処理がスムーズに進みます。
管理台帳の場合は、手作業で全て管理しなければならないものの、ソフトやアプリなら全て自動化が可能です。注文が入ったら自動的に処理される仕組みを構築すると、受注漏れや発注ミスを防ぐことができます。
また、今まで受注管理に割いていた人員を最小限に減らし、他の仕事を任せることも可能です。
受注業務のアウトソーシング
受注管理そのものを、外部の業者やクラウドワーカーに任せることもできます。受注管理をアウトソーシングしている専門の業者に依頼すると、受注後の全ての処理を任せることができます。
基本的な流れを押さえた処理だけでなく、自社独自の流れに合わせた業務フローを設計してくれる業者もあります。
業者選びでは、自社の事業と合致する分野を専門にサービスを展開しているところを選ぶとよいでしょう。ECサイトならECサイト専門の業者に依頼しましょう。
受注管理から発送業務までアウトソーシングすることで、より効率的なオペレーションが可能です。コストはかかるものの、運営の手間が減る分、新商品開発など本来の仕事に人員を集中させることができます。
ExcelやAccessを利用する方法
シートを使って管理台帳を作り、手作業で受注管理する方法は、主に3種類あります。それぞれの特徴を紹介するので、最適な方法で管理しましょう。
フリーソフトの活用
まずは『フリーソフト』を使う方法です。受注管理用の機能を無料で使えるソフトなので、低予算ですぐに使える管理ツールが欲しいという場合によいでしょう。
ただし、フリーソフトは機能に制限があることに注意しなければいけません。例えば、フォームやレポートの形式は、通常版しか利用できないことが多いでしょう。
自由にカスタマイズして、自社らしさを出したい場合は有料版を利用しましょう。
Excelで管理するメリット
『Excel』を使って管理すると、Officeライセンスさえあれば、追加費用なしで受注管理ができます。コストがかからないというのは、大きなメリットといえるでしょう。
また、Excelは、さまざまなところで利用されている定番ソフトなので、ほとんどの人が扱ったことがあるはずです。誰でも使えるツールなので、新たに知識を重ねる時間を節約できます。
マクロ機能を使えば、入力後の処理を自動化できるのもメリットです。VBAというプログラミング言語を使うことで、自社にぴったりのシステムになるよう細部まで調整もできます。
システムの中には、Excelと連携できるものもあり、使い勝手がよいのも魅力です。
Accessでの管理のポイント
受注管理をするシートは、『Access』で作成することもできます。Accessはマイクロソフト社のデータベースソフトです。
Accessを使って受注管理をするポイントは、誰でも使えるように構成することです。少なくとも2人以上で相談し、記録を取りながら作りましょう。誰でも使える状態にしておくことで、担当者が変わっても使い続けられます。
受注管理シートを作るには、まず『入力項目の設定』をします。入力画面に必要に応じて記入していきましょう。大きさや項目の場所は、後からでも変更可能です。
全て入力したら『カードボックス』をクリックし開始します。
データ管理には、登録・抽出・訂正・削除の四つの機能が必要です。これらはボタンを押すだけで機能します。
受注管理システム選びのポイント
受注管理システムには、さまざまな種類があります。それぞれ特徴的な機能があり、得意分野が違います。特性を考慮した上で自社にぴったりのシステムを選びましょう。
操作性
まず重視したいポイントは『操作性』です。受注管理システムを導入するのは、自社内の手間を最小限にするためです。手動で行う煩雑な操作を減らせるからこそ、メリットがあります。
そのため、操作性が悪く使いづらいシステムだと、導入するメリットが減少します。「せっかく導入したのに現場に馴染まない」という事態が起こってしまう場合があります。
操作性でシステム選びに失敗しないためには、お試し期間やデモサービスで実際に使ってみることです。使ってみなければ分からない不都合を見つけられる可能性もあります。
ニーズやサポート
使いやすく手間を省けるシステムを選ぶには、『自社にぴったりの仕組み』になっているものを選びましょう。提供するサービスのジャンルに合ったシステムであることが大切です。
また、カスタマイズできるかどうかも確認するとよいでしょう。カスタマイズが可能なら、さらに使いやすく便利に利用できます。
『サポート体制の充実度』も重要です。豊富なノウハウを持つ業者が提供するシステムを利用しましょう。
特に、導入時には念入りに計画を立てて、ワークフローに沿って導入しなければいけません。慣れないうちはサポートが充実しているシステムが適しています。
委託先選びのポイント
専門の業者やクラウドワーカーに受注管理を委託することもできます。業務委託を依頼する場合、どこに依頼するのがよいでしょうか？選び方のポイントを紹介します。
どこに委託するか
委託先は主に2種類に分類できます。クラウドソーシングサービスを通して受注管理の仕事を受けている『クラウドワーカー』と、受注管理専門の『業者』です。
クラウドワーカーは手軽に安く依頼できます。しかし、中には突然連絡が途絶えるワーカーや、必要なスキルを満たしていないワーカーもいるので注意しましょう。
また、1件ごとに契約が終了するので、継続的に依頼する場合に手間がかかってしまいます。
業者の場合、費用は高額になります。しかし、受注の後の処理を全て任せられるので、余計な手間がかかりません。コールセンターで注文を受け、商品を発送するまでの全てを委託できるのです。
コストやサポート
受注管理を委託する場合、費用は『月額固定』で発生するケースが多いです。これは管理・運営が手間と時間と人手の必要な仕事であるためです。
ただし、販売代行まで行うサービスの場合には、『成果報酬』で費用が発生することもあります。例えば、モールが運営する倉庫に商品を送ることで、販売から発送までモールが代行する場合などが挙げられます。
まとめ
受注管理は、Excelを使って手作業で実施することもできます。ただし、件数が多くなると、手作業では追い付かなくなってしまうでしょう。
そこで利用を検討したいのが、受注管理システムや業務委託です。
自社のサービスにぴったりのシステムや業者を選び、受注管理の手間を自動化させましょう。コストがどれだけかかるか考慮した上で、自社に合ったものを選ぶことが大切です。
