受注管理ソフトの魅力とは?メリットや選び方のまとめ

受注管理はあらゆる企業の中枢となる重要な業務です。最近は受注後の業務にまで管理の範囲が拡大し、トラブルも増えています。受注管理業務におけるミスを減らし簡略化を実現できる、受注管理ソフトの選び方を解説します。

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受注管理の基礎知識

企業にとって大事な業務である受注管理の仕組みや流れについて解説します。

販売管理の流れを理解しよう

販売管理の基本的な流れは下記の通りです。

1 注文受付 顧客からの注文を受け付けます。
2 受注管理 注文を確認し、出荷管理システムに出荷依頼の通知を送ります。
3 出荷管理 受注内容を基に出荷の準備をします。
4 請求管理 請求フローを開始します。
5 仕入管理 必要な仕入れ量が算出されます。
6 在庫管理 仕入れに伴い在庫数の変動を確認します。

2の項目だけでなく、これら一連のプロセスを総合して『受注管理』と呼ぶ場合もあります。

受注管理とは

販売管理プロセスの中で、注文を受けてから出荷を依頼するまでの管理業務が受注管理です。大まかな流れとしては下記の通りです。

1 注文内容の確認 注文の受付方法は、営業や電話・FAX・メール、ECサイト経由など、業種によって様々です。
2 注文請書の発行 受注内容の確認書である注文請書を発行し、受注元へ送ります。主にトラブル防止のため発行されます。
3 受注残管理 注文数と在庫数を照し合せる作業です。複数の同時注文時や後仕入れなどの調整に必要です。

受注管理ソフトとは

受注管理ソフトとはどのようなものなのか、主な機能やメリットについて解説します。

受注管理ソフトの主な機能

受注管理ソフトでは、受注管理業務に関する様々な機能が搭載されています。

受注伝票検索 全期間の受注を様々な条件により検索できます。
受注分類タグ付け機能 それぞれの受注に対し、任意のステータスを設定し自由にタグ付けできます。
受注ステータス自動進行 請求書・納品書・領収書などの各種帳票を出力・印刷できます。
操作履歴記録 それぞれの受注に対し、操作内容や責任者などの履歴を残すことができます。

受注管理ソフトのメリット

受注管理は販売管理全体における重要な業務のひとつです。注文を受けると在庫が減り、減った分の仕入れが必要になります。管理が滞ると他の業務にも支障をきたしかねません。さらに手作業で行う場合は手間がかかり、ミスが起こる可能性も十分あります。

受注管理ソフトを導入することで、一連の作業を自動化することができます。システムに業務を任せることで大幅にミスが減り、業務全体が円滑に進み無駄をなくせることは大きなメリットです。

また、自動管理ソフトを利用すると、人の手で行っていた作業を自動化できます。システムでも可能な作業を積極的に自動化することで、顧客対応やマーケティングなど人にしかできない業務に集中できます。

受注管理ソフトの選び方

世の中には多くの受注管理ソフトが提供されています。受注はもちろん、在庫管理までできるものや自動配信機能が備わっているものなど、内容も様々です。業務運営に最適なソフトを選択するためのポイントを解説します。

操作性などの使い勝手

実際の使いやすさを事前に知ることは、ソフト導入後の円滑な作業を実現させる上で重要です。多くの提供元がお試し期間やデモサービスを実施しているので、事前に感触を確かめるようにしましょう。

業種や規模を問わず、受注管理は多くの企業に発生する重要な業務です。注文を受けるだけでなく、最近は受注後の業務にまで管理の範囲が拡大しています。

導入後ソフトに関わる可能性のある全ての人が、実際に操作感を確かめておけるとよいでしょう。基本的にソフトが多くの作業を自動で行うといっても、随所に人の手を加える場面は必ず出てきます。

操作する人次第で、ソフトの動きが大きく異なってくる側面もあるので、導入自体が無駄にならないよう、事前の確認は慎重に行いましょう。

求める機能や付加機能

受注管理業務は業界によって内容や問題点、全体の流れが異なります。そのため、自社に合った機能ができるだけ多く網羅されたソフトを選ぶことが大切です。

フローの中で多くの手作業が必要なソフトは、業務のスリム化を実現できるシステムとはいえません。重要な部分が全て自動化できるようなソフトの導入が望ましいでしょう。

また、付加機能やカスタマイズ性もソフトの選択において重要なポイントです。オールインワン型のソフトは無駄な機能がデフォルトで搭載されている場合も多く、カスタマイズ性に優れたソフトの方が便利な場合もあります。

業務に関連する部門で利用しているソフトとの連携が可能か確かめたり、受注業務以外の部門でシステム化できるような機能があるか確かめたりすることも重要です。

サポート

受注管理ソフトは、一連の業務手続きに合わせた正確な導入が大事です。どれだけ優れたシステムでもうまく導入できなければ、それぞれのプロセスにおいて満足なパフォーマンスを発揮できないことになります。

システム提供側のサポート体制を確認することは、ソフト選びにおける重要なポイントです。ソフトに関する知識だけでなく、企業へのシステム導入経験も豊富であることが望ましいでしょう。導入後に受けられるアフターフォローに関しても、手厚いに越したことはありません。

また、導入前は入念な下準備も必要です。システム提供側との連携がうまくいかなければ導入にも時間がかかり、システム稼動後のトラブルも起きやすくなります。業務全体の流れや業務に関わる各部署の状況をしっかりと確認しておきましょう。

まとめ

受注管理ソフトを導入することでヒューマンエラーを減らせると、業務全体のスリム化を実現できます。選び方のポイントを入念に確認し、業務内容に適したソフトを選ぶことが大切です。

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