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請求書の送り方を詳しく解説。送り方のマナーと注意点も紹介

副業やフリーランスは、報酬を得たら請求書を作成する必要はあるのでしょうか?近年はメールで請求書を送る人も増えていますが、相手に失礼にならない方法を心がけたいものです。請求書の送り方のマナーと注意点を見ていきましょう。

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請求書の送り方を知ろう

『請求書』は顧客に対し、サービスや物品の支払いをお願いする書類です。支払い前に出す文書なので、金額のほかに、支払い期日、支払い先などを細かく記載しなければなりません。

ビジネスをはじめたばかりの人は、まず正しい請求書の作成方法を学ぶ必要があるでしょう。

フリーランスや副業でも請求書は必要

気になるのが『フリーランスや副業でも請求書を作成する必要があるのか』という点です。結論からいえば、本業・副業にかかわらず、仕事を引き受けるからには、請求書は必要です。

ビジネスをする上で、請求書はどんな意味を持つのかを考えてみましょう。

  • 遅延・未入金など、顧客との入金トラブルを防ぐ
  • 請求書は収入を得た証明になる(税務上)

顧客は請求書を受け取ってはじめて支払いを行います。請求書がないと、顧客が入金しない、または遅延するトラブルが起きるでしょう。

また、副業の場合でも、一定の報酬を得れば『確定申告』が必要です。つまり、請求書は収入を証明し、税金を決定する重要な参考書類なのです。

以上のような理由から、副業・フリーランスでも請求書は作成する必要があるといえます。

郵送での請求書の送り方

請求書の送り方で多いのは『郵送による送付』です。最近はメールでの送信も増えていますが、原本の送付を必須とする企業や店舗も少なくありません。まずは『信書として郵送する方法』を覚えておきましょう。

請求書は普通郵便で

請求書は重要な文書なので、「書留で送った方が確実なのでは…」と思う人もいます。

しかし、書留は相手が不在の場合は受け取れないため、都合に左右されてしまうでしょう。相手に不便をかける可能性を考えると『普通郵便』で送付するのが無難です。

信書全般は、ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・ゆうクリックは利用できない決まりになっているので注意しましょう。

普通郵便は距離によって配達日数が決まり、天候や道路状況などの諸事情で到着が遅れることもあります。郵送する場合は、余裕を持ったスケジュールで早めに発送をしなければなりません。

顧客が大企業の場合、支払いスケジュールが決まっていて、『請求書はこの日まで』と設定される場合もあります。

用紙サイズに合わせた封筒を使う

封筒は、用紙の大きさに合わせたサイズを使います。請求書はA4サイズが多いため、長形3号(120×235mm)の封筒を使うときれいに収まります。

封筒の色は透けなければ白でも薄茶色でも構いません。白の場合は、DMの封筒に間違えられる可能性もあるため、『請求書在中』の添え字を忘れないようにしましょう。

請求書の送り先が多い場合は、自社の住所などを印字したオリジナルの封筒を作っておくといいですね。

なお、他の書類と一緒に入れて送付することや、極端にサイズが合わない封筒を使うことは、相手に対して失礼にあたります。

送付状の同封も忘れずに

請求書を送るときは、『送付状』を同封しましょう。請求書1枚だけを入れるよりも、ビジネスマナー的に好ましいためです。

送付状は、封筒に入っている物の概要(宛先・枚数など)を示すもので『カバーレター』や『送り状』などともよばれます。

いきなり本題に入る前に、ちょっとした季節の挨拶などを添えたり、請求書に書かれていない補足事項を伝えたりする役割があるでしょう。

送付状、請求書の順番に重ね、一緒に三つ折りにして封筒に入れます。

請求書在中の表記

請求書が入った封筒には『請求書在中』という添え字をしましょう。相手側は1日に何通もの郵便物を受け取ります。中にはDMなどの仕事と関係ないものもたくさんあるでしょう。

『請求書在中』と表記すれば、すぐに重要だと認識され、いち早くピックアップしてもらえますし、DMと間違えられて捨てられる心配もありません。

縦書き封筒の場合は『表の左下』に、横書き封筒では『表の右下』に書きます。赤ペンで書くと赤字を連想させるため、青や黒などの他の色を使う人もいます。

書くのがめんどうな人は、『請求書在中』のはんこを使ってもよいでしょう。

メールでの請求書の送り方

請求書は必ず郵送しなければならないという決まりはありません。ただし、相手に合わせ、失礼ない送り方をする必要があるでしょう。

メールで請求書を送るのは違法ではない

請求書の原本を郵送する場合が多いですが、近年はメールに請求書を添付する人が増えています。

そもそも請求書の発行は、法律的に義務付けられているわけではないため、当然、請求書の送り方にも決まりはありません。メールで送った請求書も税務上、きちんと処理ができます。

問題は、受け取る相手が納得するかどうかです。メールで送りたい場合は、まず先方にその旨を説明し、確認をとってくださいね。

データ形式はPDFがベター

メールで送付する際は、ワードやエクセルファイルなどさまざまな方法がありますが、理想はPDF形式です。

ワードやエクセルファイルの場合、相手に編集されてしまう恐れがゼロとは言い切れません。また、バージョンの違いから、開けないケースもあります。

原本と同じレイアウトができ、かつAdobe Readerをダウンロードすればすぐに開けるPDFは、請求書を送るのに最適といえるでしょう。開く際にパスワードを設定すればより安全です。

請求書を送る際の注意点

メールで請求書を送るときは、郵送時以上に確認を徹底しなければなりません。確実に相手に受け取ってもらうための注意点を解説します。

請求書の日付記入について

注意したいのが請求書の『日付記入』です。請求書の発行日をいつにするかで悩む人は少なくないでしょう。

まずは、先方の締め日を確認しましょう。締め日によっては、会計の計上月が変わってくるので、『〇日に請求日を設定した場合、入金の予定がいつになるか』を先方に確認することが大切です。

また、『請求書を発行するタイミング』も重要です。請負契約では、納品と同時に報酬を受け取るのが普通なので、納品前に請求書が発行されることはあり得ません。納品前の日付の請求書は無効になる可能性があることを覚えておきましょう。

送ったことを先方に伝える

お金にかかわる請求書は重要度が高いので、メールを送ったら、先方に電話で連絡しましょう。ネット環境が悪くてメールが到着していなかったり、迷惑メールに振り分けられたりする恐れがあるためです。

この確認を怠ると、万が一未着だった場合、支払いが遅延してしまうでしょう。

発行した請求書の控えは保存すべき?

発行した請求書の控えは、保管する義務はありません。しかし、万が一何かあったときのために、コピーで控えを保管してもよいでしょう。

請求書の控えを保管するときは、未入金のものと入金済みのものを別々にファイリングします。

入金済みのものに関しては、『月ごと』または『顧客ごと』のどちらでファイリングするかを決めましょう。月ごとにファイリングすれば、1カ月の取引量が見えますし、顧客ごとにすれば、取引状況が一目で分かります。

まとめ

請求書を出すことが習慣化していない人は、書き方や送り方が分からず、先方に失礼な印象を与えてしまうことがあります。中には、請求書自体を発行せずに、副業を続けてきたという人もいるかもしれません。

この機会に正しい請求書の書き方・送り方を覚え、本格的なビジネスにシフトしていきましょう。

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