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【手抜きしたい人の確定申告】必須ではないが、差がつく5つの準備

確定申告はフリーランスにとって手間にはなっても、得にはなりません。少しでも負担を軽くするために重要なのが事前準備です。確定申告に向けて何を準備するかでその後の手間は大きく変わります。

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【前提知識】確定申告には3種類ある

確定申告というと、『青色申告』『白色申告』の2つしかないと思われている方も多いのです。しかし、実は青色申告は一口に青色申告と言っても、2種類あり、白色申告と合わせると全部で3種類の確定申告があります。

それぞれの違いは?

白色申告 青色申告10万円控除 青色申告65万円控除
事前の届け出 必要なし 必要あり 必要あり
特別控除 なし 10万円 65万円
特別控除適用の期限 なし(もし3月15日を過ぎても10万円の控除はつく) 3月15日までに提出(期限を過ぎたら控除額は10万円に)
記帳の仕方 簡易簿記 簡易簿記 複式簿記
収支を計算する書類 収支内訳書 青色申告決算書(貸借対照表なし) 青色申告決算書(貸借対照表あり)
その他の特典 家族への給与最大50万円まで経費 ・家族への給与全額経費にできる

・赤字は3年間繰り越せる等

・家族への給与全額経費にできる

・赤字は3年間繰り越せる等

一番簡単なのは白色申告で、事前の届け出がなく記帳も簡易簿記で済ませられることになっています。

一方で、青色申告は事前の届け出が必須となっており手間は増えてしまいます。しかし、その分、特別控除やそのほかの特典が付き、節税面では優れた制度です。

青色申告65万円控除は、事前の申請が必要であり、さらに記帳の下も複式簿記となっているため、3種類の中では一番手間のかかる申告方法です。

また、青色申告10万円控除は事前の申請は必要ですが記帳は簡易簿記でよく、特別控除も10万円分ついてくるので、白色申告と青色申告65万円控除のちょうど中間に位置するようなイメージです。

気軽にお得にするなら10万円控除の青色確定申告

そのため、副業やフリーランスを始めたばかりで、それほど売り上げが立ちづらい見込みの方などは青色申告10万円控除がいいでしょう。

青色申告の場合は赤字を繰り越すことができる上に、家族への給与支払いが全額経費にできるので、フリーランスにとっては白色申告より青色申告の方が断然お得です。

一方で、白色申告との違いは主に申請の有無と収支の書類の形式だけなので、事務的なハードルは青色申告65万円控除より低いです。また、青色申告で申請しても白色申告で申告をすることは可能です。

青色で申請したはいいけど面倒くさくて手を付けなかった、という場合などでも後から白色にすることができます。

そのため、ある程度の年収を稼ぐことが前提になっているフリーランスにとっては、とりあえず青色申告10万円控除で申請するくらいの気持ちでいた方がいいでしょう。

榎本希

確定申告というと「白色申告」「青色申告」という言葉を聞きますが、厳密には青色申告には10万円の控除となる簡易簿記と最大65万円の控除となる複式簿記の2種類があります。

いずれにせよ青色申告を行いたい場合には青色申告承認申請書の提出が必要です。

青色申告承認申請書を提出せずに確定申告を行った場合には自動的に白色申告となります。

確定申告のために準備すべきことは?

確定申告のための手順は決まっていますが、何を準備するかで同じ年収を稼いでいても周囲のフリーランスと差が付きます。確定申告は準備が大切です。

確定申告前にやるべき5つのこと

確定申告前には以下の5つをこなしておくようにしましょう。

  • 事業用通帳を準備する
  • 事業用クレジットカードを準備する
  • 領収書を保管するための仕組みを整える
  • 確定申告ソフトを用意する
  • 青色申告申請書を提出する

どれも確定申告をする上で必須なわけではありませんが、することで控除枠が増えたり効率化を図ることのできる準備です。

榎本希

青色申告を行うためには青色申告承認申請書の提出が必要となりますが、こちらは提出期限が決まっています。

青色申告を行いたい年度の3月15日まで、または開業日から2か月以内に提出しなければならず、忘れてしまった場合にはその年度は白色申告となります。

そのため、開業届と一緒に青色申告承認申請書も提出してしまうようにすることで提出忘れにならず、青色申告を行うことができます。

1. 入金記録のために事業専用口座を準備

個人事業主の方には個人の口座を使って、事業の収入管理を行っている場合もあります。しかしこれでは帳簿付けの時の手間も増え、税務署の調査員への見栄えも良くありません。

お金の入りをしっかり記録することが大切

確定申告をする際は、お金の入りをしっかり記録することが大切です。確定申告で税務署に最も警戒されるのは、あるべき収入を記載していない記載漏れがあることです。

収入の過少申告はたとえ故意ではないとしても脱税となります。そのため、収入をしっかりと管理することは事業を安定して運営していく上で必須の要件となるのです。

事業用の口座と個人の口座を分ければ、入出金の履歴が見やすくなり、帳簿付けの際にもいちいちプライベートとビジネスで振り分ける必要がなくなり楽になります。

また、個人事業主だと振込手数料の関係からいくつかの口座を持っている場合があります。そのような場合でも口座に振り込まれたら、決められた口座に振り込むことで入金記録を一元化することが大切です。

一元管理でしっかりした会計をアピール

事業用の口座で事業の収入を一元管理していることは、きちんとした会計業務を行っているという心証を与えることができます。

もし、税務調査を受けることになった時、通帳は一番簡単に入出金を証明するものとして利用されるため、税務署の職員に通帳または入出金履歴を見せることになります。

その際、事業用の入出金を一元管理している履歴を見せれば、ビジネスとプライベートできちんと分けて会計しているという印象を調査担当者に与えることができます。

事業用口座におすすめなのは手数料の安いネット系

事業用口座におすすめなのが、ネット系銀行の口座です。手数料が比較的安いところが多く、無駄な出費を抑えることができます。

ネット系それぞれに特徴がありますが、複数行の口座を持ち振込手数料が無料になる回数を使いきったら、他の口座を使うという使い方もあります。

榎本希

個人事業主の場合、プライベートの口座をそのまま利用してしまうケースも多いですが、事業用の口座を作り、事業でのお金の流れを把握しやすくすることで記帳のミスも防ぐことができます。

開業届を提出した後であれば屋号入りの口座を開設することも可能です。

しかし、屋号入りの口座の開設には時間がかかるため、開業後にすぐに口座を使う予定があるような場合には、プライベート用とは別に個人名での口座を作るというのもよいでしょう。

2. 経費記録のために事業用クレジットカードを準備

先ほどの事業用口座は入金(収入)を見やすくするためのものでした、出金(経費)を見やすくするためにはどうすればいいのでしょうか。

この時おすすめなのが事業専用のクレジットカードを作ることです。クレジットカードを使えば経費の入力作業等もなくなるので、一層効率化することができます。

経費計算にミスは許されない

課税の際、課税額は収入から経費を引いて計算されます。つまり経費を過大申告すればそれだけ税金が小さくなってしまいます。

そのため、個人事業主の場合、税務署の職員はプライベートの支出をビジネスの支出として計上していないかを特に力を入れて調べることになります。

ビジネスの支出とプライベートの支出を混同して計上し、脱税と疑われないためにもプライベートとビジネスで支出を厳格に管理することが必要なのです。

経費の一元管理でミスを防ぎ、効率化

ビジネスとプライベートで支出を管理するときに便利なのが事業用のクレジットカードです。

クレジットカードであれば、明細を見ればどこに何をいくら支出したのかがわかるようになっており、事業用に作っておけば、事業用の支出が一目でわかるようになります。

さらに、引き落とし口座を先ほどの事業用の銀行口座を指定しておけば、クレジットカードの明細と合わせて、事業の収入と支出が一目でわかるようになりとても便利です。

個人事業主でも通しやすいクレジットカード

審査の通しやすさ、年会費の安さの観点から、多くのサイトでおすすめされているのが、下記の3つのカードです。

クレジットカードを使い慣れている方だと、「交通費関係はこのカード」、「利用ツール関係はこのカード」と分けて使っている方もいらっしゃいます。それぞれの特徴を考慮して、複数を使いこなすことも検討するといいでしょう。

個人事業主のクレジットカードについては以下の記事に詳しく書かれています。

自営業のクレジットカードのおすすめは?個人事業主カード3選

榎本希

キャッシュレス化が進んできているので、事業用の物品を購入する際や、PCやプリンターなどを購入する際にクレジットカードを使って購入する場面も多いでしょう。

プライベート用のクレジットカードと同じままであると経理の際に事業用で使ったものかプライベートで使ったものかの見分けがつきにくい場合もありますが、事業用のクレジットカードを作り、事業用の物を購入する際には事業用のクレジットカードを使用するようにすることで、経費の明細も一元化できます。

引き落とし口座を事業用の口座にすることで入出金の確認もしやすくなります。

3. 領収書をきちんと保管するための仕組みを準備

領収書は経費を証明するうえで不可欠になるものです。そのため、領収書を大切に保管するための仕組みを作ることが大切です。

領収書はすべて保管しよう

例えば、100万円稼いで40万円経費として支出したとしたら手取りは60万円で課税対象も60万円となりますが、経費を証明できなければ100万円が課税対象にされてしまいます。

このように経費を証明するものがなければ、たとえ事業用に支出があってもその分の支出は課税対象に含まれてしまいます。そのため、経費を証明する領収書は絶対に無くさないようにしないといけません。

領収書を入れておく箱を作り、経費にあたるかどうかはわからなくてもとりあえず領収書は全部入れておき、後から判断した方がいいでしょう。

領収書はどう保管するのがいい?

領収書の保管の形式は特に決まっていません。日付順に並べたりする必要や、きれいにノートに張り付けておく必要もありません。

基本的に原本が残っていればいいので、ケースに入れて置けば大丈夫です。当年度分の領収書に関しては仕分けをする必要があるので、freeeなどの経費精算ツールで写真を撮り空いている時間に仕分けをして、終わったらケースに入れて置くという方法が簡単です。

個人事業主だと電子保管は難しい?

2017年に電子帳簿保存法が改正された影響で、そもそも領収書を保存しなくても良くなりました。細かな要件は色々とあり申請をする必要もありますが、承認されれば領収書を保存する必要がなくなります

最大7年間保存する必要があった領収書の原本を保存する必要がなくなるので、煩わしい手間が一気に省けます。さらに、スマホで対応できるので空き時間に写真を撮ることで、領収書を保存することができます。

しかし、領収書の電子化には、定期的な顧問税理士による調査や有料ツールの導入が不可欠です。また、領収書一枚一枚に署名をする必要もあり、個人事業主にとってはデメリット面が大きいため、費用対効果を考えて導入する必要があります。

榎本希

領収書の保管は期間も5~7年と長期間分保管しておかなければならないため、いつの領収書がどこにあるのかわかりやすくしておくとよいでしょう。

日付毎にノートに張り付けておくのは手間がかかるという場合には、例えば1年毎にまとめてクリアファイルやケースに入れて保管しておく方法もあります。

記帳する前の領収書と記帳後の領収書を保管するファイルを変えるなど、自分が使いやすくわかりやすいような仕組みを作っておくとよいでしょう。

4. 効率化のために確定申告ソフトを準備

確定申告は簿記の知識が必要となり、準備すべき書類も多いので手間がかかります。効率よく申告を行うには確定申告ソフトが必要になるでしょう。

ここでは具体的に効率化を実現できる確定申告ソフトを紹介します。

始めての確定申告でも簡単にできるfreee

freeeは経理を今までやったことがない方でも簡単に確定申告を行うことができると評判の会計ソフトです。

freeeでは、画面の案内に沿って入力を行えば、自動で書類が作成されます。確定申告をfreeeで行う際に必要になる作業は、基本情報の確認と一問一答式で聞かれる情報の入力です。

簿記の知識のない方でもわかりやすい言い回しを使っていることや、何をやるべきなのかわかりやすい操作画面であることから初めての方でもスムーズに確定申告をすることができます

連携口座・サービスの多いマネーフォワードクラウド確定申告

マネーフォワードは、連携口座やサービスの数が多いことで評判の会計ソフトです。これらの数が多ければ、あなた自身が直接仕訳を入力する必要性も減り、申告の事前準備にかかる時間を減らすことができます。

マネーフォワードクラウドは国内金融機関の95%、個人口座の100%の対応率を誇っており、他の会計ソフトでは取り扱ってない、人気クラウドソーシングサービスやA8.netなどのアフェリエイト関連のサービスとも連携しています。

このようなサービスを利用している場合現金を使わない場合であれば、マネーフォワードクラウド確定申告はおすすめです。

サポートの充実したやよいの青色申告

やよいの青色申告はサポートの充実した青色申告専用の確定申告ソフトです。

多くの会計ソフトでは、サポートの中で自社サービスの使い方関するご相談のみを受け付けております。しかし、やよいの青色申告の場合、使い方に加えて、経理の相談も受け付けております。

申告をしようとしたはいいものの、必要書類に記入することが求められている内容がわからないため、専門家に確認したい時などに人気です。やよいの青色申告はそんな忙しい方や、青色申告を始めて行う方におすすめです。

榎本希

会計ソフトは様々なものがあります。

会計ソフトを使用することで日々の経理だけでなく確定申告書類の作成まで行うことができるため、とても便利です。

最初の1か月は無料でお試しできるものもあるので、まずは1か月使用してみて自分にとって使いやすい会計ソフトを使用するようにしましょう。

なお、クラウド会計ソフトなどの利用料も経費とすることができます。

5. 節税のために青色申告申請書提出は必須

上述したように、確定申告では青色申告の方が白色申告より節税面で大幅に有利です。青色申告で申請しても、白色申告で提出することは可能なので、とりあえず青色申告で出すくらいの気持ちでいる方がいいでしょう。

申請の手順

申請の手順はとても簡単です。国税庁ホームページからPDFをダウンロードして印刷し、以下の内容を記入して税務署に提出すれば完了です。

  • 基本的な個人情報:住所や氏名、生年月日など
  • 青色申告の適用時期:いつから青色申告の適用を受けたいのか
  • 事業概要:事業所や事業の種類について
  • 採用する会計処理の方法:複式簿記 or 簡易簿記

青色申告申請書は期限あり

5つの中で青色申告申請書についてだけは期限があります。青色申告65万円控除の場合で、すでに事業を行っている場合は青色申告をする前年の3月15日までに提出しなければなりません。

提出期限は以下のように新たに開業しているか、すでに事業を行っているかで分かれています。

  • 新たに開業する場合:開業から2か月以内
  • すでに事業を行っている場合:青色申告をする前年の3月15日まで

榎本希

個人事業主として節税効果を考えるならば青色申告の利用が最も節税効果につながります。

しかし、青色申告を行うためには青色申告承認申請書を期限内に提出する必要があります。

年度の途中で開業した場合には、開業日から2か月以内に提出しなければその年度は青色申告ができません。

開業届の提出と一緒に青色申告承認申請書も提出することで提出忘れを防ぐことができます。

申請用紙は国税庁のHPからダウンロードすることも可能です。

まとめ

確定申告楽しい!という奇特な方はおそらくいないでしょう。全くしたくないという方がほとんどだと思います。

さすがに確定申告を全く無くすことはできませんが、ツールを使うことで色々と作業を軽減したり、節税することができます。準備を欠かさず、楽に確定申告をしましょう。

榎本希 [監修]

医療機関・医大の研究室にて長年勤務をした後、行政書士試験を受験。医療系許認可をメインに扱う行政書士として、行政書士のぞみ事務所を開業。再生医療関係の許認可・診療所開設・医療広告ガイドラインに基づく医療広告のチェック等の他、任意後見・契約書作成・起業支援を扱う。

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