• HOME
  • お金
  • 経費計上できる項目と処理方法を解説。間違えやすいポイントも紹介

経費計上できる項目と処理方法を解説。間違えやすいポイントも紹介

個人事業主やフリーランスとして活動をする中で、適切な会計処理を行うことは大切です。日々の出費が経費として認められるのか判断する必要があります。ここでは、経費計上できる項目と処理方法、さらに経費計上にあたり間違えやすいポイントを解説します。

Offers」は、時代の変化や環境にあわせてスキルを磨きたい、そんな人にぴったりのサービスです。「副業・複業」で、本業では経験できない、新しい環境/開発スタイルを経験しよう!

→「Offers」をもっと詳しくみる! かんたん60秒で副業を始めてみる

経費の意味

日々仕事をしていると、収入だけでなく仕事に関する支出も増えてきます。この支出を全て経費として計上できれば大幅に納税の額を抑えることができるのですが、もちろん支出の全てが経費として認められるわけではありません。

経費として認定される支出には一定の決まりや基準があるのです。一体どのような支出であれば税務上経費として認められるのでしょうか。以下の記事で具体的に解説します。

事業に必要な支出

経費とは、『事業を行うために使用した費用』のことを指します。仕事のために買った書籍や文具、取材する際にかかった交通費や飲食代など明らかに事業を行うために使用した費用であれば経費だと認識されやすいです。

その一方で、支出の中には経費にあたるか否かすぐには分かりにくいものもあるので注意が必要です。安易に経費として計上し税務申告すると、後日税務署から何らかの指摘を受ける可能性があるのです。

適切な経費計上は節税に繋がる

納税する額は、『(売上−経費)× 税率 』で計算されます。売上に対して経費の額が大きければ大きいほど納税額を低く抑えることができるのです。

従ってできるだけ多くの支出を経費として計上しようとする一方で、全ての支出が経費として認められるわけではないので注意が必要です。経費に該当しないものを経費として計上すると脱税とみなされる危険があります。しかし適切な経費計上であれば節税に繋がるのです。

経費にできる項目の具体例

個人事業主やフリーランスとして自ら税務申告するのであれば、経費にできる項目をある程度認識しておくことは必要です。

経費の知識があまりなければ、せっかく経費計上できた機会を逃してしまい税金を余分に収めることにもなりかねません。ここでは経費にできる項目の具体例をいくつか解説します。

地代家賃、光熱費

・地代家賃

地代家賃は、店舗や事務所の家賃など、事業に関わる土地や建物に対する賃料を指します。自宅が事務所を兼務している場合は、仕事場の占有面積を根拠として、経費に該当する地代家賃を算出します。

例えば自宅全体の占有面積が50平方メートルだあり、仕事場である事業用スペースが25平方メートルであれば全体の50%が事業用スペースだと言えます。従ってもし家賃が10万円であれば、その50%である5万円が地代家賃として経費に計上できるのです。

・光熱費

光熱費は、事業で使った電気代やガス代を指します。地代家賃と同様、自宅と事務所を兼務している場合は光熱費の一部を経費として計上することが可能です。

旅費交通費

旅費交通費は、仕事のためにかかった『旅費』と『交通費』を合わせた項目です。出張のための日当や宿泊費などは旅費交通費の旅費に該当し、経費として計上することができます。

さらに仕事のために利用した電車やバスの代金、出張などでかかった航空運賃やタクシー代などは交通費に該当し、こちらも旅行交通費として経費に計上できます。

交際費

交際費は、得意先や仕入れ先など事業に関連する方々に対する接待や慰安、贈答などで支出する費用を指します。飲食代金なども事業に関連するものであれば交際費に含まれます。

その一方で、家族や友人などプライベートな会合で発生した食事代は交際費に含めることはできないので気をつける必要があります。

交際費全てが経費と認められるわけではなく、事業内容から判断して妥当な金額でありしかも支出回数が常識の範囲内であることなど、経費として認められるためには一定の制約が設けられています。

通信費

電話や郵便、インターネットなどいわゆる『通信』にかかった費用は通信費として経費計上が可能です。こちらも地代家賃や光熱費と同じように事業とプライベートを分けることができます。

例えば仕事とプライベートの通話を同じ電話を利用している場合、仕事での通話分は料金の一部を経費として計上することが可能です。通話履歴を見れば両者の割合を判断できるので、税務申告の際はその履歴を確認すると良いでしょう。

経費計上するために必要なもの

事業に費やした支出を経費計上するにあたり、税務申告した内容通りに正しく支出が行われたのか裏付けるものが必要です。

万が一税務調査などが入った場合、きちんと支出金額の証明ができなければ申告を修正する可能性も出てくるので支出の裏付けになるものが必要になるのです。ここでは経費計上するために具体的に必要なものを紹介します。

レシートや領収書など支払いを証明するもの

事業に費やした支出を経費計上するにあたり、領収書やレシートなど支払いを証明するものが必要です。これらの書類は、経費を正しく申告したことを裏付ける証拠となる大切なものです。

事業に関する買い物をした際は必ずレシートや領収書を受け取るよう心がけましょう。

一定期間の保管が必要

個人事業主の場合、受け取った領収書やレシートは5年〜7年間保管することが法律上義務付けられています。これらの書類は申告が終わったらすぐに破棄していいものではなく、一定期間大切に保管する必要があるのです。

税務調査は申告後数年経って行われるケースも決して少なくありません。その際に申告の内容を裏付ける領収書やレシートは大切な証拠にもなります。法律の規定に従い適切に保管するように心がけましょう。

レシートや領収書がもらえない場合

電車代やバス代などの交通費や慶弔費など、レシートや領収書がもらえないケースがあります。その際は出金伝票を新しく書いて保存しましょう。

出金伝票は事業に費やした支出の証拠にすることができます。さらに請求書や納品書、銀行振込の際のATM明細書なども証拠書類になりますので大切に保管しましょう。

経費計上のタイミング

経費を計上するタイミングとして、収入や支出の事実が確定した時点の日付で経費を計上する『発生主義』と、現金の収入や支出のタイミングの日付で経費を計上する『現金主義』があります。基本的にはどちらが採用されているのでしょうか。以下具体的に解説します。

発生主義が基本

青色申告でも白色申告でも、基本的に発生主義で経費は計上されています。実際のお金の流れいかんにかかわらず、帳簿上で売り上げや仕入れといった会計処理がなされます。

発生主義はお金の動きと会計処理された帳簿上の数字との間にズレが生じるので、お金の流れを適切に把握することが困難になる特徴があります。

期ズレに注意しよう

期ズレとは、売り上げや経費などが、本来計上されるべき年度に計上されず異なった年度に計上されていることです。期ズレがあると正しい時期に経費の形状がなされていないことになり、税務調査の対象になる可能性があるのです。

発生主義を土台として作成された帳簿上の数字は、実際のお金の流れとずれることがあります。修正や更正のために手間やコストが余計にかかる可能性があるので注意して作成することが大切です。

まとめ

会社員と異なり自分自身で確定申告を行うケースが多い個人事業主やフリーランスは、ある程度会計を適正に処理する方法を身につけておくことが大切です。

経営者として日々業務に関する売買を行う状況下において、何が経費として計上できるのかを理解して適切な税務申告を行うことは責務と言えるでしょう。

今回の記事をきっかけにして、経費として計上できる項目やその具体的な処理方法について自ら学ぶことをおすすめします。

Offers」は、時代の変化や環境にあわせてスキルを磨きたい、そんな人にぴったりのサービスです。

いくつもの転職媒体を使って、企業を探し回るのはもう終わり。「副業」から始まる新しい働き方を実現します!

本業では経験できない、新しい環境/開発スタイルを経験しよう!



この記事をシェア

関連記事


副業・フリーランス

プログラミング

インタビュー

シニアレベルを2名採用!現場の負荷を軽減した採用活動、その打ち手がOffersだった

700万ダウンロードを突破し、コスメの口コミアプリとして急成長を続ける「LIPS」。これまで正社員や業務委託問わず、各専門性をもったエンジニアが集うことでグロースを続けてきた。そんな同社のハイス...

インフラとフロントエンドの3名を採用! Hotspringが考える採用方針と旅行サービスの未来とは

旅行予約サービス『こころから』を運営するHotspringは、今後の旅行業界の変化を見据えたプロダクト開発を推進している。これまでリファラルやTwitter採用を行ってきた同社が、なぜOffer...

フロントエンジニアの採用に成功!複業採用の秘訣はコンシェルジュの伴走と、独特な1on1にあった

AIチャットボット市場で圧倒的なシェアを誇る「HiTTO(ヒット)」を展開するHiTTO株式会社。今後さらなる顧客満足の向上に向けて、自社プロダクトの強化を加速していく。そこで重要になるのが開発...

専任CSメンバーがサポート。わずか1ヶ月半で、採用難易度の高いリードクラス2名の採用に成功!

女性限定コミュニティに注力する株式会社SHEでは女性の「自分らしい生き方」の実現を目指し、クリエイティブスクール「SHElikes」に加え、美容領域「SHEbeauty」や金融領域「SHEmon...

デザイン

お金

採用・組織

グルメ