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経費計上できる項目と処理方法を解説。間違えやすいポイントも紹介

個人事業主やフリーランスとして活動する中で、適切な会計処理を行うことは大切です。日々の出費が経費として認められるのかを判断する必要があります。ここでは、経費計上できる項目と処理方法、さらに経費計上において間違えやすいポイントを解説します。

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経費の意味

フリーランスとして仕事をしていると、個人的なもの以外に仕事に関する支出も出てきます。この支出を全て経費として計上できれば大幅に節税できるのですが、もちろん支出の全てが経費として認められるわけではありません。

どのような支出であれば、税務上経費として認められるのでしょうか。以下の項目で解説します。

事業に必要な支出

一般的に経費とは、『事業を行うために使用した費用』のことを指します。仕事のために購入した書籍や文具、取材する際にかかった交通費や飲食代など、明らかに事業を行うために使用した費用であれば、経費として計上できる場合がほとんどです。

その一方で、支出の中には、経費にあたるかが分かりにくいものもあるので注意が必要です。安易に経費計上して税務申告すると、後日、税務署から何らかの指摘を受ける可能性があるのです。

適切な経費計上は節税に繋がる

納税額は、控除などがからむ場合もありますが、基本的には『(売上−経費)× 税率』で計算されます。つまり、経費の額が大きければ大きいほど、納税額を低く抑えることができるのです。

ですから、誰もができるだけ多くの支出を経費として計上しようとします。ただ、すべての支出が経費として認められるわけではなく、経費に該当しないものを経費計上すると、脱税とみなされる危険性があります。

しかし適切な経費計上であれば、節税に繋がるというメリットがあるのです。

経費にできる項目の具体例

個人事業主やフリーランスとして自ら税務申告するのであれば、経費にできる項目をある程度理解しておくことが必要です。

経費に関する知識が不十分だと、経費計上できたはずの機会を逃してしまい、税金を余分に納めることにもなりかねません。ここでは、経費にできる項目の具体例をいくつか解説します。

地代家賃、光熱費

地代家賃は、店舗や事務所の家賃など、事業に関わる土地や建物に対する賃料を指します。自宅が事務所を兼ねている場合は、仕事場の占有面積を根拠として、経費に該当する地代家賃を算出します。

例えば、自宅全体の占有面積が50平方メートルであり、そのうち事業用スペースが25平方メートルであれば、全体の50%が事業用スペースだと言えます。したがって、もし家賃が10万円であれば、その50%である5万円を地代家賃として経費に計上できるのです。

光熱費は、事業で使った電気代やガス代を指します。電気やガスは日常的に使うので経費にならないと思われがちですが、地代家賃と同様、自宅が事務所を兼ねている場合は、光熱費の一部を経費として計上することが可能です。

全体の光熱費の何割を経費として計上するのかを判断するポイントとして、以下の2点を考慮しましょう。

  • 自宅にいる時間の中でどれくらいの割合を仕事に費やしたのか
  • 自宅の総面積のどのくらいの割合を業務で使っているのか

旅費交通費

旅費交通費は、仕事のためにかかった『旅費』と『交通費』を合わせた項目です。出張のための日当や宿泊費などは旅費交通費の旅費に該当し、経費として計上することができます。

さらに、仕事のために利用した電車やバスの代金、航空運賃やタクシー代などは交通費に該当し、こちらも旅費交通費として経費計上できます。

交際費

交際費は、得意先や仕入れ先に対する接待や贈答など、事業に関連する交際のために支出する費用を指します。飲食代なども、事業に関連するものであれば交際費に含まれます。

その一方で、家族や友人などプライベートな会合で発生した食事代は交際費に含めることはできないので、気をつける必要があります。

交際費全てが経費と認められるわけではなく、事業内容から判断して妥当な金額で、支出回数が常識の範囲内であることなど、一定の制約が設けられています。

通信費

電話や郵便、インターネットなどいわゆる『通信』にかかった費用は、通信費として経費計上が可能です。こちらも地代家賃や光熱費と同じように、事業とプライベートを分けることができます。

例えば、仕事とプライベートの通話を同じ電話で行っている場合、仕事での通話分の料金は経費として計上することが可能です。通話履歴を見れば両者の割合を判断できるので、税務申告の際はその履歴を確認するとよいでしょう。

経費計上するために必要なもの

事業に費やした支出を経費計上するにあたり、税務申告した内容どおりに正しく支出が行われたのかどうかを、裏付けるものが必要です。万が一、税務調査が入った場合にきちんと支出金額の証明ができなければ、申告を修正する可能性が出てくるからです。

ここでは、経費計上するために必要なものを具体的に紹介します。

レシートや領収書など支払いを証明するもの

事業に費やした支出を経費計上するにあたり、領収書やレシートなどの支払いを証明するものが必要です。これらの書類は、経費を正しく申告したことの裏付けとなる大切なものです。

事業に関する買い物をした際は、必ずレシートや領収書を受け取るよう心がけましょう。

一定期間の保管が必要

個人事業主の場合、受け取った領収書やレシートを5〜7年間は保管しておくことが、法律上義務付けられています。税務調査は、申告後数年経って行われるケースも決して少なくありません。

ですから、これらの書類は申告が終わったらすぐに破棄するのではなく、一定期間大切に保管する必要があるのです。

レシートや領収書がもらえない場合

電車代やバス代などの交通費や慶弔費など、レシートや領収書がもらえないケースがあります。その際は、出金伝票に必要事項を記入して保存するようにしましょう。出金伝票でも、事業に費やした支出の証拠にできます。

さらに、請求書や納品書、銀行振込の際のATM明細書なども証拠書類になりますので、合わせて大切に保管しておきましょう。

経費計上のタイミング

経費を計上するタイミングとして、収入や支出の事実が確定した時点の日付で経費計上する『発生主義』と、現金の収入や支出があった日付で経費計上する『現金主義』があります。

基本的にはどちらが採用されているのでしょうか。以下の項目で解説します。

発生主義が基本

青色申告でも白色申告でも、基本的に発生主義で経費は計上されています。実際のお金の流れにかかわらず、帳簿上で売り上げや仕入れといった会計処理がなされます。

発生主義は、実際のお金の動きと会計処理された帳簿上の数字との間にズレが生じ、お金の流れの把握が困難になる場合があるので、注意が必要です。

期ズレに注意しよう

期ズレとは、売り上げや経費などが本来計上されるべき年度に計上されず、異なった年度に計上されていることです。期ズレがあると、正しい時期に経費計上されていないことになり、税務調査の対象になる可能性があるのです。

発生主義を土台として作成された帳簿上の数字は、実際のお金の流れとズレることがあります。修正のために手間やコストが余計にかかることもあるので、注意して帳簿を作成することが大切です。

まとめ

個人事業主やフリーランスは、自身で業務に関する支出管理を行うことが多いので、何が経費として計上できるのかを理解して、会計を適正に処理する方法を、ある程度身につけておく必要があります。

この記事をきっかけにして、経費として計上できる項目やその具体的な処理方法について、自ら学ぶことをおすすめします。

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