1. Offers Magazineトップ
  2. 納期を遅延してしまう場合はどうする?謝罪のポイントやお詫びの例

納期を遅延してしまう場合はどうする?謝罪のポイントやお詫びの例

2019-04-30

商品やサービスの納期に遅れてしまった場合、焦りや知識不足から適切な対応ができないこともあるでしょう。ビジネスマンとして、不測の事態に備え冷静な対応ができるような準備が必要です。納期遅延の際に気をつけることやお詫び文の書き方を解説します。

Offers magazine

空いた時間で副業スタート!
経験を事業や組織に生かそう!

SNSアカウントで気軽に登録!たくさんのオファーが待っています!

Offersで副業を開始する

この記事の目次

納期遅延の際の謝罪のポイント

納期を遅延してしまったときの適切な報告・謝罪・事情説明の内容について説明します。

まずは報告と誠心誠意の謝罪

納期遅延による納期調整は、クライアントにとって余分な作業であり、不要な手間と時間をかけることになります。また、納期遅延により、進行中のプロジェクトにも大きな損害を与える可能性もあるでしょう。

報告が遅れることは、双方にとって不利益しか生み出しません。納期に遅れが生じることが分かり次第、クライアントに対し速やかに報告しましょう。

報告をする際に注意すべきポイントは、一切の言い訳をせずに誠心誠意の謝罪を添えることです。やむを得ない理由であったとしても、クライアントにとって大事なことは、『納期に遅れた』という事実だけです。

後から細かな事情を説明する場合であっても、まずは謝罪の気持ちを込めた納期遅延の報告を急ぎましょう。

事情説明や理由書の提出

お詫びを伝えた後は、遅延の理由を説明する必要があります。このとき、心情的な許しを請う意味合いよりも、クライアント側に発生し得る損害に対しての対応という意味合いが強くなります。

遅延の遅れが明らかに自分のミスであった場合は、取引自体が中止になる場合もあるでしょう。しかし、説明をしなかったり、虚偽の説明をしたりした場合は、損害に対する責任がさらに重くなる可能性もあります。

また、理由書の提出が必要になるケースもあるでしょう。理由に関係なく遅延した時点で取引解除となる契約を結んでいた場合を除き、理由によって対応が変わる契約の場合は、理由書の内容が今後の取引に影響を与えるといってよいでしょう。

再発防止など対応策を用意

納期遅延には必ず何らかの原因があるはずです。原因が分かっても対策の立てようがないものだとしたら、何度も同じことを繰り返すことになるため、クライアントは二度と取引をしないでしょう。

まずは原因をしっかりと洗い出し、その原因に対する対処法を考え、納得してもらえる対応策を立てることが重要です。

再発防止策としては、人員の配置転換などで社内の体制を整えることや、納期管理システムを導入し徹底したスケジュール管理体制を敷くことが挙げられるでしょう。

お詫び状やメールの書き方

クライアントに提出するお詫び状の書き方を確認しましょう。

主な項目

以下の項目を上から順に書きましょう。

日付 お詫び状の発送年月日を右寄せで書きましょう。
宛名 クライアントの社名、部署名、役職名、担当者名を、正式名称で書きます。複数名に宛てる場合は『お客様各位』『取引先各位』のように明記しましょう。
差出人 差出人の社名、部署名、役職名、担当者名を正式名称で書きましょう。
件名 お詫び状のタイトルを簡潔かつ具体的に明記します。
前文 前文は『頭語(拝啓)』『時候の挨拶』『相手の安否を気遣う挨拶』『日頃の感謝やお礼を伝える挨拶』の順番に、形式に従って書き出します。時候の挨拶は、時期や季節感に合う言葉を選びましょう。
主文 『納期遅延に対する謝罪の言葉』『納期遅延の原因と経緯』『納期の通知』『再発防止策』を、漏れなく書きましょう。
末文 末文は『結びの挨拶』で文章を締め、改行して行末に『結語(敬具)』を書きます。結語の書き忘れに注意しましょう。

再発防止や次の納品日は必ず記載

再発防止策は、クライアントが今後も付き合いを続けてゆくか検討する大きな材料になります。過ぎたことへの謝罪以上に、『二度と同じ過ちを繰り返さない』ことを納得させる強い根拠が求められます。

確実な納品日の通知も重要な記載事項です。クライアントの都合を最優先に考えた納期の提案を、必ず文中に明記しましょう。

クライアントの希望納期とずれが生じる可能性を見越し、返金対応や取引の中止といった代替案の提示も用意すべきです。言葉だけでなく、態度で示すことのできる誠意も意識しましょう。

お詫び状やメールの例文

郵送とメールそれぞれの送付方法に適したお詫び状の例文を、件名・前文・主文・末文のみ紹介します。

郵送の場合の例

納期遅延のお詫び

拝啓

新緑の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、心から感謝いたしております。

さて、貴社よりご注文頂いておりました「〇〇」につきまして、ご指定の納期に遅れが生じてしまいました。

この度の遅れは、弊社の手違いにより資材調達に遅れが生じたことが原因となります。

ご迷惑をお掛け致しますことを心よりお詫び申し上げます。

○日までには納品できるよう準備しておりますので、今しばらくお待ちくださいますようお願い申し上げます。

今後このようなことがないよう反省すると共に、これまで以上に教育体制を徹底する所存です。

略儀ではございますが、まずは書面にて重ねてお詫び申し上げます。

今後とも変わらぬご愛顧のほどよろしくお願い申し上げます。

敬具

メールの場合の例

納品遅れのお詫び

拝啓

盛夏の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。平素は格別のご高配を賜り、心から感謝いたしております。

さて、〇月〇日付でご注文を頂いておりました「〇〇」の納期に遅れが生じましたこと、誠に申し訳ございません。

調査したところ、メーカー側で想定以上の売れ行きのため生産が追いついていない状況で、出荷が遅れているとのことでした。

現状といたしましては、○月頃には納品できる予定でございます。

納品可能なスケジュールが決まり次第、改めてご連絡差し上げます。

どうか変わらぬお引き立てを賜りますようお願い申し上げます。

メールにて大変恐縮ではございますが、取り急ぎお詫び申し上げます。

敬具

まとめ

納期遅延の際は、迅速に報告し謝罪の気持ちを伝え、事情を説明することが大切です。遅延の原因を突き止め、再発防止策を提示することも忘れてはいけません。

お詫び文は言葉遣いや内容に細心の注意を払い、状況が良い方向に改善するよう努力しましょう。

ハイクラスエンジニア・デザイナーの副業・転職マッチングサービス
副業からはじめる新しい転職へ

「freee」の1ヶ月利用無料特典付き!
週1、土日・夜のみなどの条件も!

今すぐはじめる