chatworkの基本の使い方
chatworkはビジネスコミュニケーションに特化したチャットツールです。導入する企業も非常に多く、業務の効率化にもつながります。はじめに、chatworkの基本的な使い方を解説します。
チャットの種類
chatworkには3種類のチャット機能があります。『マイチャット』『ダイレクトチャット』『グループチャット』の3つです。
マイチャットは自分専用のチャットです。誰かと会話するものではなく、メモやデータ保存に活用します。タスクの管理も可能ですので、自分の予定や業務を効率的に管理したり、備忘録として使用したりできます。
ダイレクトチャットは他のユーザーと1対1で会話がきるスペースとなり、利用するには『コンタクト追加』でユーザーを承認する必要があります。
グループチャットは3名以上のユーザーで会話が可能です。こちらも、グループへの招待や追加を行ってからチャットができるようになります。
また、グループチャットはプランによりグループの作成（参加）に制限があります。フリープランでは最大で14個まで作成できます。
コンタクトの追加方法
chatworkでユーザー同士の会話を行うには『コンタクトの追加』が必要になります。コンタクトとはお互いにチャットができる相手として、登録と承認を行うことです。
コンタクトの追加方法は以下の3つです。
- chatwork内から検索
- 相手をchatworkに招待
- グループチャットから追加
chatwork内からの検索は『ユーザー名』『メールアドレス』『chatwork ID』のいずれかで検索しましょう。chatworkを利用していない人を追加するには、相手をchatworkに招待する必要があります。その場合は『メールアドレスで招待』という入力欄に相手のメールアドレスを入力し、招待を行ってください。
また、グループチャット内にいるユーザーであれば一覧から直接コンタクトが送信できます。
コンタクト申請の承認方法
ユーザーからのコンタクト申請を承認するとチャットが可能です。承認するには、まずchatwork画面上部の『コンタクト管理』を選択しましょう。
コンタクト管理の画面上部にあるメニューで『未承認』の項目からユーザーを選択して追加します。追加後はチャット画面の左側に追加したユーザーが表示され、会話ができるようになります。
chatworkの便利機能
chatworkには便利な機能が多いです。その中から、タスク機能と引用機能を紹介します。使い方を理解して、活用しましょう。
タスクの使い方とメリット
タスク機能は個人やグループにおける業務の効率化に役立つ機能です。例えば、グループチャットで利用すると、タスク内の業務を他のユーザーに依頼できます。依頼されたユーザーのトップ画面にはタスク数が表示されますので、適宜、内容の確認が行えます。
その他、完了タスクを未完了に戻したり、チャット内に通知を出さないでタスクを消去したりする機能も便利です。
使い方は、チャット画面の右側にある『タスク』を選択後に内容や担当者、期限を設定するだけです。タスク作成後でも内容の編集は同様の手順で行えます。
タスクが割り振られたり、マイチャットでタスクを作成したりすると画面上部の『タスク管理』で確認が可能です。期日ごとに分類されていますので、うまく活用しましょう。
引用の使い方
送られてきた会話内容の引用は、質問や回答に効果的です。引用するには、対象となるメッセージにマウスカーソルを合わせ、『引用』を選択します。
会話内容の一部を引用したいときは、対象部分を選択し『メッセージに引用』を使いましょう。タスクにも引用が可能ですので、必要に応じて利用してください。
便利な拡張機能
chatworkには拡張機能もあります。拡張機能を使うことで、よりchatworkが便利に使えるでしょう。
Chat++ for chatwork
『chat++ for chatwork』はchatworkのためのChrome拡張機能です。
インストールすることで、デフォルト以外の絵文字や多くのショートカット機能が使えます。面白い絵文字を活用してメッセージを送ることで、相手との距離も縮まるでしょう。
また、便利なショートカット機能は業務の効率化につながります。数秒の時間でも、積み重なれば大きな時間短縮になります。作業時間をできるだけ短縮したい場合はインストールしましょう。
chatwork API
『chatwork API』を利用することで、chatworkと他のアプリケーションを連携させることが可能になり、業務の効率化が図れます。
例えば、GoogleドキュメントやExcel、メールソフトなどと連携ができます。連携させることでExcelでまとめた内容や、メールソフトに溜まった未読メールをchatworkに送信することも可能です。
データや情報をchatworkと連携させたい場合におすすめの、便利な拡張機能です。
ChatWork Extension
『ChatWork Extension』はチャット画面やチャット機能を便利にできるChrome拡張機能です。例えば、グループチャット一覧がコンパクトにまとまったり、『＠』でメンション先を補完したりできます。
その他にも、TOリストの拡大、キーワード機能、文字エンコーディングなどが設定可能です。使いやすいようにカスタマイズできるのがChatWork Extensionの魅力でしょう。
まとめ
chatworkは多くの企業がコミュニケーションツールとして導入しています。単純なチャット機能だけではなく、便利な機能も非常に多くあります。
拡張機能を活用することで、さらに業務の効率化につながります。ぜひ、chatworkを使ってみましょう。