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スケジュール管理にツールを活用。メリットとおすすめツールの紹介

2019-07-03

副業、あるいはフリーランスとして活動するのであれば、自身のスケジュール管理は必須です。そのために、Web上で配信されているツールを利用してみてはいかがでしょうか?スケジュール管理ツールを使うメリットと、おすすめのツールを紹介します。

この記事の目次

スケジュール管理の目的

フリーランスとして仕事をする場合や副業で働く場合は、自分自身でスケジュールを管理しなければなりません。しかし、やみくもにスケジュールを切るだけではあまり効率的ではないでしょう。

スケジュール管理は、目的を決めた上で行うことが大切です。そもそもスケジュール管理の『目的』とは何なのかを押さえておきましょう。

タスクの整理と準備

スケジュールを管理の目的として、まず挙げられるのが『タスクの整理』と『準備』です。スケジュール管理をすることでタスクが整理され、そのタスクに対する準備をしやすくなります。

まずは、成果物を完成させるためにどのような作業(タスク)が必要なのかを整理します。重要なタスクや同時進行が必要なタスクなどを、種類ごとに洗い出しましょう。

タスクが整理できたのなら、それに基づいて、スケジュール管理のための『準備』を行います。この場合の準備とは、実際に作業に入る前の作業計画と、必要なルールを決めることです。

期日までに全てのタスクが完了させられる作業計画の組み立てと、スケジュールを実行するにあたっての作業ルールを決定します。

進捗管理

またスケジュール管理には、プロジェクトの『進捗管理』という目的もあります。

大きなプロジェクトになるほど、『今の作業は順調か』を確認するための進捗管理が必要です。そのために、ゴールとスタートの間に『マイルストーン』(中継点)を定めておきましょう。

中継点にさしかかったら、それまでにこなすはずだったタスクがどの程度完了しているのかを確認します。進捗管理を適切に行えば、作業全体の遅れを防ぎ、『今、最優先でやらなければならない作業は何か』が見えてくるのです。

スケジュール管理ツール導入のメリット

スケジュールを管理するために、最近ではツールを導入する企業も多くあります。スケジュール管理ツールを導入するメリットは何かを見ていきましょう。

タスクの抜けや漏れを防げる

ツールを利用することで、タスクの抜けや漏れを防げるというメリットがあります。

スケジュールを管理する場合、複数のタスクを一度に管理しなければなりません。メンバーが複数いれば、同時進行で作業を進めていくこともよくあります。

ツールを使ってタスク管理を正確に行うことができれば、タスクの抜けや漏れを防ぎ、トラブルを防止することが可能です。

タスクを整理、共有できる

プロジェクトに関わるメンバー同士でタスクを整理・共有できるのもメリットと言えます。

成果物を提出するには、すべてのタスクを完了させなければなりません。進捗状況に差違があると、別のメンバーの作業に差し支えが出たり、前の作業が終わらないと次の作業に入れないメンバーが待機状態になってしまったりすることも考えられます。

スケジュール管理ツールによってタスクの整理を行い、メンバー全員でタスクを共有しやすい環境を作ることで、自分が今何をすべきなのかが一目で分かるようになるのです。

リマインダーなど便利な機能がある

スケジュール管理ツールには、リマインダーをはじめ、カレンダーやチャットなど便利な機能を揃えたものがたくさんあります。

リマインダーは、時間が来たら知らせる機能以外に、予定の場所に近づいたら知らせてくれるという機能です。これにより、タスク漏れを防止し、時間単位での的確なスケジュール管理が可能になります。

メンバー全員が共有できるカレンダー機能によるお互いのスケジュール確認、チャットによって引き継ぎや報告が簡単に行えるなど、多彩な機能はツールを活用する上でのメリットだと言えるでしょう。

ツール選びのポイント

スケジュール管理ツールは、いろいろな企業がサービスを展開しています。自分が使うにあたってはどのツールを選べばよいか、ツール選びのポイントを解説します。

導入目的を整理し機能を選ぶ

まずは、導入目的と照らし合わせて『必要な機能が備わっているかどうか』を基準にします。

例えば『言語』です。海外の人間とやりとりをするのであれば、相手が使う言語に対応しているかを確認しましょう。スケジュールの共有を主な目的として導入したものの、一方しか理解できないようでは意味がありません。

他には、頻繁に誰かとやりとりをするのであればチャット機能は必須ですし、他のツールと提携できるかどうかも考慮しましょう。メールで送られてきた内容をそのままスケジュールに組み込める機能を備えたツールもあります。

導入、運用コスト

いくら便利な機能が備わっていても、コスト面で赤字になってしまえば、利用を停止せざるを得ません。ツールの運用に使う予算をあらかじめ決めておき、その予算内でツールを選択することが大切です。

クラウド系のツールは、導入費用がかからない代わりに、月額制という形で費用が発生します。

一方、買い切り型のソフトであれば、導入に大きな費用がかかりますが、その後の月額費用はかからないでしょう。ただし、買い切り型は数年経つと新しいバージョンが発売されて買い換えが必要になることもあるので、一度買ったらそれきりというわけにはいきません。

高額なツールを導入しても、短期間で利用をやめてしまえば赤字です。コストと利用期間や機能、それぞれの方面から検討することが重要となります。

対応端末、インターフェイス

外出先でよくスケジュール確認するのなら、AndroidやiOSに対応していることは必須です。また、OSのバージョンによっては動作環境が保証されていないこともありますので、対応端末の確認は必ず行いましょう。

機能が多くあっても、その分インターフェイスが複雑化して使いにくいツールもあります。第三者が見ても分かりやすいインターフェイスを基準に選ぶことも必要です。

おすすめの管理ツールを紹介

スケジュール管理を行う上でおすすめの管理ツールを紹介します。ツールを選ぶのに迷ったときには参考にしてみてください。

無料で高機能 Trello

『Trello』は、カード型で表示されるスケジュール管理ツールです。

プロジェクト全体を1枚のボードに見立て、そこにタスクを記載したカードを配置していきます。カードにタスクの内容や、期限や担当者、コメントなどを記入することができ、カードの枚数によって、残りのタスクがどの程度あるのかを簡単に判断できるのが特徴です。

無料で利用できるので、初心者にも使いやすい管理ツールです。

『Trello』

スマホでも使いやすい Jooto

『Jooto』の特徴は、操作性の良さです。ドラッグ&ドロップでタスク管理が簡単に行える上に、インターフェイスも分かりやすくデザインされています。スマホでも扱いやすいため、外出先でも操作しやすいツールです。

ダッシュボードでの一覧表示やガントチャートの機能により、プロジェクトの全体像や進捗を一元管理しやすくなっているので、初心者でも安心して利用できます。

『Jooto』

手早くガントチャート作成 Brabio!

『Brabio!』は多彩な機能を備えています。ガントチャートも手早く作成できますし、進捗管理もしやすく、マイルストーンによる管理も可能です。

各メンバーのタスクをビューアで表示できるので、誰にタスクが集中しているのかを簡単に判断することができます。ガントチャートはExcelで出力もできるので、他のツールとの互換性もあります。

『Brabio!』

まとめ

副業やフリーランスとして仕事をする上で、自身のスケジュールを管理することが求められます。その際に、スケジュール管理ツールを使うことでタスクの整理や準備を行いやすくなるでしょう。

スケジュール管理ツールは、手軽に利用開始できるクラウド型も多くありますので、管理の目的や機能、コストなどの面から比較して、自分にとって最適なツールを選んでみてください。

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