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業務委託時の報告書の書き方まとめ。まずは報告書の役割を把握する

2019-06-07

業務委託では、作業の進め方について発注者の指示が入らない分、報告書の提出を求められることがあります。業務委託の報告書の書き方や、報告書の役割について把握し、分かりやすい報告書を作成できるようにしておきましょう。

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この記事の目次

報告書の役割と目的

報告書をきちんと書くためにも、まずは報告書を何のために作成するのか、役割と目的を把握しましょう。

報告書の役割

報告書の役割は、情報伝達、そして記録です。業務委託であれば、発注先の担当者や管理責任者に対し、正しい情報を伝えるために作成されます。

口頭で伝える場合もありますが、言い間違いや聞き間違い、記憶違いといったトラブルが発生する可能性があるため、記録として残す必要があるような重要案件については、報告書を作成しましょう。

報告書によって書く目的は異なる

報告書によって書く目的は異なります。

目標に対する進捗や現在の状況の報告、問題提起、取引先からの連絡などさまざまです。また、内部スタッフに向けたものなのか、顧客に向けたものなのかでも書き方は変わるでしょう。

目的に適した書き方や必要事項の記入を心がける必要があります。

業務委託時の報告書の書き方

それでは、業務委託作業をする場合の報告書の書き方を見ていきましょう。事実を羅列するだけではなく、書き方や手順にも工夫をこらすことが大切です。またフォーマットを活用することのメリットについても解説します。

報告書の目的を明確にする

まずは、報告書を作成する目的を明確にしましょう。定期報告もあれば、読んだ人間の行動を促すことが目的の報告書もあります。

現場責任者・他スタッフ・委託先などの送り先を明確にし、報告書を読む人間がどのような情報を欲しがっているのかを考えます。相手にあわせて内容を変えることも必要です。

内容は具体的かつ簡潔に記載

内容を書くときのポイントは、具体的に、かつ簡潔にすることです。

6W2H(いつ・どこで・だれが・だれに・なにを・なんのために・どのように・いくらで)を入れることで内容が具体化します。自身の感想や思想は交えずに、事実のみを記載することを心がけましょう。

資料やグラフなどを添付することで、分かりやすくする工夫も重要です。

フォーマットを作成しておくと便利

報告書用のフォーマットを作成しておきましょう。特に、業務内容を定期報告するような場合は、同一のフォーマットを使ことで作成時間を短縮できます。

報告書を作成する上で、1回1回フォーマットから作成するのは手間と時間がかかるでしょう。フォーマットがあることで大幅な時間短縮につながりますし、書くことも明確になります。

読む側にとっても、毎回同じ書式で書いてあった方が読み方がわかって便利です。

報告書のフォーマットは自分で作ってもよいのですが、インターネット上に無料でダウンロードできるテンプレートがいくつもありますので、その中で使いやすいものを選ぶという方法もあります。

作業途中に報告書を提出する義務はある?

業務委託で作業をする場合、作業終了時だけではなく、作業途中で報告義務はあるのでしょうか。あるとしたら、どのようなケースで発生するのでしょうか。

委任契約では報告義務がある

業務委託には『委任契約』(準委任契約)と『請負契約』という二つの契約方式があります。

『請負契約』は成果物を作成して納品することで報酬を得るという契約ですが、『委任契約』は成果物ではなく、業務を行うことそのものに対する報酬を得るという契約形態です。

『請負契約』の場合、作業手順や方法についてはすべて作業者側が決める権利があります。期限までに成果物がきちんと納品されればよいので、報告の義務は負いません。

一方の『委任契約』の場合は、業務に従事することそのものが契約となるため、きちんと業務をしているかどうかが重要になります。そのため、契約期間の途中でも、定期的な報告書の提出が求められるのです。

報告頻度や内容は契約書に基づいて決定

それでは実際にどの程度の頻度で報告すればよいのか、またどのような内容を記載すればよいのかというと、これは業務開始前に締結した契約書に準拠することになります。

そのためにも契約書を確認しましょう。また、契約書に書かれていない場合は、クライアントに確認し、報告頻度について明確にしておくことで、後々のトラブルを回避できます。その際、決められた報告書の書式があるかどうかも確認しておきましょう。

まとめ

業務委託の『委任契約』においては、定期的に報告書を提出する必要があります。

報告書に記載する内容は、目的や提出先によって異なる場合が多く、適切な内容になるように検証してから記載・提出を行いましょう。

また報告書を提出する頻度や内容について、あらかじめ協議して契約書に盛り込んでおくことも重要です。重要なことを口頭で報告するだけでは、言った言わないのトラブルになる可能性がありますので、しっかり報告書を作成して記録する必要があります。

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