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業務委託を始める前に領収書のルールを確認。正確な情報を記載しよう

2019-06-08

個人事業主やフリーランスとして働く前に、領収書の取り扱いについて知っておきましょう。経費として計上するためには、正しく領収書を発行する必要があります。領収書に必要となる項目や、領収書を発行する際の注意点について確認しましょう。

この記事の目次

領収書の役割とは

仕事に必要な資料を購入したときや、クライアントとカフェで打ち合わせをした場合の飲食代など、領収書を発行した経験をお持ちの方は多いのではないでしょうか?

まずは領収書にどのような役割があるのかを確認しましょう。

代金が支払われたことを証明する

領収書の主な役割は『料金を支払ったことの証明』です。

フリーランスにとっては、経費として計上するために、間違いなく代金を支払ったことと、その内容が適切で、経費として問題ないことを証明するためのものです。会社員の場合でも、経費精算時の証明として提出する場合があります。

また、商品やサービスを購入した時に領収書を発行してもらうことで、二重請求の防止にもなります。

レシートとの違い

レシートは、何かを購入した際に必ず発行される簡易的な証明書です。対して領収書は、購入した側がお願いしないと基本的には発行されません。

大きな違いは、レシートの方は『宛名がない』という点でしょう。購入した日付や商品名、正確な金額は分かるものの、肝心な『誰が購入したか』が分からないのです。

極端なことを言えば、落ちているレシートを拾って『自分の購入履歴だ』ということもできてしまいます。そのため、レシートは領収書と比較して、公的な信用度は低いといわれています。

請求書のみではNG?

支払ったことを証明できるものが請求書しか残っていないという場合、経費として計上できるのでしょうか?

結論を言えば、場合によります。もっと具体的に言えば、クレジットカードや銀行振り込みで支払った場合については問題ありません。なぜなら通帳やカードの履歴を見れば購入したことが証明できるからです。

一方、現金で購入したものについては、請求書だけでは『請求内容が本当に支払われたのかどうか』の証明はできません。そのため現金による買い物を経費として計上するには領収書が必要です。

領収書の項目を確認

領収書にはどんな項目が必要なのかを確認しましょう。宛名や但し書きのルールについても解説します。

記入が必要な項目

記入が必要な項目は、次のとおりです。

  • 発行した日付
  • 購入者の宛名
  • 代金
  • 但し書き
  • 発行者の住所や氏名、連絡先など

この時、代金については「¥○○○,○○○-」のような表記を用います。3桁ずつの数字に点を打つことと、両サイドの記号がポイントです。これがあることで数字の改ざんを防いでいます。

発行者の情報は、省略せずに書くようにしましょう。

宛名は正確に記載しよう

宛名は、原則として正確に記載すべきです。よくある記入例に「上様」というものがありますが、これでは『誰が支払ったかを分かるようにする』という本来の領収書の役割を満たしていない状態となります。

領収書は誰が見ても、支払者が分かることが重要です。

但し書きのルール

但し書きについても、何を購入したのかが分かるように具体的に記載します。『お品代』は推奨できません。お品代だけでは経費として認められない可能性があるので注意しましょう。

領収書の発行で理解しておくべきこと

領収書を発行するにあたって、次のことは理解しておきましょう。特に収入印紙について注意が必要です。

領収書発行の流れと書き方

領収書発行の流れは以下のとおりです。

  1. 支払後に、取引相手に対し領収書の発行を依頼する
  2. 取引相手は依頼に応じ、領収書を発行する
  3. 金額に応じて収入印紙を領収書に貼り付けてもらう
  4. 領収書を受け取り、取引相手用の控えを1部保管しておいてもらう

なお、コンビニやレストランなどでは、レジに領収書を発行する機能がある場合もあります。その際には、控えはデータとして記録されているので、その場で控えが発行されていなくても問題はありません。

書き方については、上で紹介した必要な項目を記入すれば大丈夫です。品物が多い場合は、購入証明や納品書を、領収書に添付しておくという方法があります。

受取金額5万円以上の場合、収入印紙を貼付

領収書は印紙税法によって第17号文書に分類されているため、条件によって収入印紙を貼り付ける必要があります。

その条件は『5万円以上の受取金額が記載されている場合』です。収入印紙の金額については、受取金額によって変わるため、注意しましょう。

まとめ

業務委託を始めるにあたって、領収書の役割や発行手順については覚えておきましょう。

個人事業主として活動する際には、事業に必要な買い物は経費として、事業所得から差し引くことができます。領収書の記載に誤りがあると、経費として認められなかったり、不正な会計とみなされたりする可能性があるため、気をつけましょう。

領収書について正しい知識を持ち、経費として計上することで節税対策にもなります。

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